[GESTION DE LA PAIE] Définition, enjeux et 4 outils efficaces

La gestion de la paie est le processus par lequel une entreprise calcule, distribue et enregistre les salaires de ses employés. C’est une fonction cruciale qui touche à la fois le bien-être des employés et la conformité légale.

Une gestion paie et des processus ressources humaines performants

La gestion de la paie concerne la rémunération qu’une personne reçoit contre un travail réalisé. Il s’agit d’une mission qui se trouve au cœur de la gestion administrative du personnel. La gestion de la paie ce n’est pas un simple processus techniques mais bel et bien un sujet complexe et délicat qui demande un suivi méticuleux et régulier.

Dans la gestion d’une société, précisément la gestion des ressources humaines ou du personnel, la paie est un élément important.

La gestion de la paie demande du temps et des compétences spécifiques. Lorsqu’une entreprise n’est pas en mesure de s’en occuper convenablement, elle peut l’externaliser partiellement ou totalement.

Il est toutefois important de choisir avec précaution son prestataire externe.

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Gestionnaire de la paie c’est quoi ?

La gestion de la paie est un sujet central en entreprise. Elle représente la rémunération qu’une personne perçoit contre un travail rendu ou une tâche réalisée et c’est un élément important de la gestion administrative du personnel. Du fait de son importance, la gestion de la paie est un sujet délicat et complexe à traiter en entreprise.

L’intérêt de la gestion de la paie en entreprise réside dans :

• La contribution à la satisfaction et à la motivation des salariés : primes d’objectifs, augmentation de salaire, etc. ;
• L’optimisation de la performance et de la productivité de l’entreprise ;
• La création d’un avantage concurrentiel.

La gestion de la paie est de la responsabilité du service de la comptabilité et des Ressources Humaines, elle est gérée via le bulletin de salaire ou la fiche de paie qui doit être fournie au salarié en respectant un bon nombre de règles légales. La gestion de la paie se fait le plus souvent grâce un système de paie en ligne, via des plateformes de gestion de la paie comme PayFit par exemple.

Cependant, la gestion de la paie ne s’arrête pas à l’élaboration d’un bulletin de salaire du salarié. De fait, établir une fiche de paie et verser une rémunération au salarié ne constituent que la finalité de la gestion de la paie et nécessitent la réalisation de certaines tâches nécessaires au préalable.

Par ailleurs, le gestionnaire de paie doit également gérer les documents sociaux relatifs à l’embauche du salarié, la rupture de son contrat de travail et tout ce qui s’ensuit, la prise de retraite, etc.

Comment se fait la gestion de la paie ? Les tâches du chargé de paie

La gestion de la paie en entreprise comprend un processus qui débute de la collecte et le traitement des informations du salarié et qui s’achève par la réalisation d’un bulletin de paie et la déclaration de ces informations aux administrations concernées.

Les tâches, dans l’ordre, consistent à :

1. Collecter et traiter les données liées à l’activité du salarié (absences, jours de congés, primes, planning, etc.) ;
2. Calculer la rémunération du salarié, le taux de prélèvement à la source et les cotisations sociales ;
3. Réaliser différentes déclarations comme la Déclaration Unique d’Embauche et la Déclaration Sociale Nominative.

Quels sont les enjeux de la gestion de la paie ?

La gestion de la paie en entreprise est une activité complexe et délicate qui exige une veille légale permanente quant à l’évolution de la réglementation. L’objectif étant d’assurer la « conformité-paie » ainsi que de s’assurer du respect de la législation et des dispositions conventionnelles et d’éviter les erreurs lors de l’établissement de la fiche

En commettant des erreurs lors de l’établissement de la paie, les entreprises encourent le risque de :

• Sanctions lors du contrôle URSSAF ;
• Contentieux prud’hommes en cas de conflit avec un salarié ;
• Perte de temps en cas de correction rétroactive.

Quelles sont les solutions et logiciels en ligne de la gestion de la paie ?

Gestion de la paie sur logiciel dédié

Plutôt ERP open-source, suite Microsoft, ou progiciel interne ? Officéo s’adapte à vos besoins pour vous apporter des solutions et des logiciels de paie adaptés à vos besoins.

Logiciel	Description
Gestion de la paie avec Odoo	Ce logiciel est utilisé par plus de quatre millions d’utilisateurs pour gérer leurs entreprises à travers le monde. Votre entreprise en fait partie ? Officéo prévoit l’assistant RH qui peut intervenir dans la gestion de la paie avec l’outil Odoo.
Gestion de la paie avec Sage	Vous utilisez Sage, ou souhaitez un assistant administratif capable de mettre en place le logiciel Sage au sein de vos équipes ? Découvrez un service de paie et RH externalisé compatible avec Sage comme solution pour votre entreprise qui préfère se recentrer sur votre activité, tout en maîtrisant vos coûts et en restant flexibles.
Gestion de la paie avec Access	Votre entreprise grandit, il devient de plus en plus chronophage de traiter les tâches de paie manuellement, et en interne. Microsoft Office et son application de base de données Microsoft Access un moyen idéal pour la réalisation de ces types de tâches. Si vous utilisez Access dans votre système de gestion de paie, et avez un besoin ponctuel pour de l’assistance RH suite à une fin de contrat, un congé, un remplacement ou un arrêt maladie, Officéo est votre solution.
Gestion de la paie avec Excel	Votre gestionnaire de paie utilise le logiciel Excel pour gérer les bulletins de paie au sein de votre entreprise. ? Vous souhaitez lui donner un coup de pouce face à l’arrivée de nouveaux salariés en interne ? Pour la gestion des fiches de paie avec Excel, Officéo vous assure des services d’assistance RH externalisée, avec une continuité de services garantie en toutes circonstances.

 L’externalisation de la paie à un prestataire de services

Il existe de multitude solutions proposées par des prestataires externes adaptées à vos besoins, la solution de gestion de paie proposée par Officéo vous permet un service sur-mesure et une gestion de la paie selon vos besoins avec une multitude d’avantages.

Besoin ponctuel et externalisation partielle

La solution pour les entreprises qui possèdent en interne les compétences métier, mais ne disposent pas du temps ou des ressources pour faire face à une activité accrue et soudaine. Cette solution est aussi intéressante pour des missions concernant la gestion de la paie et du personnel à faible valeur ajoutée, non-réplicables par la suite.

Besoin récurrent et externalisation partielle

La solution pour les petites et moyennes structures qui souhaitent conserver une production de paie avec la garantie de conformité du processus RH. Pour une gestion de la paie et du personnel plus souple.

Externalisation totale

Un service de gestion de chaque fiche de paie et gestion RH externalisée en intégralité. La solution pour les entreprises qui préfèrent se recentrer sur leur activité, tout en maîtrisant leurs coûts et en restant flexibles.

L’externalisation de la paie à un gestionnaire de paie indépendant

Vous optimisez le pilotage de votre activité grâce à l’intervention d’un assistant RH ou d’un gestionnaire de paie indépendant dans les meilleurs délais (48h, si urgence). Les données sont maitrisées avec des compétences expertes, et les livrables financiers comme comptables sont délivrés à date, pour une prise de décision rapide et éclairée.

Quel est le salaire du responsable de paie ?

Le salaire d’un gestionnaire de paie peut varier en fonction de plusieurs facteurs tels que l’expérience, la localisation géographique, la taille de l’entreprise et son secteur et les compétences spécifiques du gestionnaire de paie. En général, le salaire d’un gestionnaire de paie peut osciller entre 2 300 et 3 350 euros par mois. Cependant, il convient de noter que ces chiffres sont indicatifs et peuvent varier en fonction du contexte. Il est nécessaire de prendre en compte les conditions propres à chaque entreprise pour obtenir une estimation précise du salaire d’un gestionnaire de paie

Les avantages de la gestion externalisée de la paie

Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, vous avez tous une gestion administrative à gérer au quotidien et en effet, l’internalisation de la paie est souvent très chronophage. Pour continuer à gérer votre activité dans les meilleures conditions et atteindre vos objectifs rapidement, vous devez vous débarrasser de toutes les tâches administratives qui freinent votre productivité. La gestion de la paie n’est donc pas du tout votre cœur d’activité, d’autant plus qu’il s’agit d’une tâche minutieuse qui, avec une mauvaise gestion peut entraîner certaines problématiques au sein de l’entreprise, voir même d’un point de vue légal pouvant mener aux sanctions financières. Sa bonne prise en charge est donc primordiale.

Ainsi, envisager l’externalisation de cette fonction à un prestataire de services expert semble être le meilleur choix afin de vous concentrer sur votre cœur de métier.

La solution d’externalisation de la gestion de la paie que vous propose Officéo vous offre de nombreux avantages :

• Avoir à diposition des profils experts et immédiatement opérationnels ;
• Aucun processus de recrutement chronophage à subir ;
• Aucune gestion RH ;
• Profiter d’une prestation en gestion de paie efficace, flexible et taillée sur-mesure ;
• Réduire les coûts liés à ce service et faire des économies ;
• Gagner en productivité ;
• Dégager du temps qualifié, etc.

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Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

TÉMOIGNAGE COMPLET

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Officéo, comment ça marche ?

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Questions fréquentes