[EXTERNALISATION RH] ▷ 5 Étapes, 6 Avantages, 1 Solution 🚀

[VIDÉO] Qu’est-ce que l’externalisation des ressources humaines ? Explication en 3 min avec Officéo

Pourquoi l’externalisation RH ?

La gestion des ressources humaines est essentielle pour toute entreprise, mais sa complexité peut vite devenir un défi : gestion du personnel, paie, recrutement, formation… autant de tâches qui exigent du temps et des compétences spécifiques. L’externalisation RH offre une solution efficace en confiant ces missions à des experts, permettant ainsi de réduire les coûts, d’assurer la conformité légale et d’améliorer la performance globale. Elle apporte flexibilité et gain de temps, permettant aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier tout en optimisant la gestion de leurs talents.

Vous êtes dans une période d’activité intense ? Votre service RH ou votre direction sont débordés ? Vous pensez à externaliser vos fonctions RH ? N’hésitez pas à faire appel à nos assistants experts en la matière !

Je veux déléguer des missions RH

Avantages de l’externalisation RH

Vous hésitez toujours à externaliser vos services RH ? Voici 6 avantages qui pourraient vous faire changer d’avis :

Quelles fonctions RH peut-on externaliser ?

Les fonctions RH que l’on peut externaliser sont très variées. Elles peuvent inclure :

Degré d’externalisation

Bien qu’il y ait de nombreuses tâches RH externalisables, on n’est pas contraint à toutes les externaliser. En effet, il est possible de déléguer la totalité de vos fonctions RH si besoin ou bien uniquement la partie administrative :

• L’intégralité des missions avec prise de décision comportent les missions à forte valeur ajoutée telles que le passage d’entretiens, le choix de candidats, la gestion de paie, le suivi de performances des employés, la prise de décisions stratégique RH… Ces missions peuvent être confiées à des responsables RH, des cabinets de recrutement… ;
• Le volet administratif des fonctions RH se rapporte à des missions de soutien administratif. Par exemple pour le recrutement : la publication des annonces, le screening des CV, la qualification téléphonique des candidats, la mise en relation entre candidats et managers. Ces missions peuvent être opérées par des assistants administratifs indépendants ou des prestataires spécialisés.

Ainsi, avant de faire appel à une solution d’externalisation coûteuse comme un cabinet de recrutement, l’entreprise doit définir son besoin. Vous vous demandez comment évaluer ce dernier ? La réponse juste en dessous !

Comment mettre en place l’externalisation RH ?

1. Définir les besoins de l’entreprise : Il est important de déterminer les fonctions RH à externaliser et les objectifs à atteindre.
2. Choisir le prestataire externe : Il est important de choisir un prestataire externe qui possède l’expertise et l’expérience nécessaires.
3. Établir un contrat clair : Le contrat doit définir les services fournis, les obligations de chaque partie et les modalités de paiement.
4. Mettre en place une communication efficace : Il est important de mettre en place une communication régulière avec le prestataire externe.
5. Suivre et évaluer les résultats : Il est important de suivre et d’évaluer régulièrement les résultats de l’externalisation pour s’assurer qu’elle répond aux besoins de l’entreprise.

3 questions à se poser pour optimiser l’externalisation de la gestion RH

Il serait regrettable pour votre entreprise de faire appel à un service d’externalisation surqualifié et onéreux, pour ne finalement opérer que des tâches à faible valeur ajoutée délégables à un assistant administratif.
Voici quelques questions à vous poser avant d’externaliser pour optimiser votre gestion RH :

• Quelles sont les personnes polluées par les tâches RH dans votre entreprise ? Le service RH, vos autres BU ou bien la direction générale ?
• Quelle est la nature des tâches parasites ? Décisive ou bien administrative ?
• Est-ce qu’une personne interne à votre entreprise pourrait s’en occuper ? En a-t-elle le temps et les capacités ?

Risques liés à l’externalisation RH

Faire appel à une assistance administrative est une excellente solution pour gagner en efficacité et en flexibilité, mais il est essentiel de choisir le bon prestataire pour éviter certains risques, notamment :

• Perte de contrôle : Déléguer des fonctions clés peut limiter la maîtrise interne sur les processus et les décisions stratégiques.
• Moins de personnalisation : Les solutions externalisées peuvent ne pas toujours être parfaitement adaptées à la culture et aux besoins spécifiques de l’entreprise.
• Problèmes de confidentialité : Le partage de données sensibles avec un prestataire externe peut accroître les risques de fuite ou d’utilisation inappropriée.
• Dépendance au prestataire : Une forte dépendance à un prestataire RH peut rendre l’entreprise vulnérable en cas de rupture de contrat ou de baisse de qualité des services.
• Coûts cachés : Certaines prestations non incluses dans le contrat initial peuvent entraîner des frais supplémentaires imprévus.
• Complexité de la communication : Coordonner les actions entre l’entreprise et le prestataire peut générer des délais et des malentendus, impactant la réactivité RH.

Il est donc crucial d’opter pour un service qui offre transparence, expertise adaptée à votre secteur et un accompagnement sur-mesure afin de garantir une gestion administrative fluide et sécurisée. Mais que faire alors ?

La solution Officéo

Pas de panique ! Officéo est LA solution qu’il vous faut ! Voici comment Officéo remédie à chacun des risques listés plus haut pour une externalisation RH de qualité !

• Perte de contrôle → Officéo garantit un suivi rigoureux grâce à ses Account Managers, qui jouent un rôle de tiers de confiance pour assurer la transparence et la qualité du service en recueillant régulièrement vos feedbacks.
• Moins de personnalisation → Nos assistants RH indépendants sont sélectionnés en fonction de votre secteur d’activité et de votre organisation, avec des compétences vérifiées en amont via des tests exigeants, garantissant ainsi une adaptation optimale à vos besoins spécifiques.
• Problèmes de confidentialité → Toutes les informations et documents relatifs à la mission sont accessibles dans un espace sécurisé, garantissant la protection des données sensibles et le respect des normes en vigueur.
• Dépendance au prestataire → En cas d’absence ou d’imprévu, Officéo assure la continuité de service en remplaçant immédiatement l’assistant sans frais supplémentaires, garantissant ainsi une prestation sans interruption.
• Coûts cachés → Officéo offre une transparence totale avec une tarification sans frais masqués, sans coûts RH cachés (recrutement, charges patronales), permettant une gestion budgétaire maîtrisée.
• Complexité de la communication → Nos solutions sont flexibles et modulables, permettant d’adapter facilement le volume de travail selon vos besoins, tout en offrant plusieurs canaux de communication (email, call, applicatif) pour une collaboration fluide et réactive.

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Et comment ça marche concrètement ?

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Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.