Les avantages de l’externalisation du secrétariat médical

L’externalisation du secrétariat médical consiste à confier à un prestataire externe spécialisé la gestion des tâches administratives liées aux patients, au cabinet ou à un centre hospitalier. Cette solution, adoptée par de nombreux établissements de santé, permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle tout en réduisant les coûts associés au recrutement et à la gestion du personnel interne. Plutôt que d’embaucher un secrétaire en interne, les structures de santé peuvent ainsi bénéficier d’un service flexible et adapté à leurs besoins. Cela présente d’ailleurs de nombreux avantages, notamment :

• Ultra-flexibilité : adaptation des ressources aux fluctuations d’activité sans les contraintes d’un contrat de travail.
• Réduction et variabilisation des coûts : suppression des dépenses liées au recrutement, à l’intégration et à la formation, avec une facturation ajustée au volume de travail réel.
• Optimisation de la qualité des services : secrétaires qualifiées garantissant une gestion administrative fluide, réduisant les erreurs et améliorant l’image de la structure.
• Allègement des tâches administratives : les professionnels de santé peuvent se concentrer pleinement sur leurs patients en déléguant la gestion administrative.
• Absence de contingences sociales : aucune gestion RH nécessaire, évitant les démarches liées aux recrutements et aux obligations légales.

Quelles missions externaliser ?

Votre assistant médical peut se charger pour vous de votre secrétariat ou télésecrétariat médical. Il s’occupe de l’ensemble des tâches administratives et RH nécessaires au bon fonctionnement de votre cabinet telles que :

• Permanence téléphonique ;
• Accueil des patients ;
• Gestion des rendez-vous ;
• Gestion, frappe et traitement des courriers ;
• Mise à jour et suivi des dossiers médicaux ;
• Rédaction des comptes rendus médicaux ;
• Commande et gestion du matériel médical ;
• Rédaction et archivage des documents administratifs ;
• Assistance comptable.

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Pourquoi Officéo est LA solution ?

Rechercher un prestataire d’externalisation fiable pour la gestion du secrétariat médical peut s’avérer complexe, surtout lorsqu’il s’agit du premier contact avec les patients. Officéo, leader de l’Office Management, propose une solution clé en main, fiable, experte et agile. Grâce à une prestation flexible et modulable, vous bénéficiez d’un accompagnement professionnel et d’une qualité de service optimale, adaptée à vos besoins. Voici, en quelques points, pourquoi vous devez opter pour Officéo :

Fiabilité accrue 

• Service plus fiable que le freelance, plus économique que l’intérim et plus agile que le salariat.
• Assistants indépendants sélectionnés rigoureusement via des tests de compétences.

Déploiement rapide 

• Mise en place de la prestation en 48 heures, selon le besoin (sur site ou à distance).
• Flexibilité totale du contrat, ajustable à tout moment en fonction des imprévus ou des pics d’activité.

Accompagnement professionnel 

• Accounts Managers dédiés assurant le suivi et la qualité de la mission.
• Feedbacks réguliers via téléphone, email ou application dédiée.
• Compte-rendu détaillé accessible dans un espace sécurisé après chaque mission.

Modularité et adaptabilité :

• Prestations adaptées selon le volume de travail (de 70h par semaine à 70h par mois).
• Horaires flexibles, ponctuels ou durables, selon les besoins de l’entreprise.
• Remplacement immédiat en cas d’absence de l’assistant pour assurer la continuité du service.

Maîtrise des coûts

• Aucun frais RH caché (pas de recrutement, ni de charges patronales).
• Coûts entièrement variables et ajustés selon la consommation réelle du service.

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Comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier et vos patients.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

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Témoignage de Philippe Sulzer, médecin et client Officéo

O. : Qu’avez-vous particulièrement apprécié dans notre service ?

P.S. : Le gain de temps. Un médecin doit avant tout s’occuper de ses patients ! Mon assistante m’a fait gagner un temps fou. De plus, j’ai apprécié le fait de ne pas m’occuper des contingences RH inhérente à un recrutement, ce qui aurait été également chronophage.

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Questions récurrentes