La gestion de planning est un procédé par lequel un patron ou un RH organise le planning des employés. La gestion, l’organisation sont des points importants en entreprise. La maîtrise de ces points est essentielle pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

En entreprise, l’organisation de ces plannings est l’une des plus grandes préoccupations des managers et responsables.

 

Besoin d’aide dans ma gestion de planning

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Qu’est-ce que la gestion de planning ?

La gestion de planning en entreprise consiste à organiser le temps de travail, que ce soit pour un salarié ou pour une équipe entière. Elle vise à structurer les tâches et actions à mener afin de permettre à chacun de travailler de manière fluide, efficace et cohérente avec les objectifs de l’organisation. En planifiant les horaires, les absences et les ressources disponibles en fonction des compétences de chacun, les managers peuvent ajuster les effectifs et mieux répondre aux besoins opérationnels. L’utilisation d’un logiciel de planification permet par ailleurs de détecter rapidement les situations de sous-effectif ou de sureffectif, tout en facilitant le suivi global. Ce rôle stratégique, souvent confié à un responsable des plannings, va au-delà de l’opérationnel : ses choix influencent directement la conduite des projets, la performance financière et les décisions RH. Ainsi, la gestion du planning se trouve à l’intersection des enjeux organisationnels, humains et économiques.

Les différents types de plannings

Le planning efficace consiste à avoir les bonnes personnes pour un travail précis. Les managers doivent également s’assurer que les personnes sont au bon endroit au bon moment. En vous organisant ainsi, vous pouvez mieux utiliser vos ressources humaines en tenant compte des besoins de vos employés.
Par conséquent, il est nécessaire de connaître les types de planning et leurs principes de base. Chaque type de plannings présente des informations différentes selon les besoins du chef d’équipe, du service RH ou de l’employé.

• Planification journalière, hebdomadaire ou mensuelle : Grâce à des plannings créés sur différentes périodes, les managers peuvent travailler sur la gestion du personnel. Ce type de planification met un accent particulier sur le suivi des activités et des ressources dans le temps. Par exemple, la planification quotidienne vous permet d’avoir une vision précise de chaque salarié avec les pointages, des heures supplémentaires et des pauses pour savoir exactement combien d’heures chaque employé a travaillé. 
• Planification collective : La planification collective permet d’avoir une vision globale des activités de suivi. Elle peut contenir des informations pour plusieurs quarts de travail en fonction de la charge de travail et des objectifs de production. Entre autres choses, vous pouvez trouver les cycles de travail, les heures de pointage, les postes des employés, les absences, etc.
• Planification individuelle : Elle ne concerne qu’un seul employé. Le planning individuel contient généralement les mêmes informations que le planning collectif. Il permet notamment de mieux gérer l’horaire de travail de chacun, le suivi de l’activité, la gestion des congés et des absences.

Comment mettre en place un planning efficace ?

Mettre en place un planning efficace vous permet de suivre l’ensemble des activités de l’entreprise et de s’assurer de son bon fonctionnement. Voici les étapes à suivre :

• Définir les objectifs : commencez par identifier les résultats attendus pour orienter la planification.
• Découper le projet : divisez-le en tâches ou sous-tâches claires à répartir selon les priorités.
• Établir un calendrier : créez un planning réaliste pour suivre l’avancement et éviter les retards.
• Gérer les priorités : identifiez les tâches les plus urgentes en fonction de la charge de travail et des ressources disponibles.
• Anticiper les imprévus : prévoyez des marges de manœuvre pour rester flexible face aux aléas.
• Suivre et ajuster : contrôlez régulièrement les écarts entre objectifs fixés et objectifs atteints.
• Communiquer efficacement : partagez le planning avec les équipes pour une vision commune et une meilleure coordination.

Les enjeux de la gestion de planning 

L’enjeu opérationnel : L’objectif principal est d’assurer la performance de l’équipe et la livraison à temps sur chaque projet. Pour optimiser cette performance et accueillir un maximum de projets, connaître la disponibilité en temps réel et être capable d’anticiper les besoins en personnel à plus ou moins long terme est essentiel.

L’enjeu financier : La rentabilité est l’un des premiers indicateurs de performance d’une entreprise. C’est pourquoi les managers lui portent une attention particulière pour tout projet. Pour le surveiller de près et gérer l’activité autant que possible, il est important de disposer de données fiables et exploitables.

L’enjeu RH : Connaître les ressources nécessaires à la réalisation des projets futurs permet aux responsables des ressources humaines d’anticiper les besoins futurs pour accompagner le développement de l’entreprise. Cela facilite la mise en œuvre de plans de recrutement, de formation ou de mobilité pour garantir la disponibilité des dispositifs et des compétences nécessaires.

Les avantages de la gestion de planning 

Une bonne gestion de planning est essentielle pour assurer la performance globale de votre entreprise. Elle ne se limite pas à organiser les horaires, mais permet aussi d’optimiser les ressources humaines, de mieux faire face aux imprévus et de respecter la législation en vigueur. Voici les principaux bénéfices concrets :

• Réduction des retards et de l’absentéisme grâce à une organisation claire et anticipée.
• Motivation renforcée et bien-être des employés grâce à un planning équilibré et adapté.
• Limitation du sous-effectif, qui impacte directement la productivité et la rentabilité.
• Anticipation des imprévus (absences, surcroît d’activité, urgences ponctuelles…).
• Meilleure allocation des ressources, avec une vision globale des besoins et des capacités.
• Respect du droit du travail (temps de travail, jours fériés, heures maximales autorisées…).
• Réduction des coûts imprévus liés à une mauvaise organisation ou à un manque de personnel.
• Fonctionnement fluide de l’entreprise en toutes circonstances, même en période de tension.

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Votre assistant(e) peut également se charger du suivi des plannings des présences et des absences. Il ou elle peut prendre en charge le traitement des demandes de congés avant validation.

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La gestion de planning en 3 points