Bien organiser un déplacement professionnel [ÉTAPES & ASTUCES] ✅

Les outils de communications d’aujourd’hui nous permettent d’être en contact avec des clients à l’autre bout du monde, une rencontre physique peut parfois s’imposer.

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Les déplacements professionnels sont, encore, monnaie courante. Ils créent un proximité que les modes de communications ne procurent pas. Cependant l’organisation d’un déplacement professionnel, notamment d’une équipe, est souvent considérée comme une tâche fastidieuse. Outre la prise en compte de la politique de voyage d’une entreprise, voici les étapes clés pour planifier un voyage d’affaire. 

Les étapes clés pour organiser un déplacement professionnel 

1. Définir les objectifs du déplacement professionnel ;
2. Se renseigner sur les formalités et faire un planning du déplacement professionnel ;
3. Réserver les transports ;
4. Penser aux assurances ;
5. Choisir l’hébergement ;
6. Calculer les frais de déplacement ;
7. Établir une feuille de route de déplacement professionnel ;
8. Préparer les documents nécessaires et dernier check la veille pour ne rien oublier.

Poser le cadre du déplacement professionnel

Il est indispensable de faire le point sur les objectifs du déplacement professionnel, cela afin de bien préparer le voyage.

Voici une liste des éléments à checker absolument avant votre déplacement professionnel :

• Définir les objectifs à accomplir et les motifs du déplacement professionnel ;
• Se renseigner sur la destination du déplacement professionnel, choisir son moyen de transport pour s’y rendre ;
• Trouver un logement pour la période du séjour professionnel ;
• Préparer en amont le programme sur place : les personnes à rencontrer, les tâches accomplir et les lieux où il est nécessaire de se rendre pour mener à bien la mission ;
• Lister le matériel et les documents nécessaires pour le déplacement professionnel comme les contrats, l’ordinateur, la voiture, etc. ;
• Définir la date du départ et la durée du séjour et tenir compte des impératifs professionnels et personnels ;
• Déterminer le budget à allouer au déplacement professionnel. Collecter des informations la prise en charge des frais professionnels dans l’entreprise et sur les modalités de remise des notes de frais.

Réserver les transports

Après avoir obtenu l’ordre de mission du voyage d’affaires, il est temps de réserver le déplacement. La première étape est celle des transports, pour cela, réalisez un tableau comparatif des prix. Le train est-il plus intéressant que l’avion ? La SNCF propose, par exemple, des réductions pour des réservations de groupe, tout comme certaines compagnies aériennes. En fonction du temps de trajet, le covoiturage pour un trajet professionnel est une solution économique. Le calcul des trajets professionnels est ainsi primordial. Il ne faut pas non plus négliger les moyens de transport sur place. La gare ou l’aéroport sont-ils loin de l’hébergement ? A quelle distance se situe-t-il des points de rendez-vous ? Il faut se renseigner sur les transports en commun, en cas de bouchons lors du déplacement. S’ils ne conviennent pas, choisissez la location d’une voiture. Lors d’une mission à l’étranger amenant à effectuer un vol, pensez aux bagages. Les billets d’avion comprennent-ils des bagages à main ou en soute ? Certaines formalités sont à respecter pour des voyages à l’étranger en avion. Les pays comme le Brésil ou les Etats-Unis nécessitent un visa. Par ailleurs, en cas de voyage international, le site du Ministère des Affaires étrangères liste les pays sécurisés pour les ressortissants français. La sécurité n’est pas une chose à négliger.

Penser aux assurances

Un autre élément, et non des moindres, ne doit pas être omis : les assurances. Si nos cartes bleues et la responsabilité civile nous couvrent généralement, vérifiez qu’une assurance pour un trajet professionnel à l’étranger est prévue pour chacun des collaborateurs concernés. Bien évidemment les employeurs ont l’obligation de protéger leurs salariés. L’article L.4121-1 du Code de travail mentionne clairement que l’entreprise assure ses salariés au sein des locaux de l’entreprise ainsi qu’à l’étranger, dans le cadre d’un voyage d’affaire. Souscrire une assurance voyage pour un déplacement professionnel est fortement recommandé puisqu’elle peut permettre de limiter les dépenses en cas d’incident. Ce type d’assurance couvre ainsi les frais médicaux ainsi que le rapatriement En effet, elle permet de se prémunir contre des risques pouvant engagés d’éventuels dépenses supplémentaires. Cette couverture complète fournit ainsi une solution pour faire face à toutes situations, comme un accident de trajet entraînant des dommages corporels. Une assurance de déplacement professionnel anticipe de cette façon la majorité des risques. Pour en savoir plus sur les conditions de déplacement, incluant les droits et obligations de l’employeur et l’employé, cliquez ici.

Choisir l’hébergement

Le choix de l’hébergement est essentiel pour un déplacement professionnel. Vérifiez si l’entreprise privilégie une chaîne hôtelière. Certaines sociétés profitent de réductions grâce à leur fidélité ou des partenariats commerciaux spécifiques. Au delà des offres de prix, il est utile de calculer le temps de déplacement entre le ou les différents points de rendez-vous. Se situer près des lieux de réunion apporte une plus grande sérénité aux salariés. La gestion des déplacements est capitale lors d’un voyage professionnel. Les options concernant l’hébergement sont à organiser. A quelle heure le petit-déjeuner est-il servi ? Un hôtel possédant un service de maintenance en cas de valise défectueuse est toujours d’une grande aide. Ce sont dans les petits détails que le diable se niche. Il ne faut donc rien négliger.

Calculer les frais de déplacement

Si les déplacement professionnels peuvent être synonyme de voyage en équipe, un salarié peut très bien le faire seul. Dans ce cas présent, il est important de savoir comment calculer les frais de déplacement professionnel. Il s’agit ici des déplacements contraignant le salarié à effectuer des voyages professionnels durant ses horaires de travail et à dormir hors de son foyer. De ce fait plusieurs postes de dépenses doivent être comptabilisés :

• le montant de transport ;
• les frais d’hébergement ;
• les frais de repas ;
• la participation à de congrès ou séminaires.

Finalement, tous les frais engagés sont à prendre en compte. L’URSSAF a fixé un barème pour aider les entreprises à mieux calculer ces frais professionnels. Si un employé utilise son véhicule personnel, il faut tenir compte les frais de carburant. L’Etat a publié des barèmes pour évaluer les potentielles indemnités kilométriques. Pour les remboursements de frais de déplacement professionnel, le voyageur d’affaire doit présenter tous les justificatifs ayant engendré des coûts. Les factures des différentes dépenses composent ainsi une note de frais dont nécessite le service compétent. Par conséquent, le salarié doit conserver toutes les factures liées à son voyage.

Établir une feuille de route de déplacement professionnel

Une feuille de route est un document donné à chaque salarié partant en voyage d’affaire. Un papier important puisqu’il résume finalement l’ensemble du trajet professionnel. Bien évidemment, cette feuille est à réaliser après avoir finalisé toutes les réservations. Finalement, une feuille de route correspond à un itinéraire détaillé. Les dates, la durée du déplacement, les horaires de transports, l’adresse de l’hôtel et les lieux de rendez-vous, y figurent. Les personnes que les salariés sont amenés à rencontrer sont également présents sur cette feuille de route. Tout comme le temps de travail, permettant ainsi aux salariés d’envisager de possibles occupations personnelles à leur frais. Un plan de déplacement est à indiquer pour gagner du temps. La feuille de route n’est pas le seul document que l’entreprise se doit de fournir aux salariés. En cas de grand déplacement, un plan de vol, ainsi que tous les billets sont distribués aux personnes concernées. Il est également nécessaire de leur procurer une fiche d’information sur le pays visité.

Des outils pour établir un planning

Voici les quelques applications web et mobiles pour créer une feuille de route simplement :

• Trello : éditer et visualiser sous la forme de tableaux et de colonnes plusieurs projets à la fois. Outil gratuit.
• Redmine : solution en Open Source, est simple d’utilisation pour mener un à plusieurs projets. Gratuit, mais moins interactif que Trello.
• Zoho Project : possède de très nombreuses fonctionnalités. La version gratuite et payante sont très abordables. Application mobile disponible.
• Asana : gestionnaire de tâches très intuitif et qui a fait ses preuves en entreprise. Tout comme Trello, il permet de suivre rapidement l’avancée de projets en cours.
• Wunderlist : outil d’organisation pour gérer à la fois tâches personnelles et professionnelles.

    En bref :

• Prendre de l’avance pour obtenir les meilleurs prix ;
• Faire une liste des tâches à faire ;
• Préparer un mail d’absence en conséquence.

Vous voici prêt pour planifier votre déplacement professionnel  !

Préparer les documents nécessaires au déplacement professionnel

Une fois les billets de transport et l’hôtel sont réservés, il est nécessaire d’imprimer les reçus de réservation. Ces derniers vont doit dans le dossier qui réunit tous les documents liés à votre déplacement professionnel. Pensez à ajouter à votre dossier le plan de la vile de destination ainsi que des infirmations qui pourraient être utiles pendant votre déplacement.

Afin de ne rien oublier, faites une liste de tous les documents professionnels dont vous aurez besoin avant votre déplacement professionnel comme : les dossiers, les reportings, les contrats, les notes de synthèse, les documents d’entreprise, etc.

Veillez également à ajouter votre agenda et votre planning avec les coordonnées de tous vos interlocuteurs et contacts sur place.

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Questions fréquentes