Vidéo] 2 min pour tout savoir sur le métier d’assistant ADV

Un assistant d’administration des ventes (aussi appelé gestionnaire ADV) a pour rôle d’administrer le pôle commercial d’une entreprise. Son métier consiste à prendre en charge la gestion des dossiers clients et fournisseurs, édite les factures, prépare les commandes…

Ainsi, nous détaillerons tout au long de cet article les missions quotidiennes d’un assistant ADV, ses compétences requises, son salaire ou encore le parcours à suivre ainsi que les évolutions possibles.

C’est quoi un assistant ADV ?

Un assistant ADV (administration des ventes) est un professionnel qui assure la communication avec les clients, gère les réclamations et veille à leur satisfaction. Tout comme le gestionnaire de facturation, il est garant du bon fonctionnement de la facturation et des devis clients mais aussi de la prévoyance des contentieux. En jouant un rôle clé dans la coordination des opérations de vente et le soutien administratif, l’assistant ADV contribue à l’efficacité et à la performance globale de l’entreprise.

Les missions du poste de gestionnaire ADV

L’assistant ADV est le point de liaison entre les clients, les fournisseurs, et les différents fonctions internes. Ses tâches principales incluent :

• Gestion des commandes clients : cela comprend la réception et la saisie des commandes, le suivi de ces commandes pour vérifier la disponibilité des produits, les prix et les conditions de vente. De plus, l’assistant ADV s’occupe de la préparation des documents commerciaux nécessaires tels que les bons de commande, de livraison et les factures ;
• Gestion des stocks : l’assistant gère le suivi des stocks et déclenche les réapprovisionnements, afin de maintenir l’équilibre entre les quantités physiques et comptables ;
• Gestion de relation client : cette tâche implique de donner des bonnes informations aux clients, le traitement des réclamations et des litiges, ainsi que la participation à des initiatives de fidélisation ;
• Communication et reporting : l’assistant élabore des tableaux de bord et des rapports pour aider la direction à suivre l’activité commerciale et prend part à la communication régulière avec d’autres fonctions de l’entreprise comme la production, la logistique ou encore le marketing.
• Gestion des tâches administratives : il s’agit ici de la gestion des archives, la mise à jour des fichiers clients et fournisseurs.

Quelle formation pour devenir ADV ?

Le métier d’assistant d’administration des ventes est accessible par divers parcours de formation, adaptés aux différents niveaux d’études et objectifs professionnels :

Niveau Bac + 2 :

• BTS MCO (Management Commercial Opérationnel) : forme des techniciens supérieurs pour des fonctions commerciales et administratives, abordant la gestion des commandes, et la logistique.
• BTS NDRC (Négociation et  digitalisation de la Relation Clients) : se concentre sur les techniques de vente et la relation client, préparant à des rôles en BtoB ou BtoC.
• DUT Gestion Logistique et Transport : offre une formation en gestion des flux physiques et des approvisionnements, incluant la gestion de la commande et la relation client.

Niveau Bac + 3 :

• Licence Pro Commerce et Gestion des Ventes : destinée à former des professionnels capables de gérer tout le processus commercial.
• Licence Pro Gestion des Achats et Logistique : développe des compétences en gestion des achats et approvisionnements, utiles pour les ADV.

Formations courtes et spécialisées :

• Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) ADV : ce certificat de niveau Bac + 1 permet d’acquérir des compétences techniques et opérationnelles en ADV, accessible par la formation continue ou l’apprentissage.
• Titre Professionnel Assistant(e) Import-Export : de niveau Bac + 2, il est idéal pour les ADV en commerce international, renforçant les qualifications en gestion internationale des commandes, procédures douanières et communication interculturelle.

Quelles sont les compétences et qualités requises pour un assistant ADV ?

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils informatiques : usage quotidien de logiciels de gestion commerciale (tels que Sage 50cloud Ciel ou encore Microsoft Dynamics 365), de traitement de texte, et de CRM est crucial.
• Connaissances en comptabilité et gestion : nécessaires pour la saisie des commandes, la préparation des factures, et le suivi des stocks.
• Compréhension des processus de l’entreprise : connaissance approfondie des produits, des services, et des rouages de l’entreprise.

Compétences relationnelles :

• Communication efficace : capacité à communiquer clairement et diplomatiquement avec les clients, les fournisseurs, et au sein de l’équipe.
• Sens du service client : à l’écoute des besoins des clients, répondant rapidement et résolvant les problèmes efficacement.
• Esprit d’équipe : collaboration étroite avec les autres services, contribuant à une synergie d’équipe.

Compétences personnelles :

• Rigueur et organisation : gestion précise des commandes, des stocks et de la documentation.
• Résistance au stress : capacité à rester performant sous pression et à gérer les situations stressantes.
• Autonomie et initiative : aptitude à travailler de manière indépendante et à prendre des décisions.
• Polyvalence : adaptabilité à différentes tâches et implication dans divers projets.

Quel est le salaire d’une assistante ADV ?

Le salaire d’une assistante d’administration des ventes débute aux alentours des 1 800 € bruts par mois. Une assistante expérimentée peut gagner entre 2 600 € et 3 200 € brut par mois.

Rémunération d’un assistant adv freelance

En général, une prestation de service administratif, type administration des ventes, est facturée entre 20 et 50 euros de l’heure HT. Il existe aussi des tarifs à la tâche, au mois, ou encore au forfait.

Le freelance fixe lui même ses prix, par l’intermédiaire d’un devis avec son client.

A noter que le travailleur indépendant est imposé par l’URSSAF, il doit donc payer des cotisations en fonction de son activé.

Quelles sont les modalités d’exercice du métier d’assistant ADV ?

Les modalités d’exercice d’un gestionnaire ADV (Administration des Ventes) sont diverses. Chaque modalité présente des avantages et des inconvénients en fonction de votre volonté de stabilité, de flexibilité, permettant à ce dernier de choisir celle qui correspond le mieux à ses besoins et aspirations professionnelles et/ou personnelles. En voici un aperçu :

Emploi Salarié :

• CDI (Contrat à Durée Indéterminée) : mode d’emploi le plus courant offrant une stabilité d’emploi et des avantages sociaux (congés payés, assurance maladie, retraite) ;
• CDD (Contrat à Durée Déterminée) : utilisé pour des besoins temporaires ou saisonniers, avec une durée limitée. Bien que le CDD offre les mêmes avantages sociaux que le CDI au salarié, il comporte certains désavantages non négligeables. On peut citer la difficulté d’obtenir un emprunt, ou bien encore de louer ou d’acheter un appartement. En effet, les structures bancaires ainsi que les agences immobilières auront plus tendance à crédibiliser un profil détenant un CDI car c’est un gage de stabilité. Ainsi, le CDD reste une bonne alternative, mais préférable uniquement sur du court ou moyen terme.

Intérim :

• Contrat d’intérim : emploi temporaire par l’intermédiaire d’une agence d’intérim. Permet une variété d’expériences pour le gestionnaire ADV et une flexibilité pour l’entreprise. C’est une solution rapide pour accéder à l’emploi, surtout dans les secteurs en demande, et permet d’acquérir une expérience diversifiée. Cependant, l’intérim présente des inconvénients tels que la précarité et le manque de stabilité de l’emploi, avec des périodes d’inactivité possibles. Les intérimaires ont également un accès limité à certains avantages sociaux comparé aux employés permanents (13e mois, prime d’ancienneté, couverture de retraite moins avantageuse…), et peuvent rencontrer des difficultés à s’intégrer pleinement dans les équipes et dans les projets à long terme. De plus, les opportunités de formation professionnelle sont souvent limitées.

Portage Salarial :

• Portage Salarial : le gestionnaire ADV, employé par une société de portage, bénéficie de la protection sociale du statut salarié (assurance maladie, retraite, chômage). Grâce à ce système, la gestion administrative, fiscale et comptable est simplifiée, permettant au professionnel de l’ADV de se concentrer sur son métier. Ce mode de travail offre les avantages du salariat avec une certaine indépendance. Cependant, cette indépendance est limitée par les règles de la société de portage telles que le respect les tarifs minimums fixés par la société de portage ou la conformité aux procédures internes de cette dernière, notamment en matière de gestion de contrat ou de facturation, réduisant l’autonomie du porté. De plus, certaines entreprises préfèrent travailler avec des freelances ou des prestataires traditionnels, ce qui peut réduire les opportunités de mission.

Freelance :

• Auto-entrepreneur ou Indépendant : le gestionnaire ADV travaille pour plusieurs clients sans lien de subordination. Offre une grande liberté professionnelle et une diversité de missions enrichissantes. Toutefois, ils doivent gérer eux-mêmes tous les aspects administratifs, fiscaux et comptables de leur activité, ce qui peut être chronophage. La stabilité financière peut également être un défi, avec des revenus fluctuants et des périodes d’inactivité possibles. Cependant, se tourner vers une société de prestation de services peut pallier cela. Collaborer avec cette dernière éviterait au freelance de chercher ses clients tout en s’assurant un revenu.

Ces modalités, allant du plus sûr au plus libre offrent une diversité de choix adaptés aux besoins et aspirations des travailleurs. Chacune d’elle présente des avantages et des inconvénients spécifiques, permettant aux professionnels ADV de choisir le cadre le mieux adapté à leur situation personnelle et professionnelle.

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