[Dématérialisation factures fournisseurs] Solutions et avantages
Le marché s’accorde pour dire que le coût moyen d’une facture papier s’établit autour de 20€ en moyenne (saisie, impression, papier, enveloppe, affranchissement, archivage), alors que son coût en format dématérialisé serait en moyenne intérieur à 4€.
Les entreprises françaises échangent plus de 2 milliards de factures chaque année. (Source : Syntec). Êtes-vous prêts à mieux rentabiliser vos échanges de factures fournisseurs ?
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La facturation dématérialisée : les avantages
La facturation électronique engendre bien entendu moins de paperasse. Cet argument est pourtant la partie émergée de l’iceberg. En choisissant de dématérialiser vos factures fournisseurs, de nombreux avantages s’offrent à vous.
Vous simplifiez l’ensemble du processus de traitement des factures. La manipulation des documents supprimée, vous réduisez le temps de traitement. Les factures peuvent être éditées, envoyées et archivées en un rien de temps.
Vous diminuez vos coûts et vous sécurisez vos envois. Une facture numérique permet de réduire le coût d’émission d’une facture papier de 50 à 75%. La facture dématérialisée a d’ailleurs plus de chances d’arriver par voie électronique qu’en passant d’un bureau A à un département C pour atteindre le bureau B.
Vous vous distinguez de la concurrence. La facturation dématérialisée représente un avantage concurrentiel certain pour une image de marque, donc pour votre notoriété.
Quels sont les enjeux de la dématérialisation des factures fournisseurs ?
Les bénéfices attendus par les chefs d’entreprises qui dématérialisent la facturation sont :
- Un gain de temps de traitement, toutes les factures reçues par mail, par courrier ou déposées sur des portails fournisseurs entrent dans le même processus de traitement ;
- Une mise en place des processus d’automatisation en termes de classement, de traitement, etc. ;
- Une limitation de risques notamment de double paiement d’une facture reçues par deux voies ;
- Un respect dans les délais de paiement des factures ;
- Un contrôle et suivi des opérations en interne ;
- Des économies de temps et d’argent ;
- Une lutte contre les anomalies de paiement ;
- Un rapprochement automatique entre les lignes de factures et les lignes des BL ;
- Une mise en place d’alerting pour un suivi minutieux de la trésorerie et des délais de paiement trop longs ou non respectés ;
- Un contrôle en temps réel des fiches fournisseurs et signalement des anomalies.
Dématérialiser ses factures fournisseurs : les solutions
La dématérialisation par scanner
Ce type de traitement demande simplement l’envoi d’une version scannée de chaque facture concernée. Pour les faibles volumes de factures, ce type d’amélioration est intéressant. Attention toutefois, il s’agit d’un changement relatif car les factures PDF sont souvent réimprimées pour être traitées.
Le traitement par Optical Character Recognition (OCR)
L’OCR est un processus logiciel qui permet la reconnaissance des caractères imprimés sur un document scanné. Ce document peut être par exemple un PDF. Dans cette logique de Lecture Automatique des Documents (LAD), l’OCR identifie les caractères d’imprimerie sur n’importe quel document. Il les numérise au format texte si besoin. Cette solution est compatible avec l’utilisation de logiciel comptable.
La dématérialisation de l’ensemble de la chaîne d’information
Dans l’optique d’une dématérialisation sur l’ensemble de la chaîne des intervenants, le fournisseur se charge de transmettre toutes les informations de la facture par voie électronique. Les systèmes d’Échange de Données Informatisé (EDI) facilitent ces échanges. Ainsi, dans une communication d’ordinateur à ordinateur, les informations commerciales peuvent transiter en toute sécurité. L’EDI est un exemple abouti. Il intègre en effet le traitement de chaque facture dans l’ERP utilisé par la société concernée. Toutefois, des précautions sont à prendre pour authentifier l’origine de chaque facture. La signature électronique est un bon recours à ce propos, tout comme l’adoption de norme commun au traitement des deux parties (client et fournisseur).
La dématérialisation par logiciel
Certains logiciels ont été développés pour répondre à des thématiques de gestion des performances professionnelles. De nombreuses solutions permettent la création et gestion de documents comptables et commerciaux. Ces documents sont ensuite intégrés aux éléments nécessaires à la réalisation du Bilan et du Compte de résultat. Parmi les progiciels les plus connus, les noms suivant vous sont peut-être familiers :
Accélérez le traitement de vos facture fournisseurs
- Capturez vos factures, quel que soit leur format ;
- Bénéficiez d’une expertise en la matière ;
- Intégrez dynamiquement vos écritures dans votre progiciel comptable (Sage, CEGID, EBP) ;
- Renforcez votre conformité à la Piste d’Audit Fiable en conservant une trace chronologique à vocation probatoire de tous les documents liés aux commandes fournisseurs, depuis le bon de commande à la preuve de paiement.
Votre service comptable au top de la productivité et de la rentabilité
- Divisez le délai de traitement d’une facture ;
- Réduisez le cout de gestion de vos factures ;
- Supprimez les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée ;
- Libérez du temps pour vos collaborateurs ;
- Améliorez la relation avec vos fournisseurs et ne passez plus à côté de remises pour paiement anticipé.
Besoin d’informations complémentaires ou d’assistance ?
Nos experts ainsi que l’ensemble de nos assistants indépendants se tiennent à votre disposition pour accompagner votre projet plus en détail. N’hésitez pas à nous solliciter pour une étude de vos besoins, un échange personnalité, ou tout simplement échanger autour d’un café !
Pour aller plus loin
- La gestion des commandes fournisseurs
- La gestion des litiges fournisseurs
- Le règlement des factures fournisseurs
En bref
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❓ Pourquoi dématérialiser les factures fournisseurs ?
La dématérialisation des factures fournisseurs offre plusieurs avantages, parmi les plus importants on distingue :
- Vous simplifiez l’ensemble du processus de traitement des factures.
- Vous diminuez vos coûts et vous sécurisez vos envois.
- Vous vous distinguez de la concurrence.
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💡 Quelle est la législation en matière de dématérialisation des factures ?
L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 prévoit une obligation de facturation électronique dans les échanges entre les entreprises assujetties à la TVA et implantées en France.
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💪 Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?
La mise en place de la dématérialisation des factures nécessite d’établir un protocole qui définit les modalités d’échange des factures avec les clients, les fournisseurs ou les prestataires de services. La solution de dématérialisation des factures fournisseurs mise en place doit avoir une reconnaissance optique des caractères afin de faciliter la collecte et la validation.
On se charge de votre administratif.
