Recrutement secrétaire ▷ La solution à 94% de satisfaction
Le recrutement d’une secrétaire est une étape importante pour l’entreprise. La secrétaire administrative est une alliée indispensable. Elle transforme le chaos quotidien en ordre, maîtrisant, en autres, la rédaction de correspondances, l’organisation de réunions, et la gestion des communications. Si vous souhaitez optimiser votre gestion administrative rapidement et efficacement, vous êtes au bon endroit.
Sommaire
- Pourquoi recruter une secrétaire ?
- Quelles sont les tâches d'un secrétaire ?
- Quelles sont les compétences que doit avoir une secrétaire ?
- Où trouver des secrétaires ?
- Quel est le salaire d'une secrétaire ?
- Comment rédiger une offre d'emploi pour un secrétaire ?
- Combien coûte le recrutement d'une secrétaire ?
- Que choisir entre un secrétaire à temps plein et un indépendant ?
- Recruter votre secrétaire avec Officéo
- Questions fréquentes sur le recrutement d'une assistante
A la recherche d’une secrétaire en CDI ? Officéo a mieux à vous proposer !
Vous cherchez à recruter une secrétaire comptable, administrative ou médicale ? Votre structure n’a pas les moyens financiers d’embaucher ? Vous n’avez pas l’envie d’alourdir votre masse salariale ? Ou bien vous multipliez les offres d’emplois mais ne trouvez plus votre bonheur en recrutant des CDI : les coûts d’intégration et de turn over sont trop élevés, l’expertise n’est pas au rendez-vous, ou tout simplement, vous avez besoin de flexibilité ?
Chez Officéo, nous sommes conscients que recruter une secrétaire est un processus important pour votre entreprise, association, cabinet… C’est pourquoi nous vous proposons une alternative fiable, agile et experte, s’appuyant sur le travail de secrétaires indépendants aguerris au domaine administratif.
Pourquoi recruter une secrétaire ?
L’un des principaux bénéfices d’avoir une secrétaire est qu’elle prend en charge les tâches administratives chronophages. En déléguant des responsabilités telles que la gestion des appels, des courriers, des e-mails ou la préparation de documents, les employés et dirigeants peuvent se concentrer pleinement sur leurs missions stratégiques et productives. La secrétaire joue également dans l’organisation de l’entreprise. Grâce à cela, l’entreprise bénéficie d’une organisation plus fluide et de processus internes mieux structurés, ce qui réduit le risque de désorganisation et de pertes de temps. De plus, en tant que premier point de contact avec l’extérieur, la secrétaire contribue à projeter une image professionnelle de l’entreprise. En somme, une secrétaire est un atout indispensable pour une entreprise, en apportant un soutien essentiel à l’organisation quotidienne, en favorisant une meilleure productivité et en renforçant l’image de marque.
Quelles sont les tâches d’un secrétaire ?
Les tâches d’une secrétaire varient en fonction de sa spécialité. Il est entendu qu’une secrétaire très qualifiée, comme une secrétaire juridique ou comptable, effectue aussi des missions administratives courantes. Voici une liste non-exhaustive des tâches que vous pourriez déléguer à vos secrétaires :
- Secrétaire administrative : une secrétaire administrative peut s’occuper de la gestion du standard téléphonique de l’entreprise ou cabinet, de la prise de rendez vous, de la planification de réunion, de la gestion des fournitures… Elle peuvent se spécialiser dans des domaines en particulier comme le médical et le juridique, qui nécessitent des connaissances spécifiques ;
- Secrétaire en ressources humaines : une secrétaire expérimentée ans les ressources humaines peut intervenir lors d’une campagne de recrutement, s’occuper de la gestion des dossiers du personnels, organiser des formations et séminaires, émettre les fiches de paies… ;
- Secrétaire comptable : en entreprise, seule une personne interne peut réaliser des tâches nécessitant une imputation comptable. Ainsi, une secrétaire indépendante peut faire de la préparation de comptabilité tout en s’aidant d’un logiciel comptable déjà paramétré pour imputer. Elle collecte et saisie les données comptables de l’entreprise, établi les rapprochements bancaires, suit la trésorerie… ;
- Secrétaire en administration des ventes : la secrétaire en administration des ventes soutient le processus commercial de l’entreprise. Elle s’occupe de la facturation client, contrôle les commandes, rédige préalablement les devis… ;
Vous recherchez une secrétaire bilingue ?
Vous n’avez pas les ressources administratives et linguistiques pour traiter avec vos clients et fournisseurs étrangers ? Pas de panique, Officéo adapte son service en s’appuyant sur des secrétaires bilingues aux compétences et curriculum vérifiés.
Quelles sont les compétences que doit avoir une secrétaire ?
Les secrétaires (ou assistants administratifs) occupent un rôle bien plus important que ce que l’ont pourrait penser. Ce sont-elles qui, en fluidifiant les process administratifs, permettent à l’entreprise de bien tourner. Voici quelques compétences indispensables à maîtriser :
- Organisation impeccable : la capacité à gérer dossiers, agendas et réunions avec précision est cruciale, assurant une fluidité opérationnelle sans faille ;
- Communication claire : la secrétaire doit communiquer efficacement, tant à l’écrit qu’à l’oral, servant de liaison entre la direction, les équipes, et les partenaires externes ;
- Utilisation bureautique : une connaissance des outils utilisés par l’entreprise est un avantage énorme. La secrétaire doit-être en capacité à s’adapter rapidement aux nouvelles technologies ;
- Anticipation : anticiper et résoudre les défis en amont est nécessaire pour éviter les interruptions dans les opérations quotidiennes ;
- Discrétion et intégrité : la confidentialité est primordiale, la secrétaire (notamment rh et comptable) connait des informations privées sur l’entreprise et les employés ;
- Adaptabilité et gestion du stress : capable de gérer les changements rapides et de rester calme sous pression, elle aide à maintenir la sérénité au sein des équipes ;
Tous ces éléments sont indispensables et décisifs lors du recrutement de votre secrétaire.
Quel est le salaire d’une secrétaire ?
Le salaire d’une secrétaire varie largement selon ses compétences, son expérience et l’environnement dans lequel elle travaille. En moyenne, une secrétaire débutante peut s’attendre à un salaire brut annuel aux alentours de 21 600 €. En fin de carrière, une secrétaire peut espérer gagner aux alentours de 30 000€ bruts. A noter que pour des secrétaires qui occupent des postes fortement qualifiés, par exemple dans le domaine juridique, le salaire peut être supérieur.
Pour une secrétaire indépendante, une prestation de service est tarifée entre 30 et 50 euros de l’heure HT.
La localisation influence également la rémunération. Dans les grandes villes comme Paris, où le coût de la vie est plus élevé et la demande pour des compétences administratives avancées est plus forte, les salaires tendent à être supérieurs. En revanche, dans des zones moins densément peuplées, le salaire moyen peut être plus modeste.
Il est important pour les employeurs de considérer ces facteurs lorsqu’ils fixent les salaires pour s’assurer d’offrir une rémunération compétitive, capable d’attirer et de retenir les meilleurs talents administratifs, essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise.
Où trouver des secrétaires ?
Comment rédiger une offre d’emploi pour un candidat ?
Définition du poste
Débutez avec un titre clair, comme « Secrétaire Administrative », et un résumé qui met en lumière le rôle essentiel de la secrétaire dans votre organisation. Détaillez les responsabilités principales pour que les candidates saisissent les attentes du poste.
Compétences et qualifications
Spécifiez les compétences techniques indispensables, telles que la maîtrise des logiciels de bureautique, et les qualités interpersonnelles, comme la capacité à communiquer efficacement. Indiquez aussi les qualifications formelles, par exemple, un diplôme pertinent ou une expérience spécifique, pour attirer des candidats qualifiés.
Culture de l’entreprise et candidature
Présentez brièvement la culture et les valeurs de votre entreprise, ainsi que les avantages offerts, pour attirer des candidats alignés avec votre vision. Terminez par les modalités de candidature, en précisant les documents à fournir et la date limite, pour clarifier le processus de sélection.
Combien coûte le recrutement d’une secrétaire ?
Le processus de recrutement d’une secrétaire est souvent plus coûteux que ce que l’on imagine. Il faut prendre en compte le coût réel du recrutement, mais aussi le coût d’intégration et de formation du salarié, celui des charges patronales sans oublier les avantages salariaux (congés, tickets restaurant…).
En accumulant tous ces frais cachés, la note peut vite devenir très salée ! Généralement plus qu’en faisant appel à un prestataire de service.
En moyenne, les charges patronales reviennent augmenter le salaire brut du salarié de 40%. Les coûts, souvent ignorés, de recrutement et de formations représentent en moyennent 20% du salaire brut..
Officéo a comparé pour vous plusieurs solutions à retrouver ici.
Que choisir entre un secrétaire à temps plein et un indépendant ?
Choisir entre un secrétaire en CDI et un indépendant dépend des priorités de l’entreprise, mais faire appel à un prestataire de services administratifs indépendant présente des avantages financiers et organisationnels non négligeables. En effet, comme énoncé ci-dessus recruter un salarié en CDI implique des coûts fixes plus élevés : salaire, charges sociales, frais liés à l’équipement et à l’espace de travail. À l’inverse, un indépendant vous permet de maîtriser vos dépenses en ajustant ses interventions selon vos besoins, sans les obligations d’un contrat à temps plein. Cette flexibilité permet d’adapter les services administratifs aux périodes de forte activité ou de baisse de régime, optimisant ainsi la gestion des ressources.
Recruter votre secrétaire avec Officéo
Officéo est un service clé en main agile, fiable et expert pour toutes les tailles de structures.
Notre entreprise vous fourni un service qui s’appuie sur un ou des assistants indépendants (comptables, juridiques, rh…). Il n’y a pas de processus de recrutement à votre charge, ni de contrat de travail.
Nos assistants sont des professionnels aguerris à votre secteur d’activité et typologie d’organisation, dont les compétences ont été vérifiées en amont à travers des tests exigeants.
Au cours de la mission, nos Account Managers, tiers de confiance entre vous et l’assistant, s’assurent de la qualité du service fourni en récoltant vos feedbacks par le canal que vous souhaitez (email, call, applicatif…). Après chaque mission, un compte rendu auquel vous avez accès dans un espace sécurisé est édité par l’assistant.
En cas de vacances ou d’absence imprévue, nous remplaçons immédiatement l’assistant en assurant la continuité de service sans aucuns frais additionnels pour vous. Besoin d’un volume de travail plus important pour une semaine en particulier ? Nos contrats de prestation sont modulables à tous moments.
Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts rh (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Officéo c’est 0 coûts fixes et 100% de coûts variables !
Vous êtes intéressés par notre service ou avez des questions :
Témoignage de Pierre Granges, responsable IT chez Allianz France et client Officéo
O. : Quels sont les avantages de notre solution d’externalisation administrative ?
P.G. : Trouver un prestataire comme Officéo nous a permis de variabiliser notre support administratif et donc d’optimiser nos coûts fixes.
J’ai fait l’expérience d’un prestataire qui a effectué les missions avec les bons profils, en réponse à nos besoins et en synergie totale avec les équipes internes en place.
J’ai gagné 5% du temps sur mon management et nous avons pu déployer des livrables plus rapidement, c’est un atout essentiel lors des pics d’activités.
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Comment ça marche ?
Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
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Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
Officéo remplace les offres d’emploi de secrétaire
Vous épluchez les offres d’emploi mais aucune ne vous correspond ? Les recruteurs ne prennent pas en compte vos compétences ? Vous ne voulez plus travailler en CDI ? Si vous êtes un secrétaire ayant le statut d’indépendant ou souhaitant lancer votre activité d’indépendant, n’hésitez pas à postuler ! Officéo vous propose chaque mois, des offres de missions en adéquation avec votre profil.
Questions fréquentes sur le recrutement d’une assistante
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🤑Quelle secrétaire est la mieux payée ?
Le salaire d’une secrétaire spécialiste dans un domaine ou hautement qualifié est très souvent plus élevé. Ainsi, une secrétaire juridique ou de direction sont souvent les postes les plus rémunérés.
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🧑🎓Quel diplôme faut-il pour être secrétaire ?
Vous pouvez accéder aux métiers du secrétariat après un bac+2 ou bac+3 en gestion, avec une spécialité (comptabilité, juridique, médical…). Vous pouvez par exemple faire un BTS en gestion et comptabilité ou encore une licence professionnelle, avec option.
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