Grande entreprise, direction juridique ou encore PME, votre secrétariat est surchargé ? Vous ne voulez pas que cette charge administrative finisse par impacter le travail de vos opérationnels mais vous n’avez pas envie d’alourdir votre masse salariale en recrutant ? L’intérim ne vous a pas convenu et vous ne savez plus vers qui vous tourner ? Laissez nous vous présenter notre solution d’assistance administrative virtuelle ! Nos assistants peuvent exercer à distance, et en horaires décalées au besoin, et couvre la totalité de vos besoins administratifs. Découvrez alors dans cet article le métier de secrétaire virtuel !

Quel est le rôle d’un assistant virtuel ?

L’assistant virtuel exerce le même travail qu’un salarié classique mais à distance. En effet, les réunions en présentiel sont remplacées par les visioconférences et les call téléphoniques. Lors d’un travail à distance, les entreprises peuvent avoir peur que l’assistant virtuel ne s’engage pas. Pourtant, en instaurant des moyens de communication fiables et réguliers et en incluant l’assistant dans l’équipe, celui-ci sera tout aussi engagé qu’un salarié sur site.

Pourquoi faire appel à un secrétaire virtuel ? 5 bonnes raisons

Les secrétaires virtuels offrent une solution flexible et efficace pour de nombreuses entreprises, quel que soit leur taille. Voici les principales raisons pour lesquelles vous pourriez envisager de faire appel à leurs services.

• Gain de temps et d’efficacité : en déléguant les tâches administratives récurrentes et à faible valeur ajoutée (gestion de l’agenda, réponse aux emails, prise de rendez-vous, etc.) pour se concentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée.
• Flexibilité : en adaptant les services à des besoins spécifiques pour évoluer en fonction de votre activité. Vous pouvez augmenter ou réduire les heures de travail en fonction de votre charge.
• Réduction des coûts : en évitant les coûts fixes liés à l’embauche d’un employé à temps plein (salaires, charges sociales, équipements). Payez uniquement pour les services dont vous avez besoin.
• Accès à des compétences variées : en bénéficiant de compétences spécialisées dans différents domaines (comptabilité, marketing, traduction, etc.) sans avoir à recruter plusieurs personnes.
• Concentration sur le cœur de métier : en déléguant les tâches administratives, vous pouvez vous concentrer pleinement sur le développement de votre activité.

Quels services déléguer à mon assistant virtuel ?

Vous pouvez externaliser toutes vos fonctions supports à distance :

• Assistance comptable : sur toutes les tâches administratives qui ne nécessitent pas d’imputation comptable (saisie de données comptables, suivi de trésorerie, rapprochement bancaire, gestion de notes de frais, préparation des déclarations comptables annuelles) ;
• Assistance RH : pour une campagne de recrutement ou lors d’un pic d’activité de l’entreprise pour des missions telles que la gestion des données du personnel ou encore de la paie… ;
• Assistance secrétariat : missions de votre secrétariat courant telles que l’accueil physique et téléphonique, la gestion d’agendas et d’emails, la rédaction, relecture, mise en forme et conservation de documents… ;
• Assistance ADV : soutenir administrativement vos commerciaux et service client, ou bien même le suppléer si vous n’en avez pas encore. Nos assistants prennent en charge des missions telles que le processus de facturation client, l’enregistrement des factures de ventes, la préparation des contrats commerciaux… ;
• Assistance Achat : missions telles que la recherche de produits et services nécessaires à votre activité, la gestion des stocks, les relations fournisseurs ou encore le suivi des commandes.

Comment bien choisir son secrétaire virtuel ?

Le choix d’un assistant virtuel est une décision importante qui peut grandement impacter votre productivité et la croissance de votre entreprise. Voici quelques conseils clés pour vous aider à faire le bon choix :

• Définissez vos besoins : identifiez précisément les tâches à déléguer, fixez votre budget, et déterminez vos attentes en matière de qualité, de réactivité et de délais.
• Ciblez les compétences clés : recherchez une bonne maîtrise des outils numériques, des langues utiles, une expérience sectorielle si possible, et des qualités humaines comme la rigueur, l’adaptabilité et le sens de l’organisation.
• Choisissez le bon canal de recherche : explorez les plateformes en ligne, faites appel à une agence spécialisée pour un accompagnement personnalisé, ou mobilisez votre réseau professionnel pour trouver un profil de confiance.

En résumé, choisir un assistant virtuel nécessite une réflexion approfondie sur vos besoins et une sélection rigoureuse des candidats. En suivant ces conseils, vous devriez trouver l’assistant idéal pour vous accompagner dans votre développement.

Quel est le coût d’un secrétaire virtuel ?

Le coût d’une secrétaire virtuelle (ou assistante virtuelle) n’est pas fixe et dépend de plusieurs facteurs. Voici les éléments principaux qui influencent le tarif :

1. L’expérience et les compétences de l’assistante : Une assistante avec de nombreuses années d’expérience ou des compétences spécialisées (juridique, médicale, etc.) facturera généralement plus cher qu’une débutante ou une assistante effectuant des tâches administratives de base.
2. La nature des tâches : Des tâches administratives simples (appels téléphoniques, saisie de données…) seront moins coûteuses que des tâches complexes nécessitant plus d’autonomie, de proactivité ou des compétences spécifiques (gestion de projet, organisation d’événements…).
3. Le volume de travail : Plus le volume d’heures ou de tâches est important, plus le tarif horaire peut être négocié à la baisse, notamment via des forfaits.
4. Le statut (indépendant vs agence) : Faire appel à une secrétaire virtuelle indépendante (freelance) peut parfois être moins cher qu’une agence, qui a des frais de structure plus importants mais peut offrir des garanties supplémentaires (remplacement en cas d’absence, etc.).

Le modèle de tarification :

• Tarif horaire : C’est le modèle le plus courant pour des besoins ponctuels ou variables. Les tarifs horaires en France se situent généralement entre 25 € et 50 € HT (Hors Taxes) de l’heure.
• Forfaits mensuels : Pour des besoins réguliers, beaucoup d’assistantes proposent des forfaits incluant un certain nombre d’heures ou un ensemble de tâches définies par mois, souvent à un tarif horaire dégressif par rapport au tarif horaire standard.
• Tarification à la tâche : Moins courant pour le secrétariat général, mais possible pour certaines tâches très spécifiques comme facturation par appel traité ou par document saisi.

La solution d’assistance Officéo

Officéo vous propose un service d’assistance administrative clé en main, déployable en 48h, opéré par des assistants indépendants expérimentés. Seuls ou en binôme, sur site ou à distance, on répond à vos besoins. Nos assistants sont sélectionnés rigoureusement à travers une batterie de tests, et accompagnés par un Account Manager dédié. Ce dernier veille à la qualité de la mission, assure le suivi régulier, et reste votre interlocuteur de confiance tout au long de la prestation.

Notre offre est 100 % modulable et s’adapte à votre activité :

• 📈 Besoin ponctuel ou récurrent, de 70h par mois à 70h par semaine
• ⏰ Horaires classiques ou décalés, selon votre rythme de travail
• 🔁 Remplacement immédiat en cas d’imprévu, avec continuité de service garantie

En outre, en optant pour Officéo, vous gagnez en :

• Flexibilité : aucun contrat de travail, pas de charges patronales, ni frais de recrutement ou de formation — vous ne payez que pour le temps réellement nécessaire.
• Fiabilité : un accompagnement personnalisé, un suivi qualité constant et la possibilité d’ajuster la mission à tout moment.
• Expertise : des assistants qualifiés dans leurs domaines (ADV, RH, comptabilité…) pour une gestion fluide, efficace et sans erreurs.

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Vous êtes un secrétaire virtuel à la recherche d’offres de missions ?

Déjà en activité ? Focalisez-vous sur votre expertise pendant que nous nous chargeons de vous mettre en relation avec les clients au moment où vous en avez besoin, sans avoir à prospecter au préalable. Avec notre appui, élargissez votre réseau et boostez vos revenus sans efforts supplémentaires. Travailler avec Officéo permet de faire évoluer votre carrière d’indépendant. En effet, chaque semaine nous vous envoyons des offres de missions adaptées à votre profil. Par ailleurs, nous vous apportons plusieurs avantages concrets :

• Travailler sans avoir à prospecter ;
• Sécuriser vos revenus ;
• Partager et échangez parmi une communauté de 6000 assistants sur notre plateforme ;
• Gagner en efficacité ;
• Bénéficier d’avantages négociés (assurances, masterclasses…).

Et ce, tout en restant indépendant. En outre, avec Officéo, dites adieu à la prospection, la précarité et la solitude !

Envie d’augmenter vos revenus en tant qu’assistant indépendant ? Pourquoi ne pas commencer l’aventure ensemble ?

Ça m’intéresse

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Serge Estrade, Responsable IT chez Allianz et Client Officéo

Témoignage vidéo de Serge Estrade, directeur d’Abeillon, une PME industrielle. Depuis plus de 40 ans, Abeillon conçoit, fabrique et distribue des flexibles semi-rigides.

O. : Pourriez-vous nous donner une anecdote illustrant votre expérience du service ?

S.E. : Il y a quelques temps, j’ai été informé que mon assistante Officéo devait prendre un congé maternité. J’ai immédiatement eu, en parallèle, la confirmation qu’une remplaçante disposant des mêmes compétences viendrait la remplacer, avec une période de passation non facturée. Officéo sait s’adapter à un problème pour y trouver une solution en un temps record. C’est cette réactivité qui m’a convaincu et qui illustre parfaitement mon expérience avec Officéo.

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Ils nous ont fait confiance

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Questions fréquentes