Qu’est-ce que le dossier du personnel ? 

Le dossier du personnel est un ensemble de documents permettant aux ressources humaines ou au gestionnaire du personnel de suivre chaque salarié de façon optimale. Il permet d’organiser de manière optimale la gestion des talents. En général, il est conservé de manière confidentielle et archivé sous forme papier ou numérique.

Quels documents peut contenir un dossier de salarié  ? 

Le dossier de salarié contient toutes les informations sur l’identité de l’employé. De plus, il est possible d’y retrouver tous les autres documents ayant rapport avec son emploi dans l’entreprise. Il s’agit principalement des éléments comme :

• Les résultats des évaluations ou tests ;
• Les justificatifs de ses relations avec les organismes sociaux ;
• L’entretien hebdomadaire ;
• Le document de candidature ;
• Les modalités d’embauche et de rémunération ;
• Le contrat de travail, etc. 

Comment constituer un dossier du personnel ?

Après regroupement de tous les documents constituant le dossier du salarié, il faut ensuite les classer. Que ce soit en papier ou numérique, le dossier professionnel du personnel doit avoir une structure particulière. 

Structure du dossier du personnel 

Le dossier du personnel est constitué de plusieurs sous-dossiers permettant de classer efficacement les documents. Il est ainsi classé dans l’ordre des documents suivant :

• Les données liées à l’embauche ;
• Les fiches de paie ;
• La formation professionnelle ;
• Les absences et congés ;
• L’identité du salarié ;
• La protection sociale ;
• Les justificatifs de départ à la retraite ;
• Le contrat de travail (CDD ou CDI). 

Pochette du dossier du personnel 

Les pochettes sont indispensables pour le classement efficace des dossiers. Il faut donc prévoir une pochette pour chaque composant de la structure du document du personnel. Enfin, le tout sera rangé dans un classeur pour l’archivage fait par le responsable rh.

Comment assurer un bon suivi administratif des dossiers du personnel ?

Le dossier du personnel est un outil central de la gestion RH. Bien tenu, il permet d’assurer la conformité légale, d’anticiper les situations à risque et de faciliter le pilotage des relations de travail. De la rédaction du contrat jusqu’à la fin de la relation professionnelle, en passant par le suivi du temps de travail ou les événements extérieurs, chaque étape doit être rigoureusement documentée. Voici les grands volets à maîtriser pour garantir un suivi administratif fiable et structuré.

1. Les documents contractuels

Le contrat de travail est la base juridique de la relation entre l’employeur et le salarié. Il doit être clair, conforme à la législation et complet. Son contenu ainsi que les documents qui l’accompagnent doivent être rigoureusement archivés.

• Rédaction dans une langue comprise par les deux parties ; les termes étrangers doivent être explicités.
• Intégration des mentions légales selon le type de contrat (CDI, CDD, alternance, etc.).
• Interdiction des clauses illégales ou discriminatoires (atteinte à la liberté, sanctions pécuniaires, modification sans accord…).
• Respect du SMIC et des conditions de rémunération.
• Archivage du contrat dans le dossier du salarié.

2. Le temps de travail et les absences

La gestion du temps de travail est centrale dans le suivi administratif. Elle permet d’assurer le respect des obligations légales et d’éviter les erreurs de paie ou les litiges.

• Suivi du temps de travail via plannings, logiciels ou relevés horaires.
• Gestion des heures supplémentaires dans le respect du cadre légal.
• Organisation du temps partiel selon les règles de répartition hebdomadaire.
• Prise en compte des jours fériés selon le statut du salarié.
• Enregistrement des absences, congés payés et arrêts maladie dans le dossier individuel.
• Traçabilité des congés maternité et accidents du travail.

3. Les mesures disciplinaires et les fins de contrat

Le dossier du personnel doit contenir tous les éléments relatifs à la vie contractuelle du salarié, y compris les éventuels différends ou sanctions, et les documents de fin de contrat.

• Inscription des sanctions prises (avertissements, mises à pied, mutations…).
• Suivi des modalités de rupture : licenciement, démission, rupture conventionnelle…
• Édition du solde de tout compte et de ses justificatifs.
• Remise du certificat de travail et de l’attestation Pôle emploi.
• Préparation des documents nécessaires à la reconstitution de carrière pour le départ à la retraite.

4. Les événements externes liés à la relation de travail

Plusieurs acteurs extérieurs interviennent dans la vie professionnelle du salarié. Leur rôle doit être enregistré ou documenté dans le suivi administratif.

• Visites médicales obligatoires assurées par la médecine du travail.
• Contrôles et échanges avec l’inspection du travail.
• Lien avec les organismes sociaux (CPAM, URSSAF, caisses de retraite…).
• En cas de litige, traçabilité des procédures menées auprès du conseil de prud’hommes.

5. L’importance d’un suivi structuré et sécurisé

Un bon suivi administratif ne se résume pas à un simple archivage : il implique une organisation claire, un respect des délais et une sécurisation des données. Il constitue une preuve en cas de contrôle ou de litige.

• Centralisation des informations dans des dossiers à jour et facilement accessibles.
• Respect du RGPD et sécurisation des données sensibles.
• Vérification régulière de la conformité légale des documents.
• Gain de temps pour les RH et réduction des risques d’erreurs.

Pour aller plus loin sur le dossier sur personnel

• Comment faire un dossier du personnel qui respecte le RGPD ?
• Bonnes pratiques pour la gestion du personnel
• Comment constituer un dossier du personnel ?
• Comment effectuer la gestion administrative du personnel ?

Pour aller plus loin sur les contrats de travail possible

• Le stage ;
• Le travail intermittent ;
• Le CDI ;
• Le CDD classique ;

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