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Mis à jour le : 30 janvier 2024
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Publié par Fabien Laffargue

[SECRÉTARIAT BTP] Secrétaire du bâtiment externalisée en 48h

La secrétaire BTP joue un rôle essentiel dans le secteur de la construction et ne peut être sous-estimée. En tant que pivot administratif au cœur des opérations, elle assure la coordination fluide entre les équipes sur le terrain et les activités de bureau. Ce professionnel polyvalent est un maillon essentiel pour garantir l’efficacité et la réussite des projets de construction. 

secrétaire btp

Vous êtes à la recherche d’une secrétaire BTP ? Avec Officéo, ne cherchez plus ! 

Entreprise du bâtiment, société RGE, agence de placement, groupe spécialisé dans la construction et rénovation ou équipe RH, restez compétitif, soyez maître de votre activité, même en cas d’absence sur un poste clé.

Notre force est de connaître la votre. Nous cernons vos besoins pour vous proposer des solutions adaptées. Remplacer un collègue absent ou répondre à des besoins en gestion RH en période de forte activité n’a jamais été aussi simple.

j’ai besoin d’assistance administrative

déjà secrétaire du bâtiment, je postule

Qu’est-ce qu’un secrétaire indépendante BTP ou un secrétaire du bâtiment ?

Comme tous les secrétaires externalisés, le secrétaire btp (aussi appelé secrétaire du bâtiment) prend en charge plusieurs tâches administratives. Parmi ses missions principales, on retrouve : la gestion des appels entrants et sortants, le traitement des dossiers, le traitement du courrier, la gestion du planning, la gestion des congés, l’établissement des factures, la rédaction des PPSPS, etc.

Un secrétaire du bâtiment doit posséder plusieurs compétences dont une connaissance de la réglementation générale du BTP afin de suivre les contrats et connaître les notions juridiques de ce métier.

Il maîtrise les opérations de travaux et est en mesure d’assister le directeur et les personnes sur le terrain depuis son bureau.

Comment reconnaître une bonne secrétaire ou assistante de gestion du bâtiment ?

Un bon secrétaire du bâtiment a une très bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils techniques nécessaires pour mener à bien son travail. Le secrétaire du bâtiment doit jongler entre différentes compétences clés et maîtriser entre autres :

  • Le traitement de texte ;
  • Le tableur et toutes les fonctions Excel ;
  • Les taux de TVA appliqués au secteur du bâtiment, etc.

Il doit également connaître le vocabulaire du métier du BTP afin de bien cerner les demandes et y répondre avec des informations techniques (par exemple : les devis)

Certains secrétaires BTP sont même en mesure de gérer l’organisation, le montage et la gestion administrative des dossiers ainsi que le suivi des dossiers immobiliers.

Une assistance administrative stratégique et polyvalente

administration dans le bâtiment et les travaux publics

Réduisez de manière notable les frais de gestions : bénéficiez de l’expertise des collaborateurs externalisés sans embauche, ni investissement dans du matériel de travail. Grâce à l’externalisation de votre secrétariat, concentrez vous sur des objectifs de productivité et consacrez vous à des travaux plus importants. Faites le choix d’une assistante BTP ou d’un secrétaire du bâtiment externalisé pour soutenir vos fonctions supports en toutes circonstances.

Les fonctions externalisables sont en effet légion. Une des activités les plus plébiscitées dans le domaine du BTP est la comptabilité et la gestion RH, notamment concernant la gestion des fiches de paie. La nature des contrats de travail est plus variée que dans d’autres secteurs, et Officéo l’a compris pour sélectionner les meilleurs profils.

Des experts en gestion de paie

L’externalisation de vos démarches administratives courantes permet de bénéficier, au delà d’une compétence technique bienvenue, d’une assistance administrative stratégique efficace.

Parmi nos secrétaires administratives en général et secrétaires btp Officéo en particulier se trouvent des spécialistes expérimentés dans la gestion de la paie dans le secteur du bâtiment et travaux publics. Que ce soit dans le cadre de missions ponctuelles ou récurrentes, les paies des cadres, les paies des statuts ETAM ou des ouvriers saisonniers restent organisés et à disposition pour une gestion administrative pro-active. Lors d’une démission, licenciement, conseil juridique, litige avec un salarié ou d’une aide à rédaction de travail, votre service RH garde la main sur les documents clés.

Vos paies sont en conformité avec les conventions collectives et les législations courantes. Concernant la gestion de vos fiches de paie, nous assurons une intervention complète, selon vos besoins :

  • Établissement des fiches de paie de vos employés du bâtiment ;
  • Suivi de la convention collective ;
  • Charge sociales, déclarations automatisées des données sociales unifiées (DADS-U) et déclarations DUCS EDI (retraite prévoyance pro BTP, CNRB, TPIG, Urssaf) ;
  • Suivi des congés, RTT, repos ;
  • Assistance en cas de contrôle Urssaf ;
  • Et toutes les autres prestations sociales liées à la paie dans le secteur du BTP.

Missions administratives et travaux d’une secrétaire du bâtiment

Missions administratives générales

  • Secrétariat : standard téléphonique dans vos locaux, courrier, devis, factures, contrats ;
  • Accueil téléphonique et physique de l’établissement ;
  • Gestion et suivi des commandes : facturation, relance, banque ;
  • Comptabilité : banques, facturation, TVA ;
  • Suivi et pointage de l’activité des collaborateurs ;
  • Établissement des paies et charges sociales.

Missions administratives spécifiques

Que votre secteur soit le Bâtiment et Travaux Publics ou encore l’agriculture, la santé et action sociale, le transport / logistique ou la vente par correspondance : nous trouvons un(e) secrétaire d’exploitation selon vos besoins et votre structure :

  • Préparer les tournées des techniciens sur le chantier, éditer les avis de passage et bordereaux, coordonner l’activité d’une équipe
  • Élaborer et mettre en forme des dossiers d’appel d’offres ;
  • Préparer et envoyer des courriers, devis et factures ;
  • Planifier et contrôler les opérations logistiques (réception, stockage, préparation des marchandises, produits…) d’un site ou d’un service selon les impératifs et la règlementation applicable ;
  • Saisir les opérations effectuées dans la base de données ;
  • Suivre et contrôler les chantiers et en informer les clients ;
  • Elaborer des mémoires techniques, notes techniques, SOPAQ, SOPAE ;
  • Déclarer la sous-traitance : monter le dossier d’agrément ;
  • Elaborer le Dossier d’Oeivre et d’Exécution (DOE) ;
  • Identifier et traiter les annonces, analyser les données de consommation.

Des offres ajustées à vos besoins

Nous vous proposons 4 formules sur mesure, adaptées à vos besoins et à votre budget. Une fois les tâches administratives que vous souhaitez déléguer identifiées, nous estimons le nombre d’heures à effectuer pour répondre au mieux à vos attentes.

Votre secrétaire BTP plus souple qu’un contrat de travail en CDD ou CDIVotre secrétaire BTP plus fiable qu’un freelance en direct.
Votre secrétaire BTP est moins coûteuse que l’intérimEt en prime, une continuité de service
en cas d’absence.

 

Votre secrétaire btp ou secrétaire du bâtiment externalisé(e) intervient dans vos locaux, dès que vous le souhaitez et pour la durée que vous souhaitez. Il/elle apporte au sein de votre entreprise sa maîtrise du travail de secrétariat. Possédant une bonne connaissance du vocabulaire technique, il/elle intervient auprès de votre activité de géomètre ou architecte, au sein de votre entreprise d’artisanat ou dans votre structure BTP en général.

  • Réalisation de la constitution, transmission et suivi des dossiers d’appel d’offres des marchés publics ;
  • Gestion des Déclarations d’Intention de Commencement de Travaux (DICT) ;
  • Facturation de matériels aux clients et établissement des factures ;
  • Organisation des interventions (main d’œuvre, fournitures, outillage) ;
  • Suivi et gestion de dossiers immobiliers (assurances, contrats de sous-traitance, communication avec l’urbanisme …) ;
  • Assistance du Directeur Technique et des ingénieur(e)s d’affaires.

Témoignage de Serge Estrade, client Officéo…
« Un geste que j’ai particulièrement apprécié. »

Témoignage vidéo de Serge Estrade, directeur d’Abeillon, une PME industrielle. Depuis plus de 40 ans, Abeillon conçoit, fabrique et distribue des flexibles semi-rigides.

sergeO. : Qu’avez-vous pensé des compétences et des prestations de votre secrétaire ?
S.E. : Officéo a une connaissance très poussée de leurs assistantes et ont su répondre à ma demande avec la personne idéale. J’ai dès le début été satisfait des compétences de ma secrétaire. D’autant plus, que cette dernière a su développer de nouvelles compétences. Etant habitué à EBP, un logiciel de gestion et de comptabilité, je souhaitais que ma nouvelle assistante soit capable de manier ce logiciel. Officéo a donc mis en place une formation pour elle et cela sans aucun frais supplémentaire pour moi. Geste que j’ai particulièrement apprécié.

–> Lire la suite <–


Pourquoi choisir la solution Officéo pour votre secrétariat BTP ?

Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution d’externalisation de tâches administratives. Quels avantages vous offre notre solution et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ? Découvrez-le en appuyant sur le bouton ci-dessous !


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Questions fréquentes

  • ❓ Qu’est-ce que le secrétariat BTP ?

    Le secrétariat BTP est pris en charge par une secrétaire du bâtiment. Elle s’occupe de toutes les tâches administratives comme : le traitement des dossiers, la gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, la gestion des factures et contrats, l’élaboration des DOE, etc.
    Il ne s’agit toutefois pas d’une secrétaire classique car cette dernière doit avoir des connaissances sur la réglementation générale du BTP.

  • 💪 Pourquoi externaliser le secrétariat de son entreprise BTP ?

    Externaliser le secrétariat de son entreprise BTP permet aux architectes, aux maîtres d’œuvre et aux entreprises du BTP de manière générale de se concentrer sur leurs objectifs de productivité et de dégager du temps qualifié à consacrer aux tâches à plus forte valeur ajoutée. Une secrétaire indépendante viendra vous soutenir dans vos fonctions support pour vous permettre de vous consacrer à votre cœur de métier.

  • 💰 Quel est le tarif d’une externalisation du secrétariat BTP ?

    Le tarif d’une externalisation du secrétariat BTP est compris entre 35 et 50 €/heure. Ce type de prestation est considérée comme experte, ainsi un tarif s’applique si vous faites appel à une secrétaire BTP. Selon le cas, divers autres frais peuvent s’ajouter au tarif de base pour des travaux de secrétariat externalisé.

  • 🧑‍🎓 Quelle formation pour devenir secrétaire btp ?

    Pour devenir secrétaire dans le BTP, il est nécessaire d’effectuer une formation dans le secrétariat. Puis de chercher des postes de secrétaire dans le secteur du bâtiment et acquérir le plus d’expérience dans ce domaine. Il est important également de développer des compétences administratives, ainsi que de réseauter pour trouver des offres d’emploi dans ce secteur.

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