Comment contrôler ses factures fournisseurs ?
Dans une entreprise, ou activité nécessitant l’acheminement de ressources, les factures sont inévitables. Que ce soit avec une structure dotée d’un service comptabilité propre, ou au sein d’une petite entreprise : le traitement de la facturation suit des règles précises.
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Ainsi, comment contrôler les factures fournisseurs comme il se doit ? Quelles sont les obligations et modalités de facturation ? Comment contrôler le respect des mentions obligatoires sur une facture fournisseur ? Comment vérifier les règles de la TVA sur vos factures ? Et appliquer les règles de conservation des factures, comment s’y prendre ? Réponses.
Quelles sont les obligations et modalités de facturation ?
Les obligations d’établissement d’une facture
Une facture est obligatoire pour des transactions de nature professionnelles. Certaines transactions avec les particuliers justifient également l’établissement d’une facture.
Quand une transaction concerne une prestation de services ou vente de marchandise entre professionnels, pas d’hésitations. Une facture est obligatoire. Ceci vaut pour les entreprises assujetties à la TVA, tout comme celles qui ne le sont pas. Dans le dernier cas, une mention explicite doit indiquer l’exonération de taxes.
Des activités sont toutefois dispensées d’émettre des factures. Pour plus de détails, le texte de référence sont les articles 261 à 261E du Code Général des Impôts.
Les différentes modalités de transmission
Les factures peuvent se transmettre par papier ou par voie électronique. Les facturations électroniques font l’objet d’une réglementation pour une transmission publique. En effet, le dépôt, la transmission, la réception des factures électronique d’une entreprise à un client public doivent être exclusivement effectués par un portail de facturation validé par l’État. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les factures électroniques font l’objet d’une obligation de dématérialisation.
La sécurité des factures reçues électroniquement
Il existe en tout trois manières différentes d’échanger des factures. Toutes ont une valeur fiscale attestée. Il s’agit de l’EDI fiscale, la signature électronique qualifiée, et la Piste d’Audit Fiable. Pour le dernier processus, les factures papiers (scannées ou non) et factures électroniques non signées, ont une valeur fiscale. Ceci est possible si une Piste d’Audit Fiable est mise en place, et uniquement à cette condition. Cet audit nécessite de se mettre à la place d’un vérificateur n’ayant pas l’historique de la relation client-fournisseur. Ainsi, toutes les preuves nécessaire pour vérifier l’authenticité de la commande/facture doivent être mis à disposition.
De la sorte, la sécurité de la commande ou facture sont garanties par trois principes.
- L’origine de la facture est authentique.
- L’intégrité du contenu est garanti.
- La lisibilité est reconnue par tous.
Il y a un absent dans votre service comptable, et vous devez régler vos fournisseurs dans les échéances prévues ? Vous avez besoin de personnel supplémentaire et avez lancé des campagnes de recrutement, mais l’enregistrement des factures n’attend pas. Vous avez besoin de soutien dans l’optimisation des processus de traitement de vos factures, mais pas les ressources disponibles en interne. Pour tout cela, et bien plus, il y a Officéo.
Comment contrôler le respect des mentions obligatoires sur une facture fournisseur ?
Identifier le vendeur et l’acheteur
Pour que le vendeur et l’acheteur soient clairement identifiés, la facture doit comporter :
- La dénomination sociale (nom, prénom, pour une entreprise individuelle) ;
- L’adresse du siège social ;
- L’adresse de facturation ;
- Le numéro SIREN/SIRET ou le code NAF, numéro RCS ;
- La ville du greffe d’immatriculation (commerçants) ;
- Le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (artisans).
De la même manière, l’identité de l’acheteur ou du client sont à mettre clairement sur la facture. Voici les informations à faire figurer :
- La dénomination sociale (nom, prénom, pour une entreprise individuelle) ;
- L’adresse du client (sauf opposition) ;
- L’adresse de facturation (si différente de l’adresse de livraison) ;
- L’adresse de livraison.
Vérifier les informations sur les opérations réalisées
Les services rendus et produits vendus doivent être clairement désignés. En effet, pour qu’une facture soit valide, les éléments suivants doivent apparaître :
- La nature, la marque, la référence des produits ou services concernés. Pour les prestations, les matériaux fournis et la main d’œuvre doivent apparaitre ;
- La dénomination précise, la quantité, le prix unitaire HT, les taux de TVA ajoutée, les remises et autres rabais éventuels.
Contrôler les indications sur les modalités et les délais de paiement
La date ou le délai de paiement sont à faire figurer HT et TTC. Les taux de pénalité en cas de non-paiement à la date de règlement figurant sur la facture sont à indiquer. Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement apparaissent clairement. Ils sont généralement de 40€.
Comment vérifier les règles de la TVA sur les factures ?
Les conditions d’exercice du droit à la déduction
Pour qu’une TVA soit déductible, il faut rassembler 5 conditions.
- L’entreprise est assujettie à la TVA ;
- La TVA concerne un bien ou un service utilisés pour des opérations imposables à la TVA. Exception fait pour certaines opérations non-imposables à la TVA qui ont droit de la déduire : les livraisons intracommunautaires, les exportations ;
- La TVA concerne un service nécessaire à l’exploitation. Ce service est engagé dans l’intérêt de l’exploitation ;
- La TVA concerne un bien ou service utilisé à 90% ou moins à des fins étrangères à l’entreprise. Par exemple, avec les besoins personnels d’un dirigeant d’entreprise ;
- La TVA concerne un bien ou service dont la déduction n’est pas proscrite par la loi.
Ces conditions sont appliquées sur le fond de l’établissement de la facture. Pour que les conditions de formes permettent une déduction, deux autres critères sont à respecter.
- La TVA apparaît sur un justificatif. Ce document peut être un achat de bien ou prestation de services, la facture comprenant les mentions obligatoires. Un document douanier, un acte notarié ou une déclaration d’entreprise sont aussi acceptés.
- La facture ou document faisant foi doit être un original. Il comporte les mentions et dispositions prévues par la loi (références : art. 289, II du CGI et 242 monies, annexe II du CGI).
Les situations d’auto-liquidation de la TVA
Une autoliquidation de TVA consiste à inverser le montant redevable de la TVA. Ainsi, l’auto-liquidation de TVA consiste à facturer hors taxe le client ayant la charge de payer la TVA dans sa déclaration d’impôts. Ce recours est surtout utilisé pour les entreprises étrangères qui facturent en France. Pour les entreprises clientes en France, l’auto-liquidation de la TVA est possible dans les cas suivants :
- Acheter des biens à l’étranger, pour une livraison en France ;
- Acheter un service auprès de sociétés basées en dehors du territoire français ;
- Réaliser une livraison à soi-même (d’entreprise à entreprise) ;
- Acheter un bien situé en France auprès d’une entreprise basée en dehors du territoire français.
Notez qu’un autre cas est en vigueur depuis le 1er janvier 2014. Il s’agit de l’auto-liquidation de la TVA pour les sous-traitants dans le bâtiment. Un sous-traitant dans le BTP ne facture pas la TVA au donneur d’ordres. C’est à l’entreprise donneuse d’ordres d’auto-liquider la TVA.
Les situations d’achat en franchise de TVA
L’achat en franchise est permis aux entreprises qui sont assujetties à la TVA. Ces entreprises doivent réaliser elles-mêmes de livraisons en dehors de la France. En dehors de certains types de bien et services, la franchise de TVA peut s’appliquer à une acquisition intracommunautaire. Pour bénéficier de ce procédé, plusieurs conditions sont à respecter. Il faut avoir réalisé 4 importations lors des 12 derniers mois précédant la demande. Dans le cas contraire, la TVA sur l’importation est versée aux douanes concernées.
Comment appliquer les règles de conservation des factures ?
Les règles de conservation générales des factures électroniques et papier
Pour décider de la conservation d’une facture, tout dépend du format d’origine. Il peut être papier ou dématérialisé. La facture papier regroupe toute facture émise ou reçue sur un support papier, envoyée par courrier postal ou remise en main propre. La facture électronique est validée par une signature électronique. Notez que depuis le 1er janvier 2020, une facture papier puis numérisée n’est plus comptée comme une facture électronique pour les micro-entreprises.
Pour les factures électroniques, elles doivent être conservées sur un support informatique. Aucune condition spécifique n’est encore en vigueur sur le stockage ou support. Toute facture qui n’a pas fait l’objet d’une transmission électronique est à conserver en format papier. Le stockage est à effectuer en France. Ce stockage doit rester accessible par l’administration fiscale.
Dans le cas des factures d’achat ou vente émises/reçues sur papier, elles peuvent être numérisées pour conservation électronique. Les conditions d’encadrement de l’administration fiscale sont détaillées à ce sujet dans l’article A102B (livre des procédures fiscales).
Conditions de conservation préconisées par l’administration fiscale
En effet, l’administration fiscale énonce les recommandations suivantes :
- La numérisation est une copie conforme de la facture d’origine ;
- Le fichier fait apparaître explicitement tout ajout ultérieur. Ces ajouts ne doivent pas altérer le visionnage du document ;
- L’organisation respecte les procédures d‘archivage courantes ;
- Le format PDF ou PDF A/3 sont sécurisés (cachet serveur, empreinte numérique, signature électronique, etc.).
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