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MÉMENTO pour classer correctement ses dossiers du personnel

Effectuer un classement dossier du personnel n’est pas obligatoire. Cependant il est vivement conseillé d’en constituer un car il est la mémoire dans laquelle sont consignées toutes les informations et données relatives à la carrière et aux différents événements de la vie active d’un salarié dans l’entreprise.

J’ai besoin d’aide pour le classement de mes documents

Il doit également contenir les informations nécessaires à l’employeur pour remplir ses obligations (inscription sur les listes d’électeurs, envoi du bulletin de paie, convocation à entretien préalable…). Il sera constitué de différents sous-dossiers permettant de classer et donc de retrouver rapidement les pièces. Voyons plus en détails la constitution de ce classement dossier personnel salarié.

Comment bien classer le dossier du personnel ? 

Le bon classement des dossiers du personnel en entreprise est primordial pour avoir facilement accès aux documents des salariés. Bien classer les dossiers du personnel est d’autant plus important dans les grandes entreprises avec un grand nombre d’employés. 

Ainsi, afin de bien classer le dossier du personnel vous avez le choix entre 4 types de classements

  • Le classement par ordre alphabétique ;
  • Le classement par entité ;
  • Le classement par fonction ;
  • Le classement par département. 

Auparavant, la seule méthode de classement de dossiers du personnel est au format papier. Cette technique n’est pas optimale car elle nécessite beaucoup d’espace de rangement et des armoires pour le stockage des documents. Aujourd’hui, la technique la plus pratique et la plus avantageuse en termes de gain de temps et de gain de place est « la dématérialisation ». 

Embauche

  • Lettre de candidature du salarié
  • Curriculum Vitae
  • Lettre d’embauche
  • Diplômes mentionnés dans le curriculum vitae
  • Éventuellement un extrait de casier judiciaire pour certains emplois
  • Le récépissé de déclaration préalable à l’embauche effectuée auprès de l’URSSAF (ce document contient un volet détachable remis au salarié)
  • Avis d’aptitude à l’emploi délivré par la médecine du travail

Paye

  • Les bulletins de paye en ordre chronologique (seulement s’il s’agit d’une petite structure)
  • Les documents de travail indiquant les variables et informations retenues pour le calcul de la paye

Formation professionnelle

  • Tout document relatif aux différentes formations que le salarié suivra pendant sa présence dans la société

Absences et congés

  • Maladie et accident du travail (avis d’arrêt de travail et prolongations, déclaration d’accident du travail, de trajet, échanges de courriers avec le salarié et les différents organismes intervenant dans le processus, visite médicale de reprise)
  • Maternité (certificat médical ou document de la sécurité sociale faisant apparaître la date présumée de l’accouchement, arrêt pour congé pathologique, courrier précisant les aménagements éventuels ou changement de poste temporaire)
  • Congés (tout échange de courriers entre le salarié et l’employeur : demandes de congés, refus, reports, etc…)

Identité du salarié

  • Nom, nom d’usage, prénoms
  • Adresse précise et complète du domicile
  • Date et lieu de naissance
  • Nationalité
  • Copie de la carte nationale d’identité ou du passeport
  • Numéro de sécurité sociale et copie de l’attestation de la carte vitale (ou bien, dans un premier temps, la demande d’immatriculation du salarié à la sécurité sociale si celui-ci n’est pas encore immatriculé)
  • Copie du titre de séjour et de l’autorisation de travail en cours de validité pour un étranger
  • Copie du permis de conduire si besoin
  • Relevé d’identité bancaire si le paiement se fait par virement
  • Pour les salariés à temps partiel et multi-employeurs : attestation précisant le nombre d’heures de travail effectuées chez d’autres employeurs (pour ne pas dépasser la limite légale d’heures de travail)

Protection sociale

  • Informations nécessaires pour les régimes de prévoyance ou de mutualisation : Situation familiale – Nombre d’enfants à charge et dates de naissance – Liste des bénéficiaires du capital décès…
  • Bulletins d’adhésion individuels aux régimes de prévoyance et de mutuelle

Contrat de travail

  • Contrat de travail
  • Avenants au contrat
  • Courriers échangés avec le salarié à l’occasion de l’évolution du contrat
  • Certificats de travail

Pourquoi externaliser la gestion des dossiers de personnel ?

L’externalisation de la gestion des dossiers du personnel offre plusieurs avantages que ce soit pour les petites ou les grandes entreprises :

  • Faire face à la charge de travail de l’équipe RH et dégager du temps qualifié à consacrer à des activités plus coeur de métier ;
  • Avoir un suivi plus simple et plus rigoureux de la législation et des nouvelles lois grâce à l’expertise du prestataire ;
  • Faire des économies grâce à l’externalisation de la gestion des dossiers de personnel car cela permet d’avoir à disposition des assistants experts sans devoir embaucher en interne (aucun impact sur la masse salariale) ;
  • Bénéficier d’une flexibilité et d’une souplesse opérationnelle grâce à une solution modulable et sans engagement. 

Questions fréquentes

  • 💪 Comment classer les dossiers du personnel ?

    Pour classer les dossiers du personnel vous avez le choix de les ranger par ordre alphabétique, par département, par entité ou par fonction. Quelques années en arrière, ces dossiers étaient conservés au format papier car il n’y avait pas d’autres choix.

  • ❓ Quels documents peut contenir un dossier de salarié ?

    Le dossier de salarié contient les documents suivants : • La fiche individuelle de l’employé ; • Une copie de sa pièce d’identité ; • Un justificatif de domicile ou des quittances de loyer ; • Une copie de ses diplômes ; • Une copie de sa carte vitale.

  • 💡 Quelles sont les mentions interdites dans le dossier du salarié ?

    Il ne faut pas mentionner dans le dossier du salarié ses origines raciales et ethniques, la date d’entrée en France, la date de naturalisation, les modalités d’acquisition de nationalité française. Il est interdit également de faire figurer les informations sur l’entourage familial, les opinions politiques, l’orientation sexuelle et les condamnations pénales.

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