[Gestion de planning] Fonctionnement et avantages : tout savoir

 

La gestion de planning est un procédé par lequel un patron ou un RH organise le planning des employés. La gestion, l’organisation sont des points importants en entreprise. La maîtrise de ces points est essentielle pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

En entreprise, l’organisation de ces plannings est l’une des plus grandes préoccupations des managers et responsables.

 

Besoin d’aide dans ma gestion de planning

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Qu’est-ce que la gestion de planning ?

La gestion de planning en entreprise concerne l’organisation du temps de travail. Cela inclut l’organisation des tâches, actions à mener, pour un employé ou bien toute une équipe. La gestion du planning cadre tout afin que les employés exercent leur travail au mieux,d’une façon plus simple et optimale. 

Pourquoi mettre en place la gestion de planning ?

La gestion de planning permet d’aligner les ressources de l’entreprise sur les objectifs fixés. Grâce à la gestion de planning, les managers organisent les tâches, absences, heures de travail et le nombre de personnes disponible en fonction de leur profils. 

Il est important de connaître l’activité des employés pour assurer la planification de la main d’œuvre. Par conséquent, les outils de planification peuvent simplifier la tâche de l’administrateur. Grâce à un logiciel de gestion de planning, ces derniers peuvent facilement identifier les situations de sous-effectif ou de sureffectif.

Qui peut gérer le planning ? 

La gestion de planning demande une grande organisation. Le rôle du responsable des plannings, bien qu’avant tout opérationnel, est étroitement lié à toutes les stratégies plus macro au sein d’une organisation. En effet, les décisions et choix d’allocation des ressources pris par ce dernier impacteront le déroulement des projets dans leur ensemble, mais également la rentabilité financière de l’entreprise et les plans d’actions élaborés par le service RH. Dès lors, la gestion de planning devient une problématique à la croisée des préoccupations opérationnelles, financières et RH.‍

Les différents types de plannings

Le planning efficace consiste à avoir les bonnes personnes pour un travail précis. Les managers doivent également s’assurer que les personnes sont au bon endroit au bon moment. En vous organisant ainsi, vous pouvez mieux utiliser vos ressources humaines en tenant compte des besoins de vos employés.

Il est important de trouver un équilibre entre la vie professionnelle et personnelle des salariés afin qu’ils puissent s’impliquer davantage dans leur travail.

Par conséquent, il est nécessaire de connaître les types de planning et leurs principes de base. Chaque type de plannings présente des informations différentes selon les besoins du chef d’équipe, du service RH ou de l’employé.

Planification journalière, hebdomadaire ou mensuelle

Grâce à des plannings créés sur différentes périodes, les managers peuvent travailler sur la gestion du personnel. Les plannings peuvent être collectifs ou individuels, selon vos besoins. Ce type de planification met un accent particulier sur le suivi des activités et des ressources dans le temps. Par exemple, la planification quotidienne vous permet d’avoir une vision précise de chaque salarié avec les pointages, des heures supplémentaires et des pauses pour savoir exactement combien d’heures chaque employé a travaillé. La création d’un emploi du temps mensuel vous permet de collecter diverses informations sur vos heures de travail et vos activités au cours du mois.

Planification collective

La planification collective permet d’avoir une vision globale des activités de suivi. Il peut contenir des informations pour plusieurs quarts de travail en fonction de la charge de travail et des objectifs de production. Entre autres choses, vous pouvez trouver les cycles de travail, les heures de pointage, les postes des employés, les absences, etc.

Planification individuelle 

Elle ne concerne qu’un seul employé. Le planning individuel contient généralement les mêmes informations que le planning collectif. Il permet notamment de mieux gérer l’horaire de travail de chacun, les horaires, le suivi de l’activité, la gestion des congés et des absences.

Comment mettre en place un planning efficace ?

Mettre en place un planning efficace vous permet de suivre l’ensemble des activités de l’entreprise et de s’assurer de son bon fonctionnement. Cela  vous permet également de prévoir la quantité de travail que vous ferez, ce qui vous permettra d’atteindre plus facilement vos objectifs et de mieux gérer les imprévus.

Pour créer un programme de travail, les responsables doivent diviser le projet en tâches ou sous-tâches en fonction des objectifs fixés. Ce calendrier vous permet de suivre l’avancement du projet tout en vous assurant que les parties prenantes ont le temps d’effectuer chaque action et de terminer chaque tâche.

Il doit également gérer des tâches hautement prioritaires. En particulier, les administrateurs doivent définir quelles opérations doivent être effectuées en premier compte tenu de la charge de travail et des ressources disponibles au sein de l’entreprise.

Grâce à une planification détaillée, les managers peuvent contrôler efficacement les activités de l’équipe. La création d’un planning permet également de noter la différence entre les objectifs fixés et les objectifs atteints. Cet outil, permet avant tout une communication claire et précise avec les collaborateurs.

Les enjeux de la gestion de planning 

L’enjeu opérationnel

L’objectif principal est d’assurer la performance de l’équipe et la livraison à temps sur chaque projet. Pour optimiser cette performance et accueillir un maximum de projets, connaître la disponibilité en temps réel et être capable d’anticiper les besoins en personnel à plus ou moins long terme est essentiel.

L’enjeu financier

La rentabilité est l’un des premiers indicateurs de performance d’une entreprise. des premiers indicateurs de performance d’une entreprise est la rentabilité. C’est pourquoi les managers portent une attention particulière au taux de rentabilité de tout projet, interne ou externe. Pour le surveiller de près et gérer l’activité autant que possible, il est important de disposer de données fiables et exploitables.

L’enjeu RH

Connaître les ressources nécessaires à la réalisation des projets futurs permet aux responsables des ressources humaines d’anticiper les besoins futurs pour accompagner le développement de l’entreprise. Cela facilite la mise en œuvre de plans de recrutement, de formation ou de mobilité pour garantir la disponibilité des dispositifs et des compétences nécessaires.

Les avantages de la gestion de planning 

La bonne gestion de planning permet l’amélioration des performances de votre entreprise. Moins de retards et d’absentéisme des employés grâce à un planning optimisé. Établissement d’un planning efficace et rationnel contribue à garder les employés motivés et favorise le bien-être au travail.

Cela peut également résoudre le problème du manque de personnel et du sous-effectif. Cela affecte, entre autres, la rentabilité de l’entreprise. Les gestionnaires doivent donc élaborer un calendrier approprié pour faire face à toutes les situations qui peuvent entraîner des coûts supplémentaires pour l’entreprise.

La gestion des horaires vous permet de gérer les imprévus, notamment si vos employés sont absents du bureau ou si votre entreprise a besoin de plus de ressources. Gérer son emploi du temps, c’est aussi savoir prévoir et s’assurer du bon fonctionnement de son entreprise en toutes circonstances.

Le respect de la législation du travail, notamment le temps de travail des salariés, doit également être pris en compte pour assurer la performance de l’entreprise. L’entreprise a des règlements concernant les jours fériés et la durée des heures de travail.

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La gestion de planning en 3 points