Assistance administrative aux entreprises : l’avantage concurrentiel insoupçonné
L’assistance administrative aux entreprises désigne un service qui aide les entreprises à externaliser leurs fonctions support. Cela peut comprendre l’assistance comptable et financière, l’assistance aux ressources humaines (recrutement, social…), l’administration des ventes / relation clients, le secrétariat courant ou de direction, l’assistance aux achats / services généraux ou encore l’Office Management au sens large.
Sommaire
- Qu’entendons-nous par assistance administrative aux entreprises ?
- Externaliser sa gestion administrative : la botte secrète des organisations performantes
- Ils ont confiance en notre service
- Nos services
- Témoignage de Pierre Granges, responsable IT chez Allianz France et client Officéo
- Nos assistants administratifs
- L’Offre d’assistance administrative Officéo
- Questions fréquentes
[VIDÉO] L’assistance administrative aux entreprises expliquée en 1 minute
Vous êtes dirigeant d’une grande entreprise, d’une PME ou d’une Start-up ? Votre charge administrative devient trop chronophage pour votre activité, vous aimeriez déléguer mais vous ne savez pas à qui faire appel ? Vous ne voulez plus faire appel à l’intérim, mais vous n’avez pas le temps de vous lancer dans une campagne de recrutement, ni l’envie d’alourdir votre masse salariale ?
Pourquoi ne pas opter pour notre solution d’assistance administrative, déployable sous 48h, sans gestion RH et avec un suivi tout au long de la mission ? Dans cet article, découvrez notre offre et nos avantages.
Qu’entendons-nous par assistance administrative aux entreprises ?
L‘assistance administrative aux entreprises est une aide qui permet aux PME, Grands Groupes et Scale-Up (entre autres…) de déléguer certaines de leurs fonctions administratives à un tiers. Plusieurs modalités d’assistance administrative existent : le salariat, l’intérim, le prestataire indépendant et l’entreprise prestataire de services.
L’assistance administrative s’adapte à toutes les typologies d’organisation et peut en pénétrer toutes les branches. Ainsi, vous pouvez faire appel à une assistance administrative pour votre service comptable, vos ressources humaines, votre service client, votre service juridique ou encore pour la direction de votre structure.
Officéo est une entreprise prestataire de services qui s’appuie sur le travail d’assistants indépendants. Nous fonctionnons sur le modèle d’un contrat de prestation, ce qui nous permet de délivrer le meilleur compromis d’externalisation du marché : plus flexible que le salariat, plus expert que l’intérim et plus fiable que le freelancing.
Externaliser sa gestion administrative : la botte secrète des organisations performantes
Externaliser une des fonctions administratives de votre entreprise ou tout simplement faire appel à une assistance administrative (comptable, adv, RH…) peut s’avérer être un biais stratégique indéniable pour votre croissance. En choisissant de confier les bons services, dépolluez vos opérationnels, améliorez vos process et ainsi augmentez votre productivité.
Opter pour l’externalisation administrative avec un prestataire de services, c’est choisir de bénéficier d’un service agile, expert et fiable pour votre entreprise :
- Agilité : externaliser permet de programmer le volume horaire de travail nécessaire et qui correspond à votre besoin en assistance administrative. Celui-ci peut être mis en place à temps partiel ou à temps plein. De plus, un prestataire qui fonctionne sur le modèle d’un contrat de prestation et non de travail, peut moduler en temps réel, et en fonction de votre besoin, le volume horaire de prestation. Par agilité, vous pouvez aussi entendre variabilité des coûts. En effet, faire appel à un prestataire de services ne nécessite pas de gestion RH de votre part ce qui n’implique alors pas de coûts RH (recrutement, turn-over, formation…) et permet de variabiliser vos coûts fixes.
- Expertise : les assistants avec lesquels vous travaillez sont formés et déjà expérimentés en assistance administrative (adv, rh, comptable…). Ainsi, votre gestion administrative est réalisée simplement et efficacement par des professionnels dont c’est le métier. Fini les erreurs ou approximations qui ralentissent votre activité et exaspèrent vos employés.
- Fiabilité : externaliser auprès d’un bon prestataire de services, c’est aussi profiter d’un accompagnement personnalisé et d’un suivi qui assurent la continuité de service et le remplacement immédiat de l’assistant en cas d’absence ;
Ces trois avantages combinés permettent à votre entreprise de surperformer et de doper sa croissance.
Ils ont confiance en notre service
Nos services
L’assistance administrative Officéo ne se limite pas à un seul service de l’entreprise. Voici une liste non exhaustive des prestations que nous proposons :
- Assistance comptable et financière : nos assistants peuvent assister votre service comptable sur toutes les tâches administratives qui ne nécessitent pas d’imputation comptable : saisie de données comptables, suivi de trésorerie, rapprochement bancaire, gestion de notes de frais, préparation des déclarations comptables annuelles ;
- Assistance RH : nous pouvons soutenir administrativement votre service de ressources humaines, par exemple lors d’une campagne de recrutement ou lors d’un pic d’activité de l’entreprise pour des missions telles que la gestion des données du personnels ou encore de la paie… ;
- Assistance secrétariat : nous pouvons prendre en charge les missions de votre secrétariat courant telles que l’accueil physique et téléphonique, la gestion d’agendas et d’emails, la rédaction, relecture, mise en forme et conservation de documents… ;
- Assistance ADV / client : nous pouvons soutenir administrativement vos commerciaux et service client, ou bien même le suppléer si vous n’en avez pas encore. Nos assistants prennent en charge des missions telles que le processus de facturation client, l’enregistrement des factures de ventes, la préparation des contrats commerciaux… ;
- Assistance achats : nous assumons des missions telles que la recherche de produits et services nécessaires à votre activité, la gestion des stocks, les relations fournisseurs ou encore le suivi des commandes ;
- Assistance de gestion de projets : notre service peut aussi se manifester sous la forme d’une aide à la gestion de projets. Ainsi, nos assistants peuvent organiser des évènements, planifier et gérer le temps de travail des différents acteurs du projet, préparer les réunions…
A noter que nos assistants administratifs s’adaptent à votre besoin. Si vous avez besoin d’un assistant polyvalent capable d’assumer vos tâches de secrétariat courant mais aussi comptables, c’est possible.
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Nos assistants administratifs
Nos assistants administratifs sont polyvalents et leurs profils s’adaptent à votre besoin. Ainsi, si tel est le besoin, il peuvent opérer des tâches de secrétariat courant et comptable en même temps, ou bien assumer le soutien administratif des RH tout en étant Office Manager… Certains seront plutôt spécialisés dans le domaine du juridique ou bien pour une typologie de structure en particulier. Pour offrir la plus grande flexibilité possible et le plus large panel de compétences, nous pouvons fonctionner avec un binôme ou bien un groupe d’assistants administratifs.
L’Offre d’assistance administrative Officéo
Nous vous proposons un service d’assistance administrative clé en main, agile, fiable et expert..
Notre entreprise vous offre un service de prestation déployable en 48h qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad/binôme d’assistants, sur site ou à distance, en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels formés et aguerris aux métiers de l’administratif. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.
Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte-rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.
Une surcharge de travail inattendue ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser une des fonction support de votre entreprise pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ? Pas de soucis, votre contrat de prestation s’adapte à votre besoin et est modulable à tout moment.
En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant la continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre structure : l’assistant peut tout aussi bien travailler 70h par semaine que 70h par mois, en horaire décalées et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.
Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.
Témoignage de Pierre Granges, responsable IT chez Allianz France et client Officéo
O. : Quels sont les avantages de notre solution d’externalisation administrative ?
P.G. : Trouver un prestataire comme Officéo nous a permis de variabiliser notre support administratif et donc d’optimiser nos coûts fixes.
J’ai fait l’expérience d’un prestataire qui a effectué les missions avec les bons profils, en réponse à nos besoins et en synergie totale avec les équipes internes en place.
J’ai gagné 5% du temps sur mon management et nous avons pu déployer des livrables plus rapidement, c’est un atout essentiel lors des pics d’activités.
O. : Recommanderiez-vous Officéo ?
P.G. : Bien entendu, je recommande Officéo pour leur réactivité exemplaire, leur écoute des besoins clients et le suivi des solutions qu’ils mettent en place. C’est une solution très pratique pour ceux qui veulent rapidement une solution clé en main, experte, tout en maîtrisant les impacts financiers.
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Les avantages de la solution Officéo
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
- Une totale efficacité économique ;
- Sans embauche.
Sourcing premium
- Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
- Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
- Intervenants qualifiés aux références établies.
Fiabilité
- Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
- Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
- Continuité de service garantie.
Instantanéité
- Service opérable sous 48H si besoin ;
- Une solution disponible partout en France.
N’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63
Officéo, comment ça marche ?
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !
Questions fréquentes
🧐 Quels services sont inclus dans l’assistance administrative aux entreprises ?
L’assistance administrative aux entreprises peut couvrir l’assistance comptable & financière, l’assistance RH, l’ADV / Relation clients, l’assistance achats, l’assistanat de direction, l’Office Management ou encore l’assistanat juridique / paralégal…
🕵️ Quelle différence entre assistant et secrétaire administratif ?
Il n’y a pas de différence entre un assistant et une secrétaire administrative. Ils ont le même périmètre d’activité, le même salaire et ont réalisé les mêmes études.
🤨Quel est le rôle d’un assistant administratif dans une entreprise ?
L’assistant administratif permet de dépolluer les opérationnels d’une entreprise de leur charge administrative. Il leur permet de se re-focaliser sur l’essentiel de leur activité et booster leur productivité.
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