Qu’est-ce que la numérisation de documents ?

La numérisation de documents concerne la création d’une copie numérique accessible en ligne à partir d’un document ou une photo au format papier. Elle est très avantageuse pour les entreprises, car elle permet d’optimiser la gestion documentaire. Elle facilite également le stockage de documents en libérant de l’espace et en évitant l’encombrement créé par les documents papiers.

Elle permet également de faciliter la recherche et l’accès aux documents numériques, de renforcer la sécurité de ces derniers ainsi que de simplifier les collaborations entre des personnes travaillant à distance.

Pourquoi numériser vos documents ?

Adopter la numérisation, c’est choisir de transformer votre manière de travailler. Voici les principaux bénéfices pour votre entreprise :

• Gain de temps et d’efficacité : Fini les heures passées à chercher un document. Les fichiers numérisés sont instantanément accessibles via une recherche par mots-clés. Vos équipes peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Réduction des coûts : La numérisation permet de diminuer les dépenses liées au papier, à l’encre, aux classeurs et aux espaces de stockage. Une fois le processus en place, les économies sont significatives et récurrentes.
• Sécurité renforcée : Les documents numérisés peuvent être sauvegardés sur des serveurs sécurisés ou dans le cloud, ce qui les protège des risques d’incendie, de vol ou de dégâts des eaux. Il est également plus facile de mettre en place des droits d’accès pour contrôler qui peut consulter ou modifier chaque document.
• Collaboration simplifiée : Partager un document avec un collègue ou un partenaire devient un jeu d’enfant. Les fichiers numériques peuvent être envoyés instantanément, peu importe où se trouvent les personnes.
• Respect de l’environnement : En réduisant votre consommation de papier, vous participez activement à une démarche plus écologique.

Quelles sont les étapes clés de la numérisation ?

Pour que la numérisation soit un succès, il est essentiel de suivre une méthodologie rigoureuse.

1. Préparation des documents : Avant de numériser, il faut préparer les documents. Cela inclut le retrait des agrafes, des trombones et la réparation des documents abîmés.
2. Choix du scanner : Le choix de l’équipement est crucial. Il existe des scanners de bureau pour de petits volumes, des scanners professionnels à haute vitesse et des scanners spécialisés pour des formats spécifiques (plans, livres, etc.).
3. Numérisation et traitement : Une fois scannés, les fichiers sont traités. L’utilisation d’un logiciel de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) est indispensable. L’OCR transforme les images de texte en texte modifiable et indexable, rendant ainsi le contenu du document consultable par la suite.
4. Indexation et classement : Cette étape est la plus importante pour garantir l’efficacité future. Il s’agit de nommer et d’indexer les fichiers avec des métadonnées (nom du client, date, type de document, etc.) pour les retrouver facilement.
5. Stockage et archivage : Les documents numérisés doivent être stockés de manière sécurisée, que ce soit sur un serveur local, dans un système de gestion électronique de documents (GED) ou dans le cloud.

Quelles sont les exigences pour une copie numérique fiable ?

Afin de rendre une copie numérique fiable, il est nécessaire de répondre à certains critères :

• La définition du contexte de numérisation, la date de création de la copie et l’identité de la personne en charge de la numérisation ;
• La garantie de l’intégrité de la copie attestée par une empreinte électronique ;
• La conservation de la copie et de son empreinte dans des conditions propres pour éviter tout risque de détérioration de sa forme ou son contenu ;
• Le traçage de toutes les opérations de numérisation ;
• La documentation de tout le processus de numérisation et de conservation des traces ;
• La mise en place des mesures de sécurité appropriées.

Quelle est la durée légale de conservation des documents numérisés ?

L’entreprise est dans l’obligation de respecter les règles liées aux durées minimales de conservation des documents reçus ou émis dans le cadre de l’exercice de son activité. Les délais de conservation dépendent de la typologie et la nature des documents mais aucune distinction n’est faite entre les documents numériques et les documents physiques. Ainsi, qu’il s’agisse d’un document numérisé ou non, voici les durées légales de conservations des documents :

Les pièces comptables

Le délai de conservation est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable.

Les documents civils et commerciaux

Le délai de conservation pour une garantie au format papier ou numérique est de 2 ans. Pour un contrat d’acquisition ou de cession de biens par exemple, le délai peut aller jusqu’à 30 ans.

Les documents RH

La conservation des données dans des archives sécurisées est de 1 an pour la comptabilisation des horaires des salariés et de 5 ans pour les contrats et les bulletins de paie.

Les documents fiscaux

La durée de conservation des documents fiscaux est de 6 ans et peut aller jusqu’à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite…).

Les documents sociaux

Le délai de conservation minimal est de 5 ans pour un ordre de mouvement par exemple (à partir de la date de fin d’utilisation du document) et de 10 ans pour un compte annuel.

Comment choisir sa solution de numérisation ?

Vous avez plusieurs options pour numériser vos documents :

• En interne : Si vos volumes sont faibles et que vous disposez des ressources (matériel et personnel) nécessaires, vous pouvez gérer la numérisation vous-même.
• Externalisation : Pour les gros volumes ou si vous manquez de temps et d’expertise, faire appel à une entreprise spécialisée est une excellente option. Ces prestataires disposent de l’équipement et du savoir-faire pour garantir un travail rapide et de qualité, en toute sécurité.

Pourquoi confier la numérisation de vos documents à Officéo ?

Il vous arrive trop souvent d’avoir besoin d’un document quand vous n’êtes pas à votre bureau ? Vous souhaitez archiver et mettre en sécurité vos documents importants ? Mais la numérisation des documents administratifs vous semble être une tâche longue et fastidieuse…

Nos secrétaires administratives Officéo, spécialistes de l’organisation et du classement documentaire peuvent scanner vos documents et les déposer dans un coffre-fort numérique. Ils conserveront ainsi leur valeur juridique, seront stockés sur des sites entièrement sécurisés et resteront accessibles 24h/24, 7j/7 depuis un ordinateur ou un smartphone.

La solution Officéo vous libère ainsi des contraintes liées au problème de l’accumulation des papiers qui risque d’entraver la gestion de votre entreprise. Vous gagnez ainsi un temps précieux pour vous consacrer à votre cœur de métier.

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Comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

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Questions fréquentes