[Vidéo] Le secrétariat médical externalisé – Ce qu’il faut retenir

Qu’est ce que l’externalisation du secrétariat médical ?

Pourquoi externaliser le secrétariat médical ?

Les structures de santé optent souvent pour l’embauche de secrétaires en CDI pour s’occuper de leur administratif. Toutefois, avoir recours à l’externalisation leur permettrait de bénéficier d’une flexibilité accrue et d’un service adapté à leurs besoins et présente de nombreux avantages, notamment :

Adapter la fréquence horaire à vos besoins 

Lors des premières années d’exercice en libéral, la patientèle est souvent en cours de constitution, ne nécessitant pas nécessairement l’intervention d’une secrétaire à temps plein. Par ailleurs, même les praticiens les plus expérimentés peuvent traverser des périodes de baisse d’activité, durant lesquelles la charge administrative s’allège. L’externalisation offre ainsi une solution souple et adaptée, permettant d’ajuster précisément le nombre d’heures réalisées par votre prestataire indépendant en fonction du volume réel de travail.

Optimisation de la qualité des services 

Dans le secteur de la santé, la rigueur dans le traitement des dossiers patients et la saisie des données est essentielle. La moindre erreur peut avoir des répercussions sérieuses sur la prise en charge. Il est donc indispensable de faire appel à un profil expérimenté. Les secrétaires indépendantes, souvent spécialisées dans le domaine médical, offrent ce niveau d’expertise et de fiabilité.

Gains de temps 

En externalisant la gestion administrative, les professionnels de santé peuvent se recentrer sur leur cœur de métier : le soin aux patients. Cette délégation permet de gagner du temps, de réduire la charge mentale liée aux tâches organisationnelles et d’améliorer la qualité du service rendu, tout en assurant une gestion rigoureuse par des spécialistes.

Maîtrise des coûts

L’externalisation permet également de transformer des coûts fixes — tels que le salaire d’une secrétaire, les charges sociales ou l’équipement de bureau — en coûts variables. Vous ne payez que pour les prestations réellement effectuées, ce qui offre une plus grande flexibilité budgétaire et une meilleure maîtrise des dépenses, notamment en période de fluctuation d’activité.

Absence de contingences sociales 

L’externalisation présente aussi l’avantage d’éliminer toute gestion RH : aucun recrutement à prévoir, aucune formalité administrative liée à l’embauche ou au suivi du personnel. Le professionnel de santé se libère ainsi des obligations légales et des contraintes managériales, tout en bénéficiant d’un service opérationnel immédiatement.

Quelles tâches confier à un secrétariat médical externalisé ?

Une secrétaire médicale externalisée ne se limite pas à répondre au téléphone, bien que ça soit souvent la raison principale pour laquelle elle est sollicitée : elle joue également un rôle central dans la fluidité de votre organisation. Bien plus qu’une simple télésecrétaire, elle prend en charge un large éventail de missions, vous permettant de vous recentrer pleinement sur vos patients. Parmi les services proposés :

• Permanence téléphonique professionnelle
  Prise en charge des appels entrants selon vos consignes : filtrage des urgences, informations générales, prise de rendez-vous, etc. Grâce à des plages horaires souvent plus étendues que celles d’une secrétaire sur site, les interruptions sont limitées et la continuité du service est assurée.

• Gestion complète de l’agenda médical
  Coordination des rendez-vous via les plateformes courantes (Doctolib, Maiia…), rappels automatiques pour réduire les oublis et no-shows, optimisation des plannings, réattribution rapide des créneaux annulés, gestion des reports à la demande des patients.

• Traitement administratif courant
  Saisie de comptes rendus (notamment via dictée numérique), rédaction et archivage de documents, mise à jour des dossiers médicaux, suivi des commandes de matériel, gestion des e-mails, tri de courriers, pré-qualification des patients, voire appui comptable selon les prestataires.

• Allègement des tâches RH
  L’assistant médical peut aussi prendre en charge certaines démarches administratives liées à la gestion du personnel : transmission des éléments variables de paie, suivi des absences, gestion des plannings internes, etc.

En externalisant ces missions à une secrétaire médicale indépendante, vous gagnez en sérénité, en efficacité et en flexibilité.

Comment varient les coûts liés à l’externalisation du secrétariat médical ?

L’externalisation est souvent perçue comme une source d’économies par rapport à l’embauche d’une secrétaire médicale salariée (salaire, charges sociales, congés, formation, matériel). Les modèles de tarification varient :

• Au forfait : un abonnement mensuel fixe couvrant un certain volume d’appels ou de tâches, ou une disponibilité sur des plages horaires définies. C’est le modèle le plus courant, offrant une bonne prévisibilité des coûts.
• À l’acte (ou à l’appel) : vous payez en fonction du nombre d’appels traités ou de tâches spécifiques réalisées (prise de RDV, etc.). Intéressant pour les faibles volumes ou les besoins ponctuels, mais peut devenir coûteux si l’activité augmente fortement.
• Au temps passé : facturation basée sur le temps réel consacré par le télésecrétariat à votre cabinet. Moins fréquent pour la permanence téléphonique simple.

Facteurs influençant le coût

• Le volume d’appels mensuel ;
• L’amplitude horaire de la permanence souhaitée (soir, week-end ?) ;
• La complexité des consignes et des tâches déléguées ;
• Le niveau de service (options de rappel SMS, intégration logicielle poussée…).

Il est essentiel de comparer les offres en tenant compte du retour sur investissement : temps gagné, réduction des appels manqués (donc potentiellement moins de perte de revenus), amélioration de la satisfaction patient, diminution du stress pour vous et votre équipe.

Comment mettre en place un service de secrétariat médical externalisé ?

Mettre en place un service de secrétariat médical externalisé est un processus qui demande un peu de préparation pour garantir une transition fluide et une collaboration efficace. Voici les étapes clés à suivre :

1. Définir vos besoins : Volume d’appels, plages horaires souhaitées, tâches à déléguer, consignes spécifiques.
2. Rechercher et comparer les prestataires : Évaluer selon les critères clés (spécialisation, technologie, conformité, prix, références).
3. Demander des devis et éventuellement une période d’essai.
4. Choisir votre prestataire et signer le contrat.
5. Définir et transmettre les consignes détaillées : configurer l’accès à l’agenda, mettre en place le transfert d’appel.
6. Assurer une communication régulière avec le prestataire pour suivre l’activité et adapter les consignes.

Comment choisir le bon prestataire de secrétariat médical externalisé ?

Le choix de votre partenaire est crucial pour une externalisation réussie. Voici les critères essentiels à évaluer :

• Spécialisation médicale : Le prestataire comprend-il les spécificités du secteur médical (terminologie, gestion de l’urgence, confidentialité) ? Son personnel est-il formé aux enjeux de la santé ?
• Technologie et compatibilité : Le service utilise-t-il des outils modernes et sécurisés ? Est-il compatible avec votre logiciel de gestion d’agenda et de dossier patient ? Propose-t-il une interface claire pour suivre l’activité ?
• Flexibilité et personnalisation : Le service peut-il s’adapter à vos horaires, à vos consignes spécifiques de prise d’appels et de gestion d’agenda ? Les offres sont-elles modulables ?
• Conformité RGPD et HDS : La protection des données de santé est primordiale. Assurez-vous que le prestataire respecte scrupuleusement le RGPD et, idéalement, dispose de la certification Hébergeur de Données de Santé (HDS) si des données sensibles sont traitées ou stockées.
• Qualité de la communication et transparence : Comment les informations vous sont-elles transmises ? Les processus sont-ils clairs ? La communication avec l’équipe distante est-elle fluide ?
• Disponibilité et réactivité : Quelles sont les plages horaires couvertes ? Comment la continuité du service est-elle assurée (absences, pannes) ? Quel est le temps moyen de réponse ?
• Références et réputation : N’hésitez pas à demander des références ou à consulter les avis d’autres professionnels de santé ayant recours à leurs services.

Pourquoi Officéo est LA solution ?

Rechercher un prestataire d’externalisation fiable pour la gestion du secrétariat médical peut s’avérer complexe, surtout lorsqu’il s’agit du premier contact avec les patients. Officéo, leader de l’Office Management, propose une solution clé en main, fiable, experte et agile. Grâce à une prestation flexible et modulable, vous bénéficiez d’un accompagnement professionnel et d’une qualité de service optimale, adaptée à vos besoins. Voici, en quelques points, pourquoi vous devez opter pour Officéo :

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Comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier et vos patients.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

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Témoignage de Philippe Sulzer, médecin et client Officéo

O. : Qu’avez-vous particulièrement apprécié dans notre service ?

P.S. : Le gain de temps. Un médecin doit avant tout s’occuper de ses patients ! Mon assistante m’a fait gagner un temps fou. De plus, j’ai apprécié le fait de ne pas m’occuper des contingences RH inhérente à un recrutement, ce qui aurait été également chronophage.

-> Lire la suite du témoignage <-

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