Qu’est-ce que la frappe de document ?

La frappe de document (ou saisie de données) est le processus qui consiste à transformer des informations issues d’un support non numérique ou semi-structuré (manuscrits, formulaires papier, notes audio, bordereaux) en un format numérique exploitable (fichiers Word, Excel, bases de données, CRM).

Contrairement à la simple dactylographie, la frappe de documents moderne requiert rigueur, vitesse, et une attention particulière à la qualité des données. Elle est essentielle pour la dématérialisation et l’efficacité opérationnelle de toute entreprise ou administration.

Face au volume croissant de documents, de nombreuses PME, ETI et professionnels libéraux font le choix de l’externalisation.

Quelles sont les missions clés du service de frappe ?

Le service de frappe de document va au-delà de la simple saisie au clavier. Il couvre plusieurs besoins professionnels spécifiques :

A. La Dactylographie (frappe pure)

Il s’agit de la transcription d’un texte à partir d’un support visuel :

• Manuscrit : Relecture et saisie d’écrits à la main (notes, livres, archives).
• PDF image ou scan : Saisie de documents numérisés non modifiables.
• Mise en forme : Création de documents structurés (courriers, rapports, thèses) selon la charte graphique et les normes professionnelles (ex: normes juridiques).

B. La retranscription audio

C’est la conversion d’un fichier audio (dictée, réunion, interview, compte rendu) en un document écrit. Cette mission exige une grande concentration et une excellente maîtrise de la langue, ainsi que du jargon sectoriel (médical ou juridique).

C. La saisie de données structurées

Cela concerne l’alimentation de bases de données, de tableaux Excel ou de CRM à partir de formulaires, questionnaires, ou fiches produits, nécessitant une grande rigueur.

Combien coûte la frappe de document ? Comprendre la tarification

Il n’existe pas de tarif unique. Le prix est généralement établi selon deux méthodes principales, influencées par le volume et la complexité.

💰 Tarification à la page / au signe

• Frappe simple de texte (manuscrit lisible, mise en page standard) : Le prix peut varier de 2 € à 4 € par page (pour des volumes importants) ou être calculé pour 1 000 signes (espaces compris).
• Prix moyen indicatif : Environ 30 € pour 10 pages de frappe simple.

🎙️ Tarification à la minute / à l’heure

• Retranscription audio : Facturée à la minute d’enregistrement (non à la minute de travail). Le tarif varie de 2,50 € à 5 € par minute selon la qualité du son et le nombre d’interlocuteurs.
• Tarif horaire (missions ponctuelles) : Peut s’appliquer pour les saisies de données très spécifiques ou les missions courtes, généralement entre 25 € et 40 € HT/heure.

💡 À noter : Les délais urgents (moins de 24h) entraînent généralement une majoration de 10% à 30% du tarif de base.

Les facteurs de variation

Le tarif final dépend toujours :

1. De la complexité : manuscrit illisible, présence de tableaux/graphiques à reproduire, jargon très technique.
2. Du délai : une demande « urgente » (sous 4h ou 24h) entraîne une majoration.
3. Du volume et de la récurrence : les missions régulières ou de gros volume bénéficient souvent de tarifs dégressifs ou forfaitaires.

Le tarif d’un opérateur de saisie peut varier selon le client. Une frappe de documents de 10 pages est généralement fixée au prix de 30 euros.

Un tarif dégressif étant appliqué, une mission de frappe de documents de 200 pages par exemple sera facturée à 200 euros. Ces tarifs pour une frappe de documents à domicile sont une moyenne pour un besoin d’un délai normal. Si le besoin est urgent, une majoration viendra s’appliquer.

Critères pour définir le tarif de la frappe de documents

Nature des données traitées

Vous pouvez avoir un tarif calculé selon le type de données qui seront frappées. Vous pouvez donc opter pour un prix établi en fonction de la nature de la donnée traitée. Cela reste une solution intéressante pour la frappe des données sous Excel par exemple, notamment pour les petits volumes. Un tarif dégressif peut être appliqué selon par exemple la récurrence de la mission ou le volume de celle-ci, ou si le client a une demande particulière. 

Délai du traitement souhaité

En fonction du délai souhaité, le tarif peut augmenter ou, au contraire, baisser. Il existe, en effet, plusieurs délais de traitement : économique, normal ou urgent.

Le délai économique comprend 5 jours ou plus pour exécuter la mission. Le délai normal est de 2 jours et le dernier délai en moins de 24 heures. Il y a aussi le secteur et l’expertise qui entrent parfois en jeu, les délais peuvent aller de quelques jours à deux semaines.

Quantité des données traitées

Le tarif dépend grandement aussi de la quantité des données traitées qui est jugée selon la récurrence de la mission. En effet, une mission régulière n’est pas facturée au même prix qu’une mission de frappe ponctuelle.

Pourquoi externaliser la frappe de vos documents ?

Pour les cabinets juridiques, les professionnels de santé, les chercheurs ou les PME avec un volume important de rapports, de courriers ou de comptes rendus, cette tâche devient une contrainte majeure.

L’externalisation de la frappe de document permet de confier ce travail à un professionnel (secrétaire indépendante, dactylo externalisée ou agence spécialisée) pour garantir rapidité, confidentialité et conformité, tout en libérant les ressources internes pour des missions à plus forte valeur ajoutée.

Faire appel à un prestataire externe pour ce service apporte trois bénéfices majeurs :

Avantages	Description
Gain de temps & productivité	Votre personnel interne, assistant(e) ou équipe, est libéré des tâches répétitives et peut se concentrer sur votre cœur de métier. La frappe est traitée plus rapidement, souvent sous 24h pour les urgences.
Sécurité et confidentialité	Les prestataires spécialisés garantissent la confidentialité des données (respect du RGPD) et utilisent des plateformes sécurisées. Crucial pour les données médicales ou les actes juridiques.
Maîtrise des coûts (variabilité)	Le coût passe d’une charge fixe (salaire d’un dactylo interne) à un coût variable facturé au besoin. Idéal pour absorber les pics d’activité sans embaucher.

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Questions fréquentes