Gestion administrative d'entreprise ➤ Les 3 objectifs clés 🎯
La gestion administrative englobe l’ensemble des tâches et processus nécessaires pour assurer le bon fonctionnement quotidien d’une organisation. De la supervision des ressources humaines et financières à la gestion des documents, une gestion administrative bien structurée permet non seulement de maintenir l’ordre et la conformité, mais aussi de favoriser une meilleure productivité et un environnement de travail harmonieux. On vous en dit plus dans cet article !
Sommaire
- Définition de la gestion administrative
- Les différents services qui ont besoin de gestion administrative
- Quels sont les 3 principaux objectifs de la gestion administrative ?
- Pourquoi la gestion administrative est le pilier de votre entreprise ?
- Comment mettre en place une gestion administrative efficace ?
- La gestion administrative by Officéo
- Déjà gestionnaire administratif, vous souhaitez devenir indépendant ?
- Quelle procédure administrative pour devenir auto-entrepreneur ?
- Témoignage d'une directrice associée d'une PME et cliente Officéo
- La gestion administrative d'entreprise en bref
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La gestion administrative est essentielle au bon fonctionnement d’une organisation. Elle correspond à la gestion mais aussi l’optimisation de toutes les activités administratives qui composent le service d’une entreprise (secrétariat, service comptable, service rh…) Que ce soit pour un grand groupe, une collectivité territoriale, une PME, une association ou un professionnel libéral, elle ne doit pas être négligée, sous peine de ralentir les processus de production.
Dans cet article, vous découvrirez ce que recouvre la gestion administrative d’entreprise, ainsi que ses objectifs, mais aussi comment devenir gestionnaire administratif.
Enfin, découvrez pourquoi certaines entreprises ont décidé d’opter pour notre solution d’assistance administrative agile, experte et fiable.
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Définition de la gestion administrative
La gestion administrative fait référence à l’ensemble des activités dites « support » et des processus administratifs nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une organisation. Elle veille à ce que toutes les obligations légales, réglementaires et fiscales soient respectées tout en assurant des opérations efficaces. Ainsi, la gestion administrative est un important levier au sein de l’entreprise car, bien réalisée, elle permet de fluidifier le travail des salariés et maximiser la croissance.
Les différents domaines qui ont besoin de gestion administrative
En réalité, il n’y pas de services qui ai plus de besoin de gestion administrative qu’un autre puisqu’elle en pénètre toutes les strates. Cependant, voici certaines activités que vous pourriez optimiser dans vos services :
Le secrétariat administratif
Les secrétaires administratives assurent les tâches qui concernent l’organisation de la vie de l’entreprise comme la gestion de planning, l’organisation de réunions, la commande de fournitures, l’accueil téléphonique… ;
Les ressources humaines
Les assistants rh épaulent administrativement une organisation ou un service rh sur l’organisation de certaines tâches. Ils peuvent intervenir lors d’une campagne de recrutement ou au quotidien en réalisant la gestion administrative du personnel, la création des plannings, le suivi des dossiers du personnel, l’organisation de formation, l’émission des fiches de paie… ;
La comptabilité
Les secrétaires comptables préparent la comptabilité pour l’expert comptable. Par exemple, elles saisissent les opérations comptables (sans imputation ou à l’aide d’un logiciel de comptabilité déjà paramétré) de leurs organisations, suivent la trésorerie, réalisent des rapprochements bancaires… ;
La gestion des achats
Le service des achats est en charge des commandes de biens (logiciels, services…) nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Ils évaluent le besoin, négocient les contrats, supervisent les livraisons… ;
L’administration des ventes
Les administrateurs des ventes soutiennent administrativement le processus des ventes de l’entreprise. Ils s’occupent de la facturation client, contrôlent les commandes et livraisons et sont en charges des réclamations ;
Le secrétariat juridique
Les secrétaires juridiques veillent à ce que toutes les activités soient conformes à la loi. Elles supervisent les contrats clients, collectent des informations juridiques, rédigent les actes ou bien encore s’occupent des procédures de relance en cas de litiges.
Quels sont les 3 principaux objectifs de la gestion administrative ?
La gestion administrative permet de soutenir les activités cœur de métier d’une entreprise et d’œuvrer à leur bon déroulement. Voici ses principaux objectifs au sein d’une organisation :
- Fluidifier le travail : en mettant en place des processus et des procédures clairs, la gestion administrative aide à rationaliser les tâches quotidiennes et à améliorer l’efficacité opérationnelle. Cela permet de réduire le temps perdu à chercher des informations ou à résoudre des problèmes dus à des systèmes mal organisés ; et ainsi gagner en productivité ;
- Faciliter la croissance : une gestion administrative efficace surveille et gère les flux financiers avec rigueur, en veillant à ce que les dépenses soient contrôlées et les budgets respectés. Ainsi, l’entreprise évite les potentielles pertes financières, qu’il s’agisse d’impayés ou d’obligations fiscales non respectés ou oubliées ;
- Rester conforme à la loi : la gestion administrative veille à ce que l’organisation respecte toutes les obligations légales, fiscales et réglementaires. Elle établit des procédures pour garantir la conformité aux normes en vigueur. En réduisant les risques de non-conformité, elle protège l’organisation contre les sanctions légales et les pénalités, tout en renforçant sa crédibilité et sa réputation.
Faire confiance à l’intelligence artificielle pour votre gestion administrative : bonne idée ?
Les outils d’intelligence artificielle ont ces dernières années investi tous nos postes de travail et sont très utilisés pour réaliser des tâches à faible valeur ajoutée de la gestion administrative (classement de documents, gestion de planning) mais aussi des tâches aux responsabilités plus importantes : la rédaction de documents, le recrutement, l’analyse de données, la prise de décision sur base de conseils… Il peut être très tentant d’utiliser ces outils pour automatiser vos process administratifs plutôt que d’embaucher ou faire appel à un prestataire de services car ils permettent de réaliser de grandes économies.
Cependant, quelle que soit la taille de votre structure, vous ne pouvez pas entièrement faire confiance à une intelligence artificielle, notamment pour analyser ou vous aider à prendre des décisions. En effet, ce sont des outils qui ne connaissent pas la vérité mais tentent de s’en approcher en s’inspirant d’une multitude de données trouvées sur les moteurs de recherches : leurs réponses peuvent être vraisemblables sans être vraies.
Ainsi, l’IA est un superbe outil pour faire gager du temps et augmenter les performances de vos employés mais elle ne doit pas être une fin en soit, et encore moins une solution économique.
Comment mettre en place une gestion administrative efficace ?
Plusieurs moyens existent pour mettre en place une gestion administrative efficace en fonction des besoins et des moyens d’une entreprise.
Ces entreprises nous font confiance
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Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
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Témoignage de Nelly Fourgous, directrice associée de l’Agence Indie, cliente Officéo
O. : Pourquoi avez-vous choisi notre service plutôt qu’un autre ?
N.F. : J’avais déjà eu pas mal d’échos sur la flexibilité dont vous faites preuve. En effet, mon besoin était d’une ou deux interventions seulement par mois. De plus, il était nécessaire de trouver quelqu’un rapidement afin de pouvoir déléguer… c’est justement à ce moment-là que j’ai reçu un email qui décrivait votre solution. Et je n’ai pas été déçue !
O. : Et au delà de la flexibilité ?
N.F. : Je dois avouer que le petit plus c’est votre service clientèle. Toujours dans la compréhension et toujours réactif. Ils ne sont pas restés bloqués sur un problème, au contraire, ils m’ont toujours proposé une solution ou une alternative.
On peut rajouter à cela l’efficacité de l’assistante dans la réalisation de ses tâches et donc le temps qu’elle m’a fait gagner !
–> Témoignage complet <–
La gestion administrative en entreprise en bref
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Quelles sont les tâches d’un gestionnaire administratif ?
Le gestionnaire administratif supervise et opère les activités administratives d’un service. C’est lui qui s’occuper par exemple de la gestion des documents utiles au fonctionnement du service (rédaction des contrats, des comptes-rendus…) et qui organise correspondances et évènements extérieurs (organisation de séminaires, de réunions…)
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