Une solution experte pour votre service de santé, disponible en 48h

L’externalisation du secrétariat médical consiste à confier les tâches administratives liées à la gestion des patients, du cabinet ou d’un centre hospitalier, à un prestataire externe spécialisé. Au cours des dernières décennies, de nombreux secteurs, y compris le domaine médical, ont adopté l’externalisation comme stratégie pour améliorer leur efficacité opérationnelle et réduire les coûts.

Cabinet, hôpital ou clinique, la charge administrative est trop lourde pour votre activité mais lancer une campagne de recrutement pour un secrétaire est une vraie douleur, en terme de temps et d’argent ?

Officéo propose une solution d’assistance administrative externalisée, sans gestion RH et économique, qui s’appuie sur le travail de secrétaires indépendantes. Dans cet article découvrez les avantages de l’externalisation pour votre structure mais aussi notre offre dédiée au secrétariat médical.

Quelles missions confier à Officéo ?

Votre assistant médical Officéo peut se charger pour vous de votre secrétariat ou télésecrétariat médical. Il s’occupe de l’ensemble des tâches administratives et RH nécessaires au bon fonctionnement de votre cabinet telles que :

• Permanence téléphonique ;
• Accueil des patients ;
• Gestion des rendez-vous ;
• Gestion, frappe et traitement des courriers ;
• Mise à jour et suivi des dossiers médicaux ;
• Rédaction des comptes rendus médicaux ;
• Commande et gestion du matériel médical ;
• Rédaction et archivage des documents administratifs ;
• Assistance comptable.

Les avantages de l’externalisation du secrétariat médical

Ultra-flexibilité

Le premier avantage qu’observent les cabinets médicaux et centres de santé quand ils font appel à une solution de secrétariat externalisé est l’adaptation aux pics d’activité. Sans les chaînes du contrat de travail, un prestataire de services de secrétariat pourra vous permettre d’ajuster votre planning à la carte, de façon ultra-modulable, à la hausse comme à la baisse en fonction du besoin de votre cabinet.

Réduction et variabilisation des coûts

Un autre avantage de l’externalisation, fortement corrélé au premier, est la variabilisation des coûts opérationnels.
Nombreuses sont les structures de santé qui préfèrent encore embaucher plutôt que de faire appel à un prestataire de services. Or, de nombreux coûts liés au salariat (comparatif chiffré) sont souvent omis (recrutement, intégration, formation, avantages) et, une fois réintégrés, rivalisent bien souvent avec le prix d’une prestation de services. Concrètement, faire appel à un prestataire ne nécessite pas de gestion RH pour votre structure, vous ne payez que le volume de travail dont vous avez besoin et pouvez ajuster votre consommation au besoin. Par ailleurs, face à d’autres solutions plus flexibles que le salariat comme l’intérim, l’externalisation possède un avantage non négligeable : elle n’alourdit pas votre masse salariale mais est comptabilisée en charges fournisseurs.

Optimisation de la qualité de vos services administratifs

L’externalisation du secrétariat médical révolutionne la qualité des services par deux principaux vecteurs.

• Le secrétariat est opéré par des secrétaires qualifiés et expérimentés ce qui permet d’éviter les erreurs, de fluidifier les process mais aussi de donner une bonne image de votre structure de santé ;
• Ces secrétaires permettent de décharger les professionnels de santé de leur pollution administrative, leur permettant ainsi de se concentrer pleinement sur leur patientèle.

Absence de contingence sociale

En déléguant les tâches administratives à un prestataire de services qui vous délivre un service clef en main, les professionnels de la santé ne se chargent d’aucun recrutement, souvent chronophage, ni gestion RH. Ils se concentrent ainsi pleinement sur leurs patients.

Choisir Officéo : fiabilité et continuité de service assurées

La fiabilité est sûrement le point le plus difficile à trouver lorsque l’on recherche un prestataire d’externalisation, surtout pour les cabinets et hôpitaux dans lesquels le secrétaire ou télésecrétaire est le premier contact avec le patient. En choisissant Officéo, leader du marché de l’Office Management, vous êtes assurés d’accéder à un service plus fiable que le freelance en direct, plus économique que l’intérim et plus agile que le salariat (comparatif chiffré ici).
En s’appuyant sur le travail d’assistants indépendants, notre accompagnement et professionnalisme tout au long de la mission fait de nous la meilleure alternative du marché.

Notre entreprise vous offre un service de prestation déployable en 48h qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad/binôme d’assistants, sur site ou à distance, en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels formés et aguerris aux métiers de l’administratif. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.

Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte-rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.

Une surcharge de travail inattendue ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser une des fonctions support de votre entreprise pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ? Pas de soucis, votre contrat de prestation s’adapte à votre besoin et est modulable à tout moment.
En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant la continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre structure : l’assistant peut tout aussi bien travailler 70h par semaine que 70h par mois, en horaires décalées et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.

Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez affaire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.

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Témoignage de Philippe Sulzer, médecin et client Officéo

O. : Qu’avez-vous particulièrement apprécié dans notre service ?

P.S. : Le gain de temps. Un médecin doit avant tout s’occuper de ses patients ! Mon assistante m’a fait gagner un temps fou. De plus, j’ai apprécié le fait de ne pas m’occuper des contingences RH inhérente à un recrutement, ce qui aurait été également chronophage.

-> Lire la suite du témoignage <-

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Comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier et vos patients.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

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Vous êtes assistante médicale
… envie de passer à la vitesse supérieure ?

Déjà assistante spécialisée dans le médical, vous souhaitez donner un nouveau souffle à votre vie professionnelle ? Officéo vous aide à développer votre activité, sans prospecter !

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Questions récurrentes