[Gestion documentaire] Méthodes et avantages : tout savoir

Un gros volume de document ou un mauvais système de classification est une problématique à laquelle doivent faire face un certain nombre d’entreprises. S’il y a quelques années, des rangées de classeurs suffisaient pour sauvegarder et mettre en ordre toute la documentation, aujourd’hui la donne est toute autre. En effet, l’avènement du numérique a ouvert la voie à une pléiade de canaux de communication qui, indéniablement, bouleversent la gestion documentaire. L’information est certes toujours diffusée par document papier, mais aussi par mail, par fichiers, etc.

Quoi qu’il en soit, pour éviter des pertes de temps et éviter d’handicaper l’efficacité des processus, il est primordial de mettre en place un système de gestion de document simple et pérenne. Voici l’essentiel à savoir sur l’organisation des documents au sein d’une organisation.

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La gestion des documents, c’est quoi ?

Concrètement, elle consiste à structurer et à gérer efficacement l’ensemble des documents et informations d’une organisation. Elle s’appuie essentiellement sur les bases de données de celle-ci (lesquelles augmentent au fil de l’évolution de l’entreprise) et rend les documents disponibles et facilement accessibles.

Il s’agit d’un processus qui facilite également le traitement collaboratif des documents, garantissant par la même occasion leur authenticité. Ce qui lui vaut l’appellation de « d’organisation documentaire collaborative ».À noter également que contrairement aux idées reçues, les enjeux de cette gestion des documents ne se limitent pas à de simples considérations matérielles. La gestion documentaire entreprise à travers la mise en place d’une politique efficace implique un certain nombre de choses. Dont essentiellement une nouvelle façon de travailler, devant être facile à adopter, mais aussi viable.

Les méthodes traditionnelles de gestion documentaire

On retrouve traditionnellement, deux méthodes de gestion des documents :

• La gestion papier: méthode la plus ancienne et par la même occasion la plus archaïque, elle consiste à trier et à enregistrer les documents au sein de classeurs ou de boîtes qui seront ensuite rangés sur des étagères ;
• La gestion numérique: consistant à conserver les documents dans le cloud au sein de messageries électroniques, de serveurs ou de matériels de stockage (disques durs, clés USB).

Quelles en sont les fonctions d’un système de gestion de document ?

Les bonnes pratiques de gestion documentaire reposent sur une centralisation de l’information et numérisation de ce dernier. En d’autres termes, pour une gestion des documents optimale, la SGD s’appuie sur des fonctions essentielles.

• Le scanning et l’identification du document: l’identification des documents consiste à enregistrer ceux-ci selon leur nature (type de document, titre…). Bien que cette étape se fasse toujours sur papier dans certaines entreprises, la plupart optent pour la dématérialisation en scannant les documents puis en les numérisant.
• Le partage des documents: à travers un SGD bien élaboré, les collaborateurs ont facilement la possibilité de partager des documents entre eux. Ces derniers ne sont plus également tenus d’épingler de nombreux fichiers dans l’exercice de leur fonction, car tout est dorénavant géré depuis un système centralisé.
• L’amélioration des flux de travail: ici, le processus revient à automatiser l’itinéraire des informations importantes au sein de l’organisation. En d’autres termes, les flux de documents devant transiter d’un département à un autre (avant d’être traités) pourront être organisés et optimisés grâce à un excellent système de gestion documentaire à distance.

L’enregistrement et l’archivage des documents : au sein des SGD, il est possible de sauvegarder et archiver les documents sans encombre, et ce sans remettre en question l’intégrité des fichiers.

Les avantages d’une bonne gestion des documents pour une entreprise

Il est évident que bien gérer vos documents ne vous apportera que du positif. Voici concrètement ce que vous pouvez y gagner.

Une optimisation de la collaboration

Un excellent système de gestion documentaire (SGD) permet un partage rapide, mais aussi efficace des documents qui au même moment pourront être traités par les collaborateurs. À travers un système connexe de gestion des versions, l’ensemble des collaborateurs sera en mesure de déterminer l’identité des personnes ayant apporté des modifications à un document.

Un partage efficace des informations

Quelle que soit l’organisation, la fluidité dans la transmission des informations est importante. Une bonne gestion des documents offre la possibilité aux collaborateurs d’échanger facilement les documents entre eux (compte tenu de leur niveau d’habilitation). Car oui, il est tout à fait possible grâce à un SGD bien structuré de limiter l’accès des documents jugés sensibles.

La rationalisation des flux de documents

La mise en place d’un SGD permettra également aux entreprises d’optimiser la gestion de façon structurelle l’afflux de documents. Ceux-ci pourront ensuite être affiliés à un flux de travail automatisé afin d’être partagés rapidement et de manière sécurisée entre les sections d’une même organisation.

La Gestion Electronique des Documents et ses enjeux

Utilisée depuis les années 80, la GED est passée d’une simple base de données et gestion de documents à un traitement intégral des documents puis à leur intégration au sein d’un système informatique. Grâce à la Gestion Electronique des Documents, il est aujourd’hui possible d’automatiser l’ensemble des tâches associées à la gestion des documents et à ne procéder à un archivage manuel qu’au besoin.

Qu’est-ce qu’un logiciel de Gestion Electronique des Documents ?

Un logiciel GED est un système informatique de gestion de documents. Il met à disposition des organisations des fonctionnalités aidant dans la gestion des différentes étapes du cycle de vie des documents.

Avec l’évolution de l’informatisation des procédures administratives, ces logiciels sont abrités par un Cloud basé sur un modèle SaaS. Ceci afin d’offrir la possibilité de consulter les documents bien évidemment depuis les locaux de l’entreprise, mais aussi à distance.

Il est également possible de connecter un logiciel de GED à d’autres logiciels d’entreprise tels que les ERP ou les CRM. De cette façon, l’ensemble des aspects organisationnels et opérationnels de l’entreprise se concentrent au sein d’une base administrative commune, réunis dans un même outil.

Pour quelles raisons mettre en place une GED ?

La GED est un système électronique de gestion de document. À ce titre, il présente des atouts en ce qui concerne la digitalisation de l’ensemble du processus.

• Le fonctionnement de la GED : ce système offre la possibilité de rationaliser le cycle de vie et de traitement d’un document, et ce à travers un logiciel. En d’autres termes, la GED respecte un circuit de validation donné : dépôt, classement, validation et diffusion.
• La numérisation des différents documents : faisant intervenir des logiciels, il faut savoir que, quels qu’ils soient, ceux-ci stockent les documents au format numérique. Il est donc indispensable d’évaluer avec précision le besoin de stockage de l’ensemble de la documentation de toute l’entreprise. À noter également que la gestion numérique des documents peut également se faire par simple numérisation des documents papier.
• Le traitement particulier des documents : cette étape de la GED consiste à indexer et à classer les documents, à gérer les droits d’accès et la diffusion.
• Le stockage des données documentées : la GED participe à une meilleure préservation des documents tout au long de leur cycle de vie.

La diffusion de la documentation : la GED doit également permettre la consultation des documents par les collaborateurs. À ce titre, celle-ci est limitée aux utilisateurs, compte tenu de leurs fonctions.

Et comment ça marche concrètement ?

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Questions fréquentes