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Comment créer et remplir un journal comptable ?

La tenue d’un journal comptable est une obligation dans la majorité des structures. Ce document comptable doit alors remplir des conditions aussi bien dans sa création que dans son processus de remplissage. Que savoir sur les dispositions à prendre dans ces cas ? Voici un article qui aborde la question.

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Créer un journal comptable

Selon l’entreprise et sa structuration, le livre journal peut prendre plusieurs formes. Il peut être manuscrit donc consigné dans un registre papier. Ce document s’établit également à l’aide d’outil informatique comme un logiciel comptable. Dans ce dernier cas, il prend la forme d’un fichier numérique. 

Il faut faire un travail préalable pour identifier sur le système comptable de l’entreprise afin de définir la création des livres journaux. Ainsi, l’entreprise a le choix entre un seul livre journal et la création des livres auxiliaires.

Quel que soit le choix, le journal comptable manuscrit doit être tenu sans blanc ni rature. Le logiciel de comptabilité doit offrir toutes les garanties pour les informations saisies. Les informations doivent passer par un processus de validation et sans possibilité de suppression ou de modification à l’avenir. 

Remplir un journal comptable

Une fois, le livre journal créé, le responsable doit veiller à sa tenue régulière. Il faut d’abord souligner que tout enregistrement doit être fait sur la base d’une pièce justificative (factures, chèques, créances, justificatifs…).

Les données financières dans le journal se présentent sous forme d’écritures comptables. Le comptable général ou le responsable de la gestion comptable se sert d’un système de codification conforme au plan comptable général. À ceci, s’ajoute le libellé et le montant de l’opération pour mieux renseigner les utilisations des documents comptables

L’enregistrement comptable d’une opération se base sur le principe de la partie double. Dans ce cas, le total débit est égal au total du crédit. Il permet de s’assurer de l’équilibre de chaque flux constaté dans l’entité.

Le livre journal doit être rempli au jour le jour. L’entreprise peut aussi mettre en place un système récapitulatif mensuel. Toutefois, il faut veiller à ce que les pièces justificatives facilitent la compréhension des opérations comptables journalières. 


Pour aller plus loin


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