[Gestion administrative] †3 objectifs, 3 enjeux, 1 solutionđŻ
La gestion administrative englobe lâensemble des tĂąches et processus nĂ©cessaires pour assurer le bon fonctionnement quotidien dâune organisation. De la supervision des ressources humaines et financiĂšres Ă la gestion des documents, une gestion administrative bien structurĂ©e permet non seulement de maintenir lâordre et la conformitĂ©, mais aussi de favoriser une meilleure productivitĂ© et un environnement de travail harmonieux. DĂ©couvrez dans cet article, ce que recouvre la gestion administrative dâentreprise ainsi que ses objectifs, mais aussi ses enjeux
Sommaire
- Définition de la gestion administrative
- Quels sont les 3 objectifs principaux de la gestion administrative ?
- Pourquoi la gestion administrative est-elle essentielle ?
- Les enjeux de la gestion administrative
- Les différents services qui ont besoin de gestion administrative
- Les outils et logiciels indispensables pour une bonne administrative efficace
- Comment mettre en place une gestion administrative efficace ? Les bonnes pratiques
- La solution Officéo
- Questions fréquentes
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Définition de la gestion administrative
La gestion administrative fait rĂ©fĂ©rence Ă lâensemble des activitĂ©s dites « support » et des processus administratifs nĂ©cessaires au bon fonctionnement dâune entreprise ou dâune organisation. Elle correspond Ă la gestion mais aussi Ă lâoptimisation de toutes les activitĂ©s administratives qui composent le service dâune entreprise (secrĂ©tariat, service comptable, service RHâŠ). Que ce soit pour un grand groupe, une collectivitĂ© territoriale, une PME, une association ou un professionnel libĂ©ral, elle ne doit pas ĂȘtre nĂ©gligĂ©e, sous peine de ralentir les processus de production. Elle veille Ă ce que toutes les obligations lĂ©gales, rĂ©glementaires et fiscales soient respectĂ©es tout en assurant des opĂ©rations efficaces. Ainsi, la gestion administrative est un important levier au sein de lâentreprise car, bien rĂ©alisĂ©e, elle permet de fluidifier le travail des salariĂ©s et maximiser la croissance.
Quels sont les 3 principaux objectifs de la gestion administrative ?
La gestion administrative permet de soutenir les activitĂ©s « cĆur de mĂ©tier » dâune entreprise et dâĆuvrer Ă leur bon dĂ©roulement. Bien plus quâune simple tĂąche quotidienne, câest le pilier sur lequel repose lâefficacitĂ© et la pĂ©rennitĂ© dâune organisation. Voici ses principaux objectifs :
- Optimisation des coĂ»ts : La gestion administrative permet de rĂ©aliser des Ă©conomies en optimisant les ressources de lâentreprise, en rĂ©duisant les coĂ»ts opĂ©rationnels par la rationalisation des processus, et en nĂ©gociant des conditions avantageuses avec les fournisseurs et partenaires, ce qui permet de limiter les dĂ©penses inutiles tout en maintenant une performance optimale.
- AmĂ©lioration de la productivitĂ© : En simplifiant les processus internes, en intĂ©grant des outils numĂ©riques performants pour automatiser certaines tĂąches administratives et en formant les collaborateurs aux bonnes pratiques, la gestion administrative amĂ©liore lâefficacitĂ© globale de lâentreprise, permettant ainsi un gain de temps et une gestion plus fluide des activitĂ©s quotidiennes.
- Assurance du bon fonctionnement organisationnel : La gestion administrative assure le bon fonctionnement de lâentreprise en veillant Ă la conformitĂ© avec les exigences lĂ©gales et rĂ©glementaires, en gĂ©rant les ressources humaines de maniĂšre optimale, et en facilitant la communication et la coordination entre les diffĂ©rents services et partenaires externes, contribuant ainsi Ă maintenir une structure organisĂ©e et harmonieuse.
Pourquoi la gestion administrative est-elle essentielle ?
La gestion administrative est le pilier qui soutient le bon fonctionnement de toute organisation. Elle assure la stabilitĂ©, lâefficacitĂ© et la croissance, en permettant Ă lâorganisation dâatteindre ses objectifs de maniĂšre durable :
- Conformité légale et réglementaire : Assurer le respect des lois et des réglementations en vigueur.
- Optimisation des ressources : Gérer efficacement le temps, le budget et les ressources humaines.
- ProductivitĂ© accrue : Mettre en place des processus fluides pour amĂ©liorer lâefficacitĂ© opĂ©rationnelle.
- Prise de décision éclairée : Fournir des informations fiables pour orienter les décisions stratégiques.
- Communication et coordination : Faciliter la communication interne et externe.
Les enjeux de la gestion administrative
Bien quâelle puisse sembler ĂȘtre une tĂąche de routine, la gestion administrative revĂȘt une importance cruciale pour le bon fonctionnement de toute organisation, quâelle soit une entreprise, une association ou une administration publique. Voici les principaux enjeux liĂ©s Ă cette discipline :
- La rapiditĂ© : Une gestion administrative rapide, câest la clĂ© pour garder le rythme ! En traitant les tĂąches administratives de maniĂšre fluide, on gagne du temps et on Ă©vite les retards qui peuvent freiner la performance. Que ce soit pour des documents, des paiements ou des demandes internes, ĂȘtre rĂ©actif permet de toujours rester dans la course et de rĂ©pondre rapidement aux besoins de lâorganisation.
- La fiabilitĂ© des donnĂ©es : Des donnĂ©es prĂ©cises, câest comme une boussole pour prendre les bonnes dĂ©cisions ! En veillant Ă la qualitĂ© des informations administratives, on sâassure de toujours avoir les bons chiffres sous la main pour suivre lâĂ©volution de lâactivitĂ©. Moins dâerreurs = plus de confiance dans les choix Ă faire, et moins de risques de mauvaises surprises !
- Lâoptimisation des coĂ»ts : Bien gĂ©rer les tĂąches administratives, câest comme faire du tri dans un tiroir Ă bazar : on Ă©limine les erreurs, on Ă©vite les coĂ»ts cachĂ©s, et on simplifie tout. En rĂ©duisant les frais liĂ©s Ă des processus inefficaces ou des retards de paiement, on optimise les ressources et on amĂ©liore la rentabilitĂ©. Moins de paperasse, plus de rentabilitĂ© â voilĂ lâobjectif !
Les différents services qui ont besoin de gestion administrative
En rĂ©alitĂ©, il nây pas de services qui ai plus de besoin de gestion administrative quâun autre puisquâelle en pĂ©nĂštre toutes les strates. Cependant, voici certaines activitĂ©s que vous pourriez optimiser dans vos services :
- Les ressources humaines : Les assistants RH Ă©paulent administrativement une organisation ou un service rh sur lâorganisation de certaines tĂąches. Ils peuvent intervenir lors dâune campagne de recrutement ou au quotidien en rĂ©alisant la gestion administrative du personnel, la crĂ©ation des plannings, le suivi des dossiers du personnel, lâorganisation de formation, lâĂ©mission des fiches de paie⊠;
- La comptabilitĂ© : Les secrĂ©taires comptables prĂ©parent la comptabilitĂ© pour lâexpert comptable. Par exemple, elles saisissent les opĂ©rations comptables (sans imputation ou Ă lâaide dâun logiciel de comptabilitĂ© dĂ©jĂ paramĂ©trĂ©) de leurs organisations, suivent la trĂ©sorerie, rĂ©alisent des rapprochements bancaires⊠;
- La gestion des achats : Le service des achats est en charge des commandes de biens (logiciels, servicesâŠ) nĂ©cessaires au fonctionnement de lâentreprise. Ils Ă©valuent le besoin, nĂ©gocient les contrats, supervisent les livraisons⊠;
- Lâadministration des ventes : Les administrateurs des ventes soutiennent administrativement le processus des ventes de lâentreprise. Ils sâoccupent de la facturation client, contrĂŽlent les commandes et livraisons et sont en charges des rĂ©clamations.
Les outils ou logiciels indispensables pour une gestion administrative efficace
Les outils de gestion administrative Ă utiliser varient en fonction des besoins de chaque entreprise : la taille de lâentreprise, le budget, les fonctionnalitĂ©s recherchĂ©es et la facilitĂ© dâutilisation. NĂ©anmoins, voici quelques exemples dâoutils de gestion administrative les plus utilisĂ©s :
- Les logiciels de comptabilitĂ© (SAP, Sage, CielâŠ) ;
- Les logiciels de gestion des ressources humaines (Sage HR, Combo, SkelloâŠ) ;
- Les logiciels de facturation (Quickbooks, Zervant, Axaunot ou encore Sage qui sont indispensables pour le suivi des paiements) ;
- Les logiciels de gestion de projets (Trello, Asana, WrikeâŠ).
Ces outils permettent dâautomatiser les tĂąches, de centraliser les informations et dâamĂ©liorer la productivitĂ©. Ils offrent de nombreux avantages, notamment :
- Un gain de temps dans la rĂ©alisation de certaines tĂąches administratives (saisie de donnĂ©es, la crĂ©ation de rapports, gestion des documentsâŠ) qui entrainera par la suite une rĂ©duction des erreurs manuelles (grĂące Ă lâautomatisation des tĂąches administratives) ;
- Une meilleure organisation (que ce soit des données comme des documents) qui apportera une amélioration de la productivité ;
- La réduction des coûts associés à la gestion manuelle des données (ainsi que des coûts liés aux erreurs et aux retards) ;
- Une collaboration facilitĂ©e (grĂące au partage dâinformations en temps rĂ©el).
Comment mettre en place une gestion administrative efficace ? Les bonnes pratiques
Plusieurs moyens existent pour mettre en place une gestion administrative efficace en fonction des besoins et des moyens dâune entreprise. Lâemployeur peut choisir de gĂ©rer ses services administratifs en interne en embauchant un gestionnaire administratif ou en automatisant ses process Ă lâaide de logiciels. Dâautre part, lâemployeur peut opter pour lâexternalisation de sa gestion administrative par le biais de prestataire de services. Voici un tableau comparatif pour les deux pratiques :
CritÚres | Type de travailleur | Coût | Flexibilité | Avantages | Inconvénients | Automatisation |
---|---|---|---|---|---|---|
Gestion Administrative Interne | Gestionnaire administratif salariĂ© (temps plein ou partiel) | CoĂ»teux, surtout pour lâembauche et la formation | Moins flexible, selon la charge de travail (trop de travail ou pas assez) | â Vue globale sur les procĂ©dures administratives. â ContrĂŽle total des processus. |
â CoĂ»t Ă©levĂ©. â Rigide (difficultĂ© dâadaptation aux besoins changeants). â Sous-estimation de la charge administrative. |
Possible avec lâachat et la mise en place dâoutils, mais nĂ©cessite une formation. |
Gestion Administrative ExternalisĂ©e | Assistant indĂ©pendant ou intĂ©rimaire | Pas de frais de recrutement ni de formation supplĂ©mentaires | Flexible, payez uniquement pour les heures travaillĂ©es | â Pas besoin de recrutement. â Expertise dĂ©jĂ acquise. â Aucune charge sociale supplĂ©mentaire. |
â DĂ©pendance vis-Ă -vis du prestataire externe. â NĂ©cessite une bonne coordination et communication. |
Peut inclure des outils déjà maßtrisés par le prestataire, réduisant ainsi les besoins de formation. |
Ces entreprises nous font confiance






























TĂ©moignage de Nelly Fourgous, directrice associĂ©e de lâAgence Indie, cliente OfficĂ©o
O. : Pourquoi avez-vous choisi notre service plutĂŽt quâun autre ?
N.F. : Jâavais dĂ©jĂ eu pas mal dâĂ©chos sur la flexibilitĂ© dont vous faites preuve. En effet, mon besoin Ă©tait dâune ou deux interventions seulement par mois. De plus, il Ă©tait nĂ©cessaire de trouver quelquâun rapidement afin de pouvoir dĂ©lĂ©guer⊠câest justement Ă ce moment-lĂ que jâai reçu un email qui dĂ©crivait votre solution. Et je nâai pas Ă©tĂ© déçue !
O. : Et au delà de la flexibilité ?
N.F. : Je dois avouer que le petit plus câest votre service clientĂšle. Toujours dans la comprĂ©hension et toujours rĂ©actif. Ils ne sont pas restĂ©s bloquĂ©s sur un problĂšme, au contraire, ils mâont toujours proposĂ© une solution ou une alternative.
On peut rajouter Ă cela lâefficacitĂ© de lâassistante dans la rĂ©alisation de ses tĂąches et donc le temps quâelle mâa fait gagner !
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Questions fréquentes
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đŻ Quelles sont les missions dâun gestionnaire administratif ?
Le gestionnaire administratif supervise et opĂšre les activitĂ©s administratives dâun service. Câest lui qui sâoccuper par exemple de la gestion des documents utiles au fonctionnement du service (rĂ©daction des contrats, des comptes-rendusâŠ) et qui organise correspondances et Ă©vĂšnements extĂ©rieurs (organisation de sĂ©minaires, de rĂ©unionsâŠ).
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đ Quels sont les risques dâune mauvaise gestion administrative ?
Une mauvaise gestion administrative peut entraĂźner des retards, des coĂ»ts supplĂ©mentaires et des erreurs de dĂ©cision, affectant la productivitĂ© et la rentabilitĂ©. De plus, elle peut entraĂźner des sanctions lĂ©gales, nuire Ă la rĂ©putation de lâentreprise et dĂ©motiver les employĂ©s.
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đââïž Quels sont les principes fondamentaux de lâorganisation administrative ?
Les principes fondamentaux de lâorganisation administrative reposent sur la clartĂ© des rĂŽles, la centralisation de lâinformation et lâefficacitĂ© des processus. Ils incluent Ă©galement la flexibilitĂ© pour sâadapter aux changements, une communication fluide et le respect des rĂ©glementations lĂ©gales et internes.
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