[Vidéo] 2 min pour tout savoir sur le métier d’assistant ADV

Un assistant d’administration des ventes (aussi appelé gestionnaire ADV) a pour rôle d’administrer le pôle commercial d’une entreprise. Son métier consiste à prendre en charge la gestion des dossiers clients et fournisseurs, édite les factures, prépare les commandes…

Ainsi, nous détaillerons tout au long de cet article les missions quotidiennes d’un assistant ADV, ses compétences requises, son salaire ou encore le parcours à suivre ainsi que les évolutions possibles.

Qu’est-ce qu’un assistant ADV ?

Un assistant ADV (administration des ventes) est un professionnel qui assure la communication avec les clients, gère les réclamations et veille à leur satisfaction. Tout comme le gestionnaire de facturation, il est garant du bon fonctionnement de la facturation et des devis clients mais aussi de la prévoyance des contentieux. En jouant un rôle clé dans la coordination des opérations de vente et le soutien administratif, l’assistant ADV contribue à l’efficacité et à la performance globale de l’entreprise.

Les missions d’un gestionnaire ADV

L’assistant ADV est le point de liaison entre les clients, les fournisseurs, et les différentes fonctions internes. Ses tâches principales incluent :

• Gestion des commandes clients : cela comprend la réception et la saisie des commandes, le suivi de ces commandes pour vérifier la disponibilité des produits, les prix et les conditions de vente. De plus, l’assistant ADV s’occupe de la préparation des documents commerciaux nécessaires tels que les bons de commande, de livraison et les factures ;
• Gestion des stocks : l’assistant gère le suivi des stocks et déclenche les réapprovisionnements, afin de maintenir l’équilibre entre les quantités physiques et comptables ;
• Gestion de relation client : cette tâche implique de donner des bonnes informations aux clients, le traitement des réclamations et des litiges, ainsi que la participation à des initiatives de fidélisation ;
• Communication et reporting : l’assistant élabore des tableaux de bord et des rapports pour aider la direction à suivre l’activité commerciale et prend part à la communication régulière avec d’autres fonctions de l’entreprise comme la production, la logistique ou encore le marketing.
• Gestion des tâches administratives : il s’agit ici de la gestion des archives, la mise à jour des fichiers clients et fournisseurs.

Quel est le salaire d’un assistant ADV ?

Le salaire d’un assistant d’administration des ventes débute aux alentours des 1 800 € bruts par mois. Un assistant expérimenté peut gagner entre 2 600 € et 3 200 € brut par mois. Le niveau de rémunération varie selon plusieurs critères :

• L’ancienneté : un profil expérimenté va naturellement apporter avec lui son expertise et demander une rémunération plus importante.
• Le secteur d’activité : certains secteurs d’activités vont proposer une rémunération plus importante.
• La taille de l’entreprise : une grande entreprise va logiquement pouvoir mieux rémunérer.
• La maîtrise des langues étrangères : un gestionnaire assistant des ventes est susceptible de devoir gérer des clients internationaux.
• La polyvalence : un gestionnaire ADV peut être spécialisé dans certains domaines complémentaires à leur poste (relation client, outils ERP, logistique…).
• La région : selon la région dans laquelle le gestionnaire exerce, le salaire peut fortement varier.

Quelles formations pour devenir gestionnaire ADV ?

Le métier d’assistant d’administration des ventes est accessible par divers parcours de formation, adaptés aux différents niveaux d’études et objectifs professionnels :

Niveau Bac + 2 :

• BTS MCO (Management Commercial Opérationnel) : forme des techniciens supérieurs pour des fonctions commerciales et administratives, abordant la gestion des commandes, et la logistique.
• BTS NDRC (Négociation et  digitalisation de la Relation Clients) : se concentre sur les techniques de vente et la relation client, préparant à des rôles en BtoB ou BtoC.
• DUT Gestion Logistique et Transport : offre une formation en gestion des flux physiques et des approvisionnements, incluant la gestion de la commande et la relation client.

Niveau Bac + 3 :

• Licence Pro Commerce et Gestion des Ventes : destinée à former des professionnels capables de gérer tout le processus commercial.
• Licence Pro Gestion des Achats et Logistique : développe des compétences en gestion des achats et approvisionnements, utiles pour les ADV.

Formations courtes et spécialisées :

• Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) ADV : ce certificat de niveau Bac + 1 permet d’acquérir des compétences techniques et opérationnelles en ADV, accessible par la formation continue ou l’apprentissage.
• Titre Professionnel Assistant(e) Import-Export : de niveau Bac + 2, il est idéal pour les ADV en commerce international, renforçant les qualifications en gestion internationale des commandes, procédures douanières et communication interculturelle.

Quelles sont les compétences et qualités requises pour un assistant ADV ?

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils informatiques : usage quotidien de logiciels de gestion commerciale (tels que Sage 50cloud Ciel ou encore Microsoft Dynamics 365), de traitement de texte, et de CRM est crucial.
• Connaissances en comptabilité et gestion : nécessaires pour la saisie des commandes, la préparation des factures, et le suivi des stocks.
• Compréhension des processus de l’entreprise : connaissance approfondie des produits, des services, et des rouages de l’entreprise.

Compétences relationnelles :

• Communication efficace : capacité à communiquer clairement et diplomatiquement avec les clients, les fournisseurs, et au sein de l’équipe.
• Sens du service client : à l’écoute des besoins des clients, répondant rapidement et résolvant les problèmes efficacement.
• Esprit d’équipe : collaboration étroite avec les autres services, contribuant à une synergie d’équipe.

Qualités personnelles :

• Rigueur et organisation : gestion précise des commandes, des stocks et de la documentation.
• Résistance au stress : capacité à rester performant sous pression et à gérer les situations stressantes.
• Autonomie et initiative : aptitude à travailler de manière indépendante et à prendre des décisions.
• Polyvalence : adaptabilité à différentes tâches et implication dans divers projets.

Quels sont les avantages et inconvénients du métier d’assistante ADV ?

Les avantages du métier d’assistante ADV

• Polyvalence des missions : l’assistante ADV touche à plusieurs domaines (gestion des commandes, relation clients, coordination avec la logistique, facturation…), ce qui rend le poste varié et formateur.
• Poste clé dans l’entreprise : il occupe un rôle central entre les clients, les commerciaux et les services internes, ce qui lui donne une vision globale de l’activité.
• Développement de compétences : ce métier permet d’acquérir des savoir-faire en gestion, organisation, communication et parfois en langues étrangères.
• Employabilité forte : les entreprises de tous secteurs ont besoin de profils ADV, ce qui multiplie les opportunités professionnelles.
• Possibilités d’évolution : après quelques années d’expérience, une assistante ADV peut évoluer vers un poste de gestionnaire ADV, responsable ADV ou se spécialiser dans la relation clients ou l’international.

Les inconvénients du métier d’assistante ADV

• Pression et réactivité : la gestion des commandes et des litiges peut entraîner du stress, notamment lorsqu’il faut répondre rapidement à des clients exigeants.
• Tâches administratives répétitives : une partie du poste reste centrée sur la saisie, le suivi et la vérification, ce qui peut sembler routinier.
• Dépendance aux autres services : l’assistante ADV doit souvent attendre des informations de la logistique, de la comptabilité ou des commerciaux, ce qui peut freiner son efficacité.
• Charge de travail variable : les périodes de forte activité (fin de mois, clôtures, pics de commandes) peuvent générer une surcharge et nécessiter de la disponibilité supplémentaire.

Sous quelles modalités un assistant ADV peut-il exercer ?

L’assistant ADV peut exercer son activité sous différentes formes, selon son besoin de sécurité, de flexibilité ou d’indépendance. Chaque statut présente ses avantages et ses inconvénients, impactant la stabilité de l’emploi, les conditions de travail et les perspectives d’évolution.

• Salariat (CDI, CDD) : Le CDI offre une stabilité et des avantages sociaux (sécurité de l’emploi, retraite, assurance maladie), tandis que le CDD permet une certaine flexibilité mais reste précaire pour les projets à long terme.
• Intérim : Idéal pour acquérir une expérience variée, avec une insertion rapide sur le marché du travail. Toutefois, il implique une instabilité financière et un accès limité aux avantages sociaux.
• Portage salarial : Une alternative entre salariat et indépendance, avec une gestion administrative simplifiée et une protection sociale, mais une autonomie restreinte par les règles de la société de portage.
• Freelance : Offre une grande liberté et une diversité de missions, mais demande une gestion administrative rigoureuse et peut entraîner des revenus instables.

Quelles sont les perspectives d’évolution pour un assistant ADV ?

Évolutions hiérarchiques

Ces évolutions impliquent une montée en responsabilités, souvent accompagnée d’un rôle d’encadrement ou de pilotage :

• Coordinatrice commerciale : Lien entre les équipes commerciales, le marketing et l’administration des ventes. Gestion de projets transverses, suivi des objectifs commerciaux, participation aux lancements produits.
• Responsable service clients : Encadrement d’une équipe dédiée à la relation client, gestion des réclamations complexes, suivi des indicateurs de satisfaction, mise en place de plans d’amélioration.
• Responsable ADV : Supervision de l’équipe ADV, gestion des procédures internes, coordination des flux de commandes, interface avec les services logistique, commercial et finance.

Évolutions en compétences (fonctionnelles ou transversales)

Ces évolutions ne changent pas nécessairement le niveau hiérarchique mais permettent d’élargir le périmètre d’action et de monter en expertise et de suivre l’évolution naturelle du métier :

• Spécialisation en ADV export : Maîtrise des spécificités liées à l’international (incoterms, douanes, documents de transport, échanges en langue étrangère…).
• Passage vers la logistique ou la supply chain : Gestion des approvisionnements, coordination avec les transporteurs, optimisation des flux et des délais de livraison.
• Orientation vers les achats ou la facturation : Suivi des fournisseurs, gestion des bons de commande et des devis, rapprochements comptables, traitement des litiges de facturation.
• Renforcement de la relation client : Développement d’une posture orientée satisfaction client, suivi personnalisé, fidélisation, gestion proactive des litiges.
• Transition stratégique : Lecture et analyse et pilotage des indicateurs, amélioration des processus.

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