Gestion administrative d'entreprise ➤ Les 3 objectifs clés 🎯
La gestion administrative englobe l’ensemble des tâches et processus nécessaires pour assurer le bon fonctionnement quotidien d’une organisation. De la supervision des ressources humaines et financières à la gestion des documents, une gestion administrative bien structurée permet non seulement de maintenir l’ordre et la conformité, mais aussi de favoriser une meilleure productivité et un environnement de travail harmonieux. Découvrez dans cet article, ce que recouvre la gestion administrative d’entreprise ainsi que ses objectifs, mais aussi ses enjeux. Enfin, découvrez aussi pourquoi certaines entreprises ont décidé d’opter pour notre solution d’assistance administrative agile, experte et fiable.
Sommaire
- Définition de la gestion administrative
- Les différents services qui ont besoin de gestion administrative
- Quels sont les 3 principaux objectifs de la gestion administrative ?
- Les enjeux de la gestion administrative
- Les compétences clés requises pour être un bon agent de gestion administrative
- Les outils ou logiciels indispensables pour une bonne administrative efficace
- Comment mettre en place une gestion administrative efficace ? Les bonnes pratiques
- La gestion administrative par Officéo
- Question fréquente
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Définition de la gestion administrative
La gestion administrative fait référence à l’ensemble des activités dites « support » et des processus administratifs nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une organisation. Elle correspond à la gestion mais aussi à l’optimisation de toutes les activités administratives qui composent le service d’une entreprise (secrétariat, service comptable, service rh…). Que ce soit pour un grand groupe, une collectivité territoriale, une PME, une association ou un professionnel libéral, elle ne doit pas être négligée, sous peine de ralentir les processus de production. Elle veille à ce que toutes les obligations légales, réglementaires et fiscales soient respectées tout en assurant des opérations efficaces. Ainsi, la gestion administrative est un important levier au sein de l’entreprise car, bien réalisée, elle permet de fluidifier le travail des salariés et maximiser la croissance.
Les différents domaines qui ont besoin de gestion administrative
En réalité, il n’y pas de services qui ai plus de besoin de gestion administrative qu’un autre puisqu’elle en pénètre toutes les strates. Cependant, voici certaines activités que vous pourriez optimiser dans vos services :
Le secrétariat administratif
Les secrétaires administratives assurent les tâches qui concernent l’organisation de la vie de l’entreprise comme la gestion de planning, l’organisation de réunions, la commande de fournitures, l’accueil téléphonique… ;
Les ressources humaines
Les assistants rh épaulent administrativement une organisation ou un service rh sur l’organisation de certaines tâches. Ils peuvent intervenir lors d’une campagne de recrutement ou au quotidien en réalisant la gestion administrative du personnel, la création des plannings, le suivi des dossiers du personnel, l’organisation de formation, l’émission des fiches de paie… ;
La comptabilité
Les secrétaires comptables préparent la comptabilité pour l’expert comptable. Par exemple, elles saisissent les opérations comptables (sans imputation ou à l’aide d’un logiciel de comptabilité déjà paramétré) de leurs organisations, suivent la trésorerie, réalisent des rapprochements bancaires… ;
La gestion des achats
Le service des achats est en charge des commandes de biens (logiciels, services…) nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Ils évaluent le besoin, négocient les contrats, supervisent les livraisons… ;
L’administration des ventes
Les administrateurs des ventes soutiennent administrativement le processus des ventes de l’entreprise. Ils s’occupent de la facturation client, contrôlent les commandes et livraisons et sont en charges des réclamations ;
Le secrétariat juridique
Les secrétaires juridiques veillent à ce que toutes les activités soient conformes à la loi. Elles supervisent les contrats clients, collectent des informations juridiques, rédigent les actes ou bien encore s’occupent des procédures de relance en cas de litiges.
Quels sont les 3 principaux objectifs de la gestion administrative ? 
La gestion administrative permet de soutenir les activités « cœur de métier » d’une entreprise et d’œuvrer à leur bon déroulement. Voici ses principaux objectifs au sein d’une organisation :
- Gagner en productivité : en mettant en place des processus et des procédures clairs, la gestion administrative aide à rationaliser les tâches quotidiennes et à améliorer l’efficacité opérationnelle. Cela permet de réduire le temps perdu à chercher des informations ou à résoudre des problèmes dus à des systèmes mal organisés et ainsi gagner en productivité ;
- Réaliser des économies : une gestion administrative efficace surveille et gère les flux financiers avec rigueur, en veillant à ce que les dépenses soient contrôlées et les budgets respectés. Ainsi, l’entreprise évite les potentielles pertes financières, qu’il s’agisse d’impayés ou d’obligations fiscales non respectés ou oubliées ;
- Rester conforme à la loi : la gestion administrative veille à ce que l’organisation respecte toutes les obligations légales, fiscales et réglementaires. Elle établit des procédures pour garantir la conformité aux normes en vigueur. En réduisant les risques de non-conformité, elle protège l’organisation contre les sanctions légales et les pénalités, tout en renforçant sa crédibilité et sa réputation, garantissant ainsi le fonctionnement serein de la structure.
Les enjeux de la gestion administrative
Bien qu’elle puisse sembler être une tâche de routine, la gestion administrative revêt une importance cruciale pour le bon fonctionnement de toute organisation, qu’elle soit une entreprise, une association ou une administration publique. Voici les principaux enjeux liés à cette discipline :
- la rapidité ;
- la fiabilité des données (la qualité des données administratives est essentielle pour prendre des décisions éclairées et suivre l’évolution de l’activité) ;
- l’optimisation des coûts (une bonne gestion administrative permet de réduire les coûts qui peuvent être liés à la paperasse, aux erreurs administratives ou encore aux retards de paiement).
Les compétences clés requises pour être un bon agent de gestion administrative
Être un bon agent de gestion administrative requiert des compétences clés professionnelles, mais aussi interpersonnelles particulières.
- Compétences professionnelles : maitrise des outils bureautiques et des logiciels (de gestion ou encore de comptabilité), quelques connaissances en droit et en comptabilité ;
- Compétences interpersonnelles : organisation et rigueur, sens de la communication et du travail en équipe.
Les outils ou logiciels indispensables pour une bonne administrative efficace
Ces outils permettent d’automatiser les tâches, de centraliser les informations et d’améliorer la productivité. Ils offrent de nombreux avantages, notamment :
- Un gain de temps dans la réalisation de certaines tâches administratives (saisie de données, la création de rapports, gestion des documents…) qui entrainera par la suite une réduction des erreurs manuelles (grâce à l’automatisation des tâches administratives) ;
- Une meilleure organisation (que ce soit des données comme des documents) qui apportera une amélioration de la productivité ;
- La réduction des coûts associés à la gestion manuelle des données (ainsi que des coûts liés aux erreurs et aux retards) ;
- Une collaboration facilitée (grâce au partage d’informations en temps réel).
Les outils de gestion administrative à utiliser varient en fonction des besoins de chaque entreprise : la taille de l’entreprise, le budget, les fonctionnalités recherchées et la facilité d’utilisation. Néanmoins, voici quelques exemples d’outils de gestion administrative les plus utilisés :
- Les logiciels de comptabilité (SAP, Sage, Ciel…) ;
- Les logiciels de gestion des ressources humaines (Sage HR, Combo, Skello…) ;
- Les logiciels de facturation (Quickbooks, Zervant, Axaunot ou encore Sage qui sont indispensables pour le suivi des paiements) ;
- Les logiciels de gestion de projets (Trello, Asana, Wrike…).
Comment mettre en place une gestion administrative efficace ? Les bonnes pratiques
Plusieurs moyens existent pour mettre en place une gestion administrative efficace en fonction des besoins et des moyens d’une entreprise.
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Témoignage de Nelly Fourgous, directrice associée de l’Agence Indie, cliente Officéo
O. : Pourquoi avez-vous choisi notre service plutôt qu’un autre ?
N.F. : J’avais déjà eu pas mal d’échos sur la flexibilité dont vous faites preuve. En effet, mon besoin était d’une ou deux interventions seulement par mois. De plus, il était nécessaire de trouver quelqu’un rapidement afin de pouvoir déléguer… c’est justement à ce moment-là que j’ai reçu un email qui décrivait votre solution. Et je n’ai pas été déçue !
O. : Et au delà de la flexibilité ?
N.F. : Je dois avouer que le petit plus c’est votre service clientèle. Toujours dans la compréhension et toujours réactif. Ils ne sont pas restés bloqués sur un problème, au contraire, ils m’ont toujours proposé une solution ou une alternative.
On peut rajouter à cela l’efficacité de l’assistante dans la réalisation de ses tâches et donc le temps qu’elle m’a fait gagner !
–> Témoignage complet <–
Question fréquente
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🎯Quelles sont les missions d’un gestionnaire administratif ?
Le gestionnaire administratif supervise et opère les activités administratives d’un service. C’est lui qui s’occuper par exemple de la gestion des documents utiles au fonctionnement du service (rédaction des contrats, des comptes-rendus…) et qui organise correspondances et évènements extérieurs (organisation de séminaires, de réunions…).
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