Tarifs secrétariat externalisé ➡️ guide 2024
Les tarifs d’externalisation de secrétariat varient en fonction de la nature des tâches, de la spécialisation requise et du volume de travail. Ils sont souvent facturés à l’heure, entre 20 et 50 euros HT, ou via des forfaits mensuels. Cette flexibilité permet aux entreprises de bénéficier d’une gestion administrative efficace sans les coûts fixes d’un emploi à temps plein.
[Vidéo] Les tarifs d’une prestation de secrétariat en 1 min chrono
De plus en plus d’entreprises privilégient aujourd’hui l’externalisation de leur secrétariat pour profiter de différents avantages.
Effectivement, une telle solution permet de déléguer des tâches importantes à une personne compétente, aux horaires de travail modulables, et ceci en effectuant des économies (What else?).
Vous vous demandez si l’externalisation du secrétariat serait avantageuse pour votre organisation ou envisagez de changer votre méthode d’externalisation actuelle ? Trouvez votre réponse dans les lignes qui suivent.
Quels sont les facteurs qui influencent le tarif d’un secrétariat externalisé ?
Le prix d’un secrétariat externalisé varie en fonction de plusieurs critères, dont les suivants :
1/ Le mode de travail du secrétaire externe:
- Télétravail :la plupart des secrétaires externes travaillent à distance, ce qui implique des frais supplémentaires pour elles, tels que la consommation d’électricité, les abonnements aux plateformes professionnelles et les fournitures de bureau. Ces frais sont généralement inclus dans le tarif de la prestation.
- Présence sur site : si vous souhaitez que la secrétaire travaille dans vos locaux, il faudra prévoir des frais de déplacement supplémentaires.
2/ Les tâches confiées au secrétaire externe :
- Tâches classiques : le tarif est généralement plus bas pour les tâches classiques de secrétariat, telles que la gestion du courrier, la prise de rendez-vous, la rédaction de courriels et la gestion de l’agenda.
- Tâches spécialisées : des tâches plus spécialisées, comme la traduction, la création de maquettes ou la gestion de projets, nécessitent des compétences plus pointues et donc un tarif plus élevé.
3/ L’urgence et les cas exceptionnels :
- Délais serrés : si vous avez besoin d’un travail urgent, il faudra vous attendre à une majoration du tarif, car la secrétaire devra bousculer son planning pour répondre à votre demande.
- Week-ends et jours fériés : le travail effectué en dehors des horaires de bureau habituels, c’est-à-dire les week-ends et les jours fériés, est également majoré.
4/ Le type de client
- Secteur d’activité : le tarif peut varier en fonction du secteur d’activité de l’entreprise cliente. Par exemple, les secrétaires juridiques ou médicales ont généralement des tarifs plus élevés que les secrétaires polyvalentes.
- Taille du client : plus que la taille de l’entreprise cliente (auto-entrepreneur, petite entreprise, grande entreprise), c’est le volume de prestation potentiellement induit par cette taille qui pourra influencer le tarif. Ces derniers seront dégressifs en fonction du volume de travail confié.
En résumé, le coût d’un secrétariat externalisé dépend d’une multitude de facteurs qu’il est important de prendre en compte lors de l’établissement d’un devis. Il est conseillé de demander plusieurs devis à différents prestataires afin de comparer les prix et de choisir l’offre la plus adaptée à vos besoins.
Secrétariat externalisé : mais en quoi cela consiste-t-il exactement ?
Externaliser son secrétariat, c’est confier la gestion des tâches administratives de son entreprise à un prestataire externe, généralement un indépendant ou une entreprise spécialisée. Cette solution offre de nombreux avantages, notamment :
- Un gain de temps précieux : en déléguant les tâches chronophages du secrétariat, les dirigeants et les employés peuvent se concentrer sur leur cœur de métier, ce qui stimule la productivité et la croissance de l’entreprise.
- La variabilisation des coûts : l’externalisation permet de réduire les coûts liés à l’embauche d’un secrétaire en interne, tels que les frais de recrutement, les charges sociales et l’équipement de bureau.
- Une flexibilité accrue : le recours à un secrétariat externalisé permet d’adapter les services aux besoins réels de l’entreprise, en fonction de son activité et de sa charge de travail.
- Une expertise professionnelle : les secrétaires externes sont généralement qualifiés et expérimentés, ce qui garantit un travail de qualité et une gestion administrative efficace.
Les différents types de forfaits pour un secrétariat externalisé
Les prestataires de secrétariat externalisé proposent différents types de forfaits pour répondre aux besoins variés des entreprises. Voici les principaux types de forfaits :
- Forfaits quotidiens ou mensuels : le prix est fixé à l’avance et dépend du nombre d’heures de prestation par jour ou par mois.
- Forfaits par actions ou nombre de tâches : ce type de forfait est adapté aux entreprises qui ont un volume d’appels ou de tâches prédictible. Par exemple, un forfait de 100 appels peut coûter environ 100 € HT par mois. Au-delà de ce forfait, un tarif unitaire, généralement plus élevé vous permettra de ne pas être boqué par ce dernier. Par exemple, la réception d’un appel coûtera alors environ 1,5 € HT, et l’envoi d’un publipostage peut coûter environ 6 € par lettre HT.
- Forfaits horaires : Le prix est fixé en fonction du temps passé par la secrétaire sur les tâches confiées. Comptez par exemple en moyenne entre 15 € et 30 € HT de l’heure pour la sous-traitance de la permanence téléphonique et entre 30 € et 50 € HT de l’heure pour une secrétaire indépendante plus polyvalente. Ces tarifs peuvent être plus élevés pour les prestations effectuées les week-ends ou les jours fériés.
La solution Officéo
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L’externalisation du secrétariat offre aux entreprises une solution flexible, économique et qualifiée pour déléguer leurs tâches administratives et se concentrer sur leur cœur de métier. Les tarifs varient en fonction des services, allant de 38 à 50 euros de l’heure, adaptées à vos besoins et au niveau de compétence de nos assistants.
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Ces entreprises nous font confiance pour l’externalisation de leur secrétariat
Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France, cliente Officéo
O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.
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Questions fréquentes
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🧐 Pourquoi opter pour l’externalisation de son secrétariat ?
Opter pour l’externalisation de son secrétariat permet de variabiliser ses coûts, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de bénéficier d’une expertise professionnelle sans les contraintes de gestion interne.
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💰 Quel est le tarif pour un secrétaire indépendant ?
Le tarif moyen pour une prestation de secrétariat est compris entre 20 et 50 € de l’heure. Ce tarif varie en fonction de différents facteurs, notamment selon si les travaux de secrétariat sont réalisés à distance ou sur site.
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💳 Existe-t-il des tarifs forfaitaires pour le secrétariat externalisé ?
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