[Comment faire un planning du personnel ?] Les 3 points à retenir

Le temps est l’une des ressources les plus importantes d’une entreprise. Bien le gérer permet d’optimiser la productivité de l’entreprise et d’atteindre plus facilement les objectifs fixés. Pour cela, il est important de planifier les activités du personnel soit avec un logiciel comme Excel ou un logiciel spécifique au planning du personnel d’entreprise.

 

 

 

 

 

 

Comment gérer les plannings des salariés ?

Qu’est-ce qu’un planning du personnel ?

Un planning du personnel représente un document qui permet d’avoir un suivi sur les emplois du temps des différents salariés de l’entreprise.

Le planning du personnel a pour objectif de mettre en place une organisation dans le temps. 

Vous gardez un œil sur les congés et absences des collaborateurs qu’ils soient prévus ou imprévus : congés maladie, arrêts de travail, congés payés, etc. 

Vous assurez, par conséquent, la continuité de service de l’entreprise et maintenez sa performance en envisageant des remplacements en amont.

Le planning du personnel permet, par ailleurs, de suivre les horaires de travail et de vérifier que les collaborateurs travaillent dans les limites du nombre d’heures stipulées dans le contrat et dans le cadre des dispositions légales en vigueur. 

3 points essentiels sur lesquels baser la conception du planning du personnel

La conception d’un planning du personnel fait partie des exercices les plus complexes. Il faut en effet prendre en compte plusieurs paramètres importants, dont la disponibilité de chaque employé et les contraintes légales et réglementaires liées à ce type de planning. 

Enfin, il faut s’assurer que le planning pourra facilement être copié par chaque employé pour une bonne compréhension et une utilisation facile.

Faire un planning facile à copier

C’est le facteur, sans doute le plus important pour l’entreprise et pour les employés. Un planning facile à copier est un planning auquel les employés peuvent facilement accéder et qui peut être facilement modifié. Privilégiez donc des outils qui vous permettent de modifier le planning de la semaine suivante juste en intégrant des corrections dans celui de la semaine en cours. Cela permet d’éviter que les travailleurs se retrouvent avec une pile d’emplois du temps différents et se perdent dans l’utilisation.

Par ailleurs, ce paramètre allège également la tâche au manager du personnel qui n’aura pas non plus besoin de créer un dossier du personnel pour conserver une multitude de plannings. Il pourra directement modifier les postes de travail de chacun, les horaires dans les plages déjà créées. On peut donc modifier le planning d’un employé indisponible pour lui donner une plage dans la même journée sans avoir à reprendre de zéro le planning entier et sans avoir à appeler chaque employé pour l’avertir.

Tenir compte des disponibilités des employés

L’évolution actuelle de l’activité en entreprise ne permet plus à l’employeur de disposer comme il veut du temps des employés. Vous devez donc apprendre à intégrer les disponibilités de vos employés dans la création du planning professionnel. Renseignez-vous sur leurs contraintes personnelles quant à l’utilisation de leur temps pour le travail. Les personnes mariées, les nouveaux parents ou les employés qui cumulent plusieurs emplois n’auront pas la même disponibilité à accorder aux activités de l’entreprise. Pour élaborer un planning convenable dans ce cas, impliquez vos employés dans l’élaboration du planning.

Au cours de l’élaboration du planning du personnel, prenez en compte également les contraintes de l’entreprise qui sont liées aux heures et périodes de l’année avec le plus d’affluence de clients et/ou de travail. Confiez des travaux complexes et ponctuels à vos employés pour qu’ils se sentent plus impliqués et avancent plus vite dans leur exécution. Les employés ayant le plus de temps libre pourront être affectés à des travaux nécessitant des plages horaires coupées. Enfin, donnez la possibilité aux employés de postuler à des plages horaires libres pour effectuer un travail à l’avance ou finir un autre en cours.

Faire un planning qui respecte les contraintes légales et réglementaires

Comme pour toutes les autres composantes du management des ressources de l’entreprise, la gestion du personnel est régie par un cadre légal et réglementaire bien précis. Il est bien connu que l’entreprise a des objectifs pesants en termes de productivité et de résultats financiers à atteindre et peut avoir besoin d’une forte implication du personnel. Cependant, il faudra, au vu de la loi, prendre en compte les dispositions liées au nombre d’heures de travail, de repos, de pause par jour, semaine et année pour un employé de l’entreprise.

Utiliser Excel pour créer un planning du personnel

La meilleure manière de s’assurer de maintenir un planning strict et flexible à la fois pour y intégrer des corrections est l’utilisation d’un logiciel au lieu de l’antique méthode de l’emploi du temps papier. Excel est l’outil le plus connu et le plus utilisé par les gestionnaires pour effectuer ce type d’organisation. 

Dans un tableur Excel, vous pouvez générer plusieurs tableaux sur plusieurs feuilles liées entre elles permettant de gérer les horaires de travail, les jours d’absence ainsi que les congés pris par chaque employé. Excel est un logiciel de gestion de base qui vous permettra de facilement retrouver toutes les informations liées à un employé spécifique. 

Un modèle Excel de planning du personnel à télécharger

Découvrez notre exemple de planning du personnel  à télécharger (format Excel)

Modèle planning du personnel Excel

---

Utiliser un logiciel de planning du personnel : les points forts

Excel reste un outil basique plus adapté aux entreprises en démarrage avec un petit nombre d’employés et/ou un budget limité. Il existe une large gamme de logiciels de planification du personnel permettant de gérer des bases d’employés de très grandes tailles facilement. Les fonctionnalités de ces logiciels permettent d’intégrer des spécificités et des corrections en des mouvements rapides. Les employés pourront aussi accéder à la plateforme grâce à un accès personnalisé pour indiquer leurs disponibilités et d’autres informations.

6 tips pour créer un bon planning du personnel

Un bon planning du personnel est celui qui optimise votre temps, votre productivité et votre budget. Il doit répondre aux besoins de l’entreprise ainsi qu’à ceux des salariés. Une méthode d’organisation pour gérer les horaires est nécessaire pour avoir un planning du personnel qui répond à toutes vos attentes.

Quelques conseils pour construire un planning du personnel idéal et optimisé :

1. Créer un planning facile à recopier selon les besoins de l’entreprise ; 
2. Prioriser les disponibilités des salariés, il faut prendre en compte les disponibilités et les indisponibilités des salariés en créant les plannings des employés ; 
3. Avoir des plannings souples pour permettre aux salariés les meilleurs conditions de travail ; 
4. Réaliser un planning de travail en impliquant les salariés afin de gérer les demandes de congé, les absences et les remplacements ;
5. Planifier les pauses à l’avance, la plupart des logiciels de gestion de planning permettent de les programmer automatiquement ;
6. Tenir compte des coûts du travail, il est donc primordial de gérer les plannings du personnel en fonction des budgets, d’où l’importance d’un suivi de budget !

---

Comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

---

La gestion de planning en 3 points