Vous souhaitez créer un bar associatif ? Vous souhaitez concrétiser votre engagement associatif en montant enfin un bar afin de participer à la cohésion sociale de votre ville ? Vous ne savez pas par où commencer, ni quelles démarches effectuées ? Officéo répond à vos interrogations.

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Qu’est-ce-qu’un bar associatif ?

Un bar associatif aussi appelé café associatif  ou café littéraire ou encore café solidaire, est un lieu de rencontre, de partage et de convivialité tenu par une association soumis à la loi 1901. Contrairement aux bars commerciaux, il ne poursuit pas de but lucratif mais social. Son objectif principal est de répondre à un besoin social, culturel ou communautaire. Si l’ambiance bistrot peut y être recréée, un bar associatif est avant tout un lieu de vie et de partage. Il créé du lien social et participe à la vie associative d’une ville. Aller boire un verre, ou un jus de fruit, tout en préservant le contact humain est une belle initiative permise par ce type de lieu.

Comment fonctionne un café ou bar associatif ?

Bar associatif ouvert au public

Une association peut créer un bar sans autorisation préalable lorsque le gérant décide de ne pas y servir de boissons alcoolisées.
Dans le cas contraire, un bar associatif ouvert à tous doit obtenir une licence de restauration ou de débit de boisson, au même titre qu’une brasserie. Cette licence instaure à l’exploitant des obligations relatives à ce débit de boissons :

• la protection des mineurs ;
• l’affichage de la liste des boissons et des prix ;
• l’interdiction de fumer ;
• des dispositions relatives à l’éclairage de sécurité, l’évacuation des personnes ainsi que l’hygiène alimentaire et la salubrité.

Bar associatif réservé aux adhérents

Lorsque d’un bar associatif n’est ouvert qu’aux membres de l’association, le gérant n’a pas l’obligation de posséder une licence de restauration ou un débit de boissons. Cependant cela est possible sous certaines conditions :

• le bar associatif est à but non lucratif ;
• la vente d’alcool se limite aux boissons appartenant aux groupes 1 et 3 de la classification officielle des boissons (boissons sans alcool, vins doux naturels, bières, liqueur etc.).

Bar associatif ouvert à l’occasion d’un événement associatif

Afin qu’un bar associatif puisse ouvrir ses portes, ou créer une buvette temporaire, à l’occasion d’un événement associatif, le gérant doit prévenir 15 jours à l’avance le maire de la commune et obtenir son autorisation. Si l’association la reçoit la vente de boissons alcooliques de catégories 4 ou 5 est prohibée.

A savoir : L’ouverture d’un bar associatif ne possède pas de démarches obligatoires relatives à l’administration fiscale. Néanmoins certaines recettes peuvent être considérées comme lucratives. Si cela est le cas, ces rentrées d’argent doivent être déclarées :

• Dans le cas où revenus aliment la majorité du budget du bar ;
• Si les recettes vont au-delà des 72 000€.

Comment créer un bar associatif ?

Bien plus qu’un simple établissement où consommer des boissons ou des cafés, le bar associatif est un lieu de vie et d’échanges. En France, ces espaces associatifs jouent un rôle clé dans la création de liens sociaux, la promotion d’activités culturelles, et la dynamisation des communes. Aucun diplôme n’est requis pour créer un bar associatif sauf si ce dernier sert et élabore des pâtisseries en interne, dans ce cas un CAP pâtisserie ou 3 ans d’expérience dans la pâtisserie sont nécessaires. Par ailleurs, depuis la loi PACTE de 2019, le stage de préparation à l’installation n’est plus obligatoire. Créer un espace associatif se fait en plusieurs étapes importantes.

Créer une association loi 1901

Un bar ou café associatif n’existe pas sans une association. Pour donner un cadre légal à votre initiative, la création d’une association est donc incontournable. Voici les étapes :

• Rédiger les statuts (document qui fixe les règles de fonctionnement de l’association : objectifs, gouvernance, modalités d’adhésion).
• Choisir un siège social (déterminez l’adresse administrative de l’association, qui peut être votre local ou un autre lieu).
• Déclarer l’association (faites les démarches auprès de la préfecture pour obtenir le récépissé de déclaration et un numéro d’enregistrement).
• Former une équipe dirigeante (nommez au minimum un président, un trésorier, et un secrétaire. Ces rôles sont essentiels pour assurer la bonne gestion de l’association).

Définir le concept et les objectifs du bar

Avant de se lancer, il est essentiel de poser les bases de votre projet.

• Quel sera le but principal de votre bar associatif ?
• Sera-t-il un espace de rencontre culturel, un lieu dédié à des projets sociaux, ou encore un café proposant des boissons locales et écologiques ?
• Pensez aussi à définir votre public cible : habitants du quartier, familles, étudiants, ou toute la communauté.
• Le concept doit être unique et répondre à un besoin spécifique.

Trouver le lieu adéquat pour la création d’un bar associatif

Afin d’aménager un véritable lieu de rencontre il est conseillé d’acquérir un endroit relativement grand. Si vous ne disposez pas d’un réseau assez étendu et que le bouche-à-oreille n’a pas porté ses fruits, les petites annonces regorgent d’endroits atypiques et abordables.

Les mairies et agglomérations peuvent également mettre à disposition un espace associatif ou des permanences. Il est possible d’adresser votre demande au marie, président au conseil général, du conseil régional ou au préfet.

Si un particulier offre un espace pour un prêt, un bar associatif peut s’y installer. Une caution ou une souscription à une assurance peuvent être demandées de la part du propriétaire. Ce dernier peut à tout moment en exiger sa restitution, avec un délai de préavis.

Lorsque l’endroit adéquat est trouvé, il ne vous reste plus qu’à créer un lieu convivial !

Mettre en place une organisation ou une équipe

Comme pour tout projet, s’entourer d’une bonne équipe est essentiel pour mener à bien le fonctionnement de votre bar associatif. La réussite d’un bar associatif repose sur une équipe engagée. Avoir une grande équipe oui, mais aux profils variés, c’est encore mieux, notamment si vous êtes amener à travailler à distance. Choisir des personnes aux compétences et qualités différentes, c’est profiter des forces de chacune d’entre elles. Vous connaissez quelqu’un travaillant dans le marketing, dans la comptabilité ou dans le design ? Ses atouts vous seront utiles ! La réussite d’un bar associatif repose sur une équipe engagée. Recrutez des bénévoles aux compétences variées (organisation, communication, animation) pour soutenir vos activités. Des réunions régulières peuvent être organisées pour répartir les tâches et motiver votre équipe.

Se former

Suivre une formation n’est pas requis pour l’ouverture d’un bar associatif. Cependant, pour élaborer un projet associatif cohérent, il est important d’aller voir ce qui a déjà été fait. Partir à la rencontre des personnes qui ont ouvert un bar ou un café associatif est l’occasion de poser de questions et d’être conseillé. De ce fait, prendre son temps et ne pas se précipiter est primordial.

Une formation relative à la vie associative existe : il s’agit du certificat de formation à la gestion associative (CFGA). Ce certificat a pour but de préparer un bénévole ou salarié à la gestion d’une association. Le Réseau des cafés culturels associatifs organise des formations thématiques sur la gestion de lieu associatif.

Même si cela n’est pas obligatoire, une étude de marché et la constitution d’un business plan peuvent être un atout pour que votre projet ait toutes les chances de réussir et de perdurer.

Élaborer un budget prévisionnel

Un budget réaliste est indispensable pour garantir la viabilité de votre projet. Listez toutes les dépenses et les sources potentielles de financement :

• Dépenses principales : Location ou achat du local, travaux d’aménagement, achat de matériel (mobilier, machines à café, stocks de boissons).
• Financement : Envisagez des subventions, des collectes de fonds, des cotisations des adhérents, ou encore des partenariats avec d’autres associations ou entreprises locales.
  Assurez-vous d’avoir une trésorerie suffisante pour couvrir les premiers mois d’activité.

Faire connaître le projet

Une bonne communication est capitale pour faire parler de son projet. En plus du bouche-à-oreille parmi des acteurs associatifs, il ne faut pas hésiter à en parler à vos proches.

Aujourd’hui, les technologies de communication permettent de plus grandes opportunités et la possibilité de toucher davantage de personnes. Les réseaux sociaux sont un coup de pouce dans la promotion de l’ouverture de votre structure associative. Demandez aux bénévoles de l’association de relayer votre message sur leur compte personnel, sur le blog etc.

Les affiches sont toujours une bonne idée et un vecteur de communication. Vous avez un designer, un artiste parmi votre équipe ou vos proches ? N’hésitez pas à lui demander de l’aide pour la confection de cette affiche.

Quel budget pour ouvrir un bar associatif ?

Quel budget prévoir pour ouvrir un bar associatif ?

Il est très difficile de créer un bar associatif sans un financement. Ce dernier néanmoins ne suffit pas pour ouvrir votre établissement car les banques exigent un apport personnel de 25% à 50%. Sans apport, l’ouverture de votre bar peut vite devenir une chimère !

Ouvrir votre bar engage différents coûts, il faudra prévoir un budget pour :

• Le local et les travaux d’aménagement à faire dans le local (prévoir entre 30 000 et 80 000 €) ;
• Le budget et la trésorerie de départ (la fourchette va de 10 000 à 15 000 €) ;
• Les dépenses pour les équipements et les mobiliers dans le bar (entre 10 000 et 30 000 € pour les meubles, décorations, les machines, la vaisselle, …etc.) ;
• Le salaire des premiers employés (comptez entre 5000 et 10 000 €).

Gérer le budget

Avant l’ouverture du bar, il est important de prévoir toutes les sources de financement pour faire vivre le bar de l’association. Le bar associatif génère des recettes sur les boissons mais il doit trouver d’autres rentrées d’argent.

Proposer de la petite restauration, type cantine avec des salades et des sandwich, peut être une solution. L’association peut, par exemple, organiser des rendez-vous ponctuels ou réguliers comme un brunch ou des soirées.. Certains lieux associatifs offrent également leur espace à de jeunes artistes pour un vernissage.

Des subventions publiques existent. La Maison des Associations possèdent un siège social et peuvent vous épauler dans les différentes aides dont vous disposer. Cet organisme accompagne les associations. L’organisation d’événements de vie associative peuvent aider à maintenir un certain équilibre financier.

Obtenir un financement

Outre les donations et les dons, il est possible pour une association d’obtenir une subvention publique. Les associations déclarées et immatriculées au répertoire Sirene doivent effectuer les formalités en ligne pour obtenir une aide publique. Néanmoins l’organisme doit être affilé à l’une des entités suivantes :

• le Centre national pour le développement du sport ;
• le Fonds de développement de la vie associative ;
• le Soutien aux associations agréées jeunes et éducation populaire ;
• le Partenariat association pour la protection de l’environnement.

Il est tout à fait possible d’effectuer sa demande de subvention par courrier en remplissant le formulaire Cerfa n°12156*05.

Pour ouvrir un bar, une association peut également avoir recours au financement participatif. De nombreuses plateformes existent comme KissKissBankBank.

La TVA et impôts commerciaux des bars associatifs

Bien que soumis à la TVA, un bar associatif peut être dispensé du paiement de celle-ci s’il applique le régime de la franchise en base. Ce dernier est applicable lorsque l’association réalise au cours de l’année précédente un chiffre d’affaires qui ne dépasse pas 82 800 euros.

Les principales conséquences de cette franchise en base :

• Ne pas collecter la TVA sur les ventes ;
• Ne pas avoir le droit de récupérer la TVA sur les achats ;
• Indiquer sur les factures la mention « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts ».

Il ne faut pas confondre la franchise en base de TVA avec la franchise des impôts commerciaux.

Sont exonérées de l’IS, de la CET et de la TVA, les associations dont :

• Les activités non lucratives sont prépondérantes ;
• La gestion est désintéressée ;
• Les recettes des activités lucratives ne dépassent pas 61 634 euros.

Licence d’alcool et obligations nécessaires pour un bar associatif

Si vous envisagez de proposer des boissons alcoolisées, vous devrez obtenir une licence (Licence III ou IV). Pour cela :

• Suivez une formation sur la gestion des débits de boissons et la législation en vigueur.
• Assurez-vous que votre bar respecte les règles strictes d’hygiène et de sécurité.
  Pensez également à vérifier les règlements spécifiques de votre commune, car certaines autorisations peuvent varier localement.

Certaines règles destinées à prévenir l’alcoolisme doivent toutefois être respectées par tous les bars associatifs qu’ils servent de l’alcool ou pas :

• Interdiction pout les buvettes sportives de servir des boissons alcoolisées, sauf agrément ministériel ;
• Interdiction pour les open-bars de servir des boissons à volonté ;
• Ne pas vendre les boissons en dessous du prix de revient ;
• Interdiction de servir de l’alcool à des mineurs (l’âge minimum est fixé à 18 ans) ;
• Aucun crédit n’est autorisé ;
• Accès interdit aux cafés/bars qui servent de l’alcool aux jeunes de moins de 16 ans.

Autres règles et obligations :

• Pour pouvoir servir de l’alcool, il est obligatoire de suivre la formation « permis d’exploiter » ;
• Il est nécessaire d’indiquer l’utilisation éventuelle d’allergènes dans les boissons ;
• Le respect des normes d’hygiène et le suivi de la formation « hygiène alimentaire dans la restauration » ;
• Il est obligatoire de payer l’adhésion à la SACEM pour diffuser de la musique ;
• Le respect des normes de sécurité et d’accessibilités liées aux établissements qui reçoivent du public ;
• Une autorisation de la mairie est nécessaire pour l’exploitation d’une terrasse.

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Officéo vous accompagne !

Pour l’ouverture d’un bar associatif vous pourrez recevoir un coup de main de la part d’Officéo sur :

• La comptabilité et trésorerie ;
• La rédaction et le suivi de documents destinés aux membres ou administrations externes ;
• Les bilans comptables lors des exercices de clôture ;
• Le règlement des factures fournisseurs, la gestion des devis, les relances de paiement ;
• La réception des appels, la gestion des plannings, le suivi du courrier ou la gestion de votre base contact mail …

Et bien plus encore !

En plus de pouvoir vous soulager des démarches administratives en association, Officéo vous aide à gérer une association :

• Gestion administrative d’association ;
• Gestion comptable d’association ;
• Déclarations fiscales.

  Être rappelé  

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Et comment ça marche concrètement ?

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

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Les avantages d’un(e) assistant(e) Officéo

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Questions fréquentes