Comment faire un publipostage Outlook ?
L’envoi de message à un grand nombre de destinataires n’a jamais été plus facile qu’à l’ère du numérique. Fini les courriels à concevoir et personnaliser manuellement par adresse. Aujourd’hui, des outils pratiques et simples de manipulations sont disponibles. Microsoft Outlook, Gmail, Microsoft Word, Excel sont entre autres des solutions idéales.
Pour une entreprise ou un particulier, à diverses occasions, il sera utile de maitriser les étapes et différents procédés pour créer un publipostage ou encore appelé mailing. Voici un guide bien détail qui traitent du sujet.
Présentation du logiciel Outlook
Outlook est un outil appartenant à suite bureautique Microsoft Office. Il est un gestionnaire de messages électroniques, d’adresses, de calendrier, mais aussi de tâches. De façon simple, il aide à gérer les informations aussi bien personnelles que professionnelles de ses utilisateurs et dans la réussite de leurs tâches quotidiennes.
Outlook intègre également dans sa fonction de gestion des courriels l’envoi de messages électroniques en masse à un grand nombre de personnes.
Faire du publipostage avec Outlook : les étapes, pas à pas
Pour faire un publipostage avec Outlook, des étapes doivent être respectées. Il faut rappeler que dans ce cas, il faut se servir de Outlook, mais aussi du logiciel de traitement de texte Word du Microsoft Office.
Base de données pour le publipostage
Une étape importante dans le processus de publipostage, l’utilisateur doit pouvoir définir la liste des destinataires de son message. Ce travail peut être fait à l’aide du bloc d’adresses de Outlook, d’un fichier Excel ou Word. Il sera question dans ce cas de créer une nouvelle base de données, utiliser une liste existante.
Dans le cas d’une nouvelle liste, il suffit de sélectionner lors de la procédure « Entrer une nouvelle liste » et renseigner la boite de dialogue qui s’ouvrira. Pour utiliser une liste de contact Outlook, il faut veiller à sélectionner l’option « Choisir parmi les contacts Outlook » pour utiliser et fusionner les informations des contacts Outlook. Dans ce cas, l’assistant de publipostage comprend le message et tire ses informations du carnet d’adresses Outlook.
Rédiger le message à envoyer
Le publipostage consiste à envoyer un message à un grand nombre de personnes en un laps de temps. À cette étape, il faut créer un document. Il peut s’agir de créer des étiquettes ou des lettres types. Le message change en fonction de l’objectif. Pour cela, il faut ouvrir Word et saisir le contenu de son message et enregistrer. Une fois la lettre prête pour utilisation, le publipostage proprement dit peut commencer.
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Faire la fusion pour créer le publipostage
À l’aide des outils de Microsoft Office, les différentes fonctions de finalisation comme la fusion se font à l’aide de Word. Ainsi, il faut ouvrir et se rendre dans l’onglet « publipostage ». Ensuite, il faut cliquer sur « démarrer la fusion et le publipostage » et sectionner une option. Selon le message à transmettre, l’utilisateur peut choisir entre une lettre ou un mail.
Une fois le type de message spécifié, il faut choisir la base de données. Il faut se servir de Outlook. Pour le faire, il faut cliquer sur « sélectionner des destinataires » et utiliser « sélectionner à partir des contacts Outlook ». Word comprend par cette action que la base de données sera extraite de Outlook. L’utilisateur est libre de spécifier les différents contacts concernés.
Une fois la base prise en compte, il faut personnaliser le message type en spécifiant l’emplacement des différents champs. Pour insérer une formule d’appel par exemple il faut cliquer sur l’onglet « formule d’appel » pour choisir. Une nouvelle boite de dialogue s’ouvre. Selon la formule de politesse utilisée, il est possible de visionner les premiers résultats pour s’assurer de sa conformité.
Si les correspondances effectuées ne sont pas conformes à ce qui est voulu, l’utilisateur peut se servir de l’option « faire correspondre les champs » pour corriger. Il peut ainsi, choisir pour chaque champ la correspondance (nom, prénom, adresse, ville, code postal, etc.) idéale dans la base de données. Une fois toutes ces dernières modifications effectuées, Word remplacera automatiquement dans la lettre le contenu adapté aux informations de la base de données.
Les options offertes par le logiciel Outlook sont nombreuses. L’utilisateur en dehors de la formule d’appel peut insérer de nombreux autres champs. Il faut cliquer sur « insérer un champ de fusion » et sélectionner le champ selon les informations contenues dans la source d’informations Outlook.
Dans un document type produit à l’aide de Word, il est également possible d’afficher des parties conditionnelles. Dans ce cas particulier, il faut bien définir les conditions d’apparition du message concerné. Pour le faire, il faut activer le bouton « Règles » et choisir l’option « Si… Alors… Sinon ».
Transmettre le message
Une fois toutes ces étapes terminées, la lettre est prête. Il faudra une dernière vérification pour s’assurer des différentes informations y figurant. Pour le faire, il faut cliquer sur le bouton « Aperçu des résultats ». Si toutes les informations sont justes, il faut cliquer sur « Terminer et fusionner » pour envoyer le message. Il reste juste à remplir la dernière boite de dialogue en spécifiant l’adresse des destinataires et valider l’envoi de mail.
Pour en savoir plus
- Créer un publipostage sur Open Office ;
- Faire du publipostage avec Word, et avec Word 2010 ;
- Réaliser un publipostage écolo ;
- Effectuer un publipostage avec Excel ;
- Dompter sa boîte de mail professionnelle.
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