J’ai besoin d’aide dans ma gestion administrative

Déjà assistant administratif, je postule.

 

Quelle est la définition de la gestion administrative ?

La gestion administrative est l’ensemble des tâches nécessaires et légalement obligatoires au bon fonctionnement d’une entreprise. Elles ne participent pas directement à la production des biens et services vendus par l’entreprise mais sont fondamentales à son bon fonctionnement.

La gestion administrative représente une partie colossale du travail en entreprise et concerne le travail de tous les employés.

Par exemple, le secrétariat de l’entreprise relève de la gestion administrative : le tri du courrier, la gestion des appels, la prise de rendez-vous, l’archivage et le classement des dossiers.

Mais elle concerne aussi les activités de support, telles que les ressources humaines, la logistique, les achats liés à l’entreprise, la comptabilité, ou encore les activités ayant rapport avec le droit public comme la rédaction des contrats et appels d’offres qui peuvent être faits par un juriste.

Ce sont des branches de l’entreprise à ne pas négliger. Celles-ci peuvent facilement être déléguées avec l’aide d’un assistant externe. 

Quelles sont les tâches principales en gestion administrative ?

La gestion administrative intervient dans de nombreux domaines et processus de l’entreprise. Elle est l’élément clé de l’activité et de la croissance de l’entreprise.

Voici les principaux champs qui relèvent de la gestion administrative : 

• Les Ressources Humaines : édition et signature de contrats, gestion de fiches de paie, planning de travail et de congés… 
• Comptabilité : tri des notes de frais, envoi des devis et des factures…
• Secrétariat : service téléphonique, réception et tri du courrier, classement et archivage des dossiers…
• Gestion des ventes et des achats: interaction avec les fournisseurs, suivi de commandes, gestion des stocks…

Quelles entreprises doivent s’occuper de la gestion administrative ?

Tous les types d’entreprises et d’organisations doivent consacrer de leur temps à leur gestion administrative. Que ce soit dans le secteur public ou privé, pour les PME, les grandes entreprises industrielles, les ONG et les petites associations de quartier, il est nécessaire de tenir à jour leurs tâches administratives. Sans quoi les entreprises ne sont pas conformes à la loi et ne peuvent pas exercer légalement.

La gestion administrative est-elle une obligation légale ?

Aucune loi n’ordonne d’avoir un service dédié à la gestion administrative dans l’entreprise ou bien à l’extérieur. Cependant, le résultat des tâches liées à la gestion de l’administratif permet de rendre une entreprise conforme aux yeux de la loi. Certaines tâches sont inévitables.

Quelles sont les tâches administratives obligatoires ?

Il est par exemple légalement obligatoire de faire les factures et les devis pour les clients. Il faut aussi tenir les comptes de l’entreprise à l’aide d’un cahier des recettes. Tous ces documents doivent être gardés et classés. De la même manière, il est obligatoire de conserver tous les documents administratifs en lien avec l’entreprise.

Qui s’occupe de la gestion administrative ?

C’est généralement le gestionnaire administratif qui s’occupe des tâches liées à la gestion administrative. Dans les grands groupes, cette tâche incombe souvent aux directeurs administratifs et financiers. Ils s’assurent que tous les impératifs légaux soient respectés. Le gestionnaire peut être interne à l’entreprise ou bien externe.

La gestion administrative interne ou externe à l’entreprise, quelle différence ? 

Plusieurs moyens existent pour faire de la gestion administrative en fonction des besoins et des moyens d’une entreprise.

Qu’est ce la gestion administrative internalisée ?

Le poste de gestionnaire administratif est occupé par un employé de l’entreprise.

L’employeur a plusieurs choix pour internaliser son administratif. Il peut embaucher un gestionnaire administratif, comme il peut utiliser des outils modernes en complément.

Beaucoup de procédures sont numérisées, ce qui allège largement la charge de travail du gestionnaire. Par exemple, les entreprises utilisent des outils de gestion automatique des fiches de paie ou de facturation et devis des clients.

Qu’est-ce que la gestion administrative externalisée ?

Le poste d’assistant administratif est occupé par un auto-entrepreneur externe à l’entreprise.

L’entreprise peut recourir à un ou plusieurs assistants administratifs externes exerçant en freelance. Il peut passer par des entreprises d’office management pour trouver un assistant professionnel adapté à ses besoins. Cet assistant a de l’expertise dans un des domaines de la gestion administrative.

L’assistant externe apporte de nombreux avantages à l’employeur :

• Une solution adaptée à la demande ;
• Flexibilité du temps de travail ;
• Possibilité d’embaucher plusieurs assistants pour un moindre coût ;
• Délégation totale des tâches administratives ;
• Gain de temps de travail.

Pourquoi bien s’occuper de la gestion administrative ?

Rien n’oblige l’entreprise à s’occuper de sa gestion administrative. En revanche, elle est dans l’obligation de déclarer une partie de son activité et de conserver tous les documents qui sont en lien. 

Être irrégulier ou laisser l’administratif à l’abandon peut entraîner des risques de sanctions administratives, imposées par les autorités administratives. Ces sanctions peuvent être dangereuses pour votre entreprise.

Vous risquez par exemple:

• Une amende administrative jusqu’à 75 000 euros pour une personne morale ;
• Interdiction de bénéficier de certaines aides publiques pendant cinq ans ;
• Interdiction d’exercer votre activité pendant cinq ans ;
• Fermeture administrative temporaire ;
• Fermeture définitive de l’entreprise ;
• Une activité ralentie.

Quels sont les avantages d’une bonne gestion administrative ?

Au contraire, une bonne gestion administrative apporte de nombreux avantages :

• Gain de temps de travail : un gestionnaire ou assistant permet aux autres employés de se concentrer sur leur travail et gagner en temps qualifié ;
• Économies : une gestion de l’administratif efficace faite par un expert évite les pertes financières et permet par conséquent de faire des économies ;
• Concentration sur les objectifs : l’ensemble de l’entreprise est recentrée sur son cœur de métier et l’atteinte de ses objectifs ;
• Amélioration de la productivité : l’entreprise est libérée de toutes les tâches secondaires et chronophages grâce à un assistant externe dédié, ce qui permet un gain de productivité en interne. 

Comment bien gérer son administratif ?

Pour bien optimiser sa gestion administrative, le plus pratique est d’avoir un assistant dédié aux tâches administratives. Celui-ci connaît parfaitement les impératifs légaux auxquels doit répondre l’entreprise. Pour trouver un assistant, il est conseillé de passer par une entreprise prestataire de services en office management comme Officéo.

Il est aussi très important de classer et d’ordonner les documents administratifs. L’organisation est en effet un élément fondamental pour permettre une gestion administrative optimisée et sans à-coups. 

---

Comment ça marche ?

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

En savoir plus

---

La gestion administrative en bref

---