La sous-traitance administrative se révèle aujourd’hui être un des éléments clés de la productivité d’une entreprise. La majorité des entrepreneurs passent encore 6 heures par semaine à s’occuper de leurs tâches administratives, ce qui représente un volume horaire important. 

La sous-traitance administrative est une réponse ponctuelle apportée aux entreprises qui ressentent le besoin d’externaliser leurs services administratifs. Cette pratique leur permet de mieux se concentrer sur leur cœur de métier et la vente de leurs services. 

Quelle est la définition de la sous-traitance administrative ?

La sous-traitance administrative est une solution pour les entreprises qui n’ont pas le temps de s’occuper de leurs services administratifs. La sous-traitance administrative permet de déléguer une partie ou la totalité des services administratifs d’une entreprise vers une autre entreprise compétente.

On parle d’entreprise principale pour l’entreprise cliente et d’entreprise donneuse d’ordre pour l’entreprise qui sous-traite. L’entreprise sous traitante est appelée maître d’œuvre.

Quelle est la différence entre prestation de service de sous-traitance et d’externalisation ?

On parle de prestation de service dans le cas d’une sous-traitance, mais aussi pour une externalisation de services. Ces deux types de prestations ne répondent pas au même besoin.

La sous-traitance administrative se présente sous la forme d’un contrat ponctuel et consensuel entre le maître d’ouvrage et le donneur d’ordre. Elle est utilisée dans une optique tactique pour renforcer une équipe lors d’un projet ou en terme de capacité sur un instant t.

L’externalisation administrative est le plus souvent utilisée sur un contrat long terme. A l’inverse de la sous-traitance, une entreprise externalise une partie ou la totalité d’un service. C’est un service qui sert la stratégie de la société directement qui s’adapte au besoin du client. De plus, l’entreprise cliente et le prestataire de service, qui est auto-entrepreneur, sont directement en relation. C’est l’un des services proposés par Officéo.

Quels sont les types de sous-traitance administrative ? 

Il existe deux types de sous-traitance en fonction des besoins de l’entreprise:

• Qu’est ce que la sous-traitance de spécialité ?

L’entreprise principale a parfois besoin d’une main d’œuvre plus conséquente pour réaliser un projet de son secteur d’activité. Elle va, pour une période donnée, compléter ses services administratifs en faisant appel à une entreprise sous-traitante.

Par exemple, un centre d’appel peut programmer avant un évènement important de gonfler ses effectifs en faisant appel à une entreprise de sous-traitance.

• Qu’est ce que la sous-traitance de capacité ?

Il arrive que toutes les ressources d’une entreprise soient déjà occupées sur différentes missions. Elle n’a donc plus les capacités de répondre aux besoins des nouveaux clients. C’est à ce moment qu’intervient la solution de sous-traitance administrative de capacité. Ainsi, l’entreprise peut continuer de développer son activité et accroître sa clientèle.

Qui peut faire de la sous-traitance administrative ?

Toutes les entreprises peuvent faire de la sous-traitance administrative. C’est-à-dire que tous les types d’entreprises, du secteur privé et public, peuvent faire appel à de la sous-traitance à un moment de leur carrière.

Les travailleurs indépendants comme les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs peuvent eux aussi faire appel à des assistants et des prestataires de services pour sous-traiter une partie de leurs activités. 

Quelles tâches administratives peuvent être sous traitées en entreprise ?

Toutes les activités des services administratifs peuvent être sous-traitées. Voici des exemples d’activités de la sous-traitance administrative :

• Pour le secrétariat : le classement et gestion des dossiers, gestion administrative des courriers et des mails, saisie de données, permanence téléphonique, gestion des démarches administratives, la rédaction de comptes rendus ;
• Pour la gestion comptable : la gestion de trésorerie, gestion de notes de frais, le pointage comptable, les bilans comptables d’entreprises ;
• Administration des ventes : gestion des commandes, des devis et facturation, suivi des factures, relance des paiements, gestion de clientèle, traitement des réclamations ;
• Gestion des ressources humaines : gestion des commandes et relations avec le fournisseur, gestion du personnel, suivi des factures et gestion de paie, organisation et suivi, gestion des plannings d’équipes.

Quels sont les avantages de la sous-traitance administrative ?

La sous-traitance administrative est une solution qui présente plusieurs avantages pour l’entreprise qui en fait la demande.

Tout d’abord, sous-traiter une partie des services administratifs est un gain de temps évident pour l’entreprise principale. Dans le cas d’une sous-traitance de capacité, le temps de travail libéré peut être réinvesti sur d’autres projets importants. Pour une sous-traitance de spécialité, ce temps de travail peut servir à améliorer le projet.

Certaines tâches administratives au sein d’une entreprise sont peu gratifiantes pour l’employé. Il est parfois difficile de recruter une personne fiable sur le long terme. La sous-traitance permet de faciliter et flexibiliser la faisabilité de ces tâches. L’entreprise délègue à une entreprise de confiance dont l’administratif est l’activité principale.

La sous-traitance est un atout économique pour les entreprises qui doivent mettre en place des solutions peu coûteuses. Les prestations proposées sont faites à la demande du client et sur mesure pour lui. Ainsi, les entreprises dans le besoin font appel à une entreprise de sous-traitante pour des missions ciblées et donc budgétées, ce qui permet une meilleure maîtrise des coûts.

Aidée d’une solution de sous-traitance, l’entreprise est plus réactive. En cas de croissance ou de décroissance de son activité, elle peut s’offrir une solution rapide et adaptée pour soutenir ses effectifs.

Qu’est-ce que l’obligation de vigilance ?

L’entreprise donneuse d’ordres occupe une place très importante dans le processus de sous-traitance administrative. Elle s’engage à livrer la prestation administrative, avec la qualité demandée et dans le délai imposé par l’entreprise principale.

Ensuite, l’entreprise a un rôle d’obligation de vigilance. Elle est responsable légalement du bon déroulement du processus et doit fournir un suivi. Dans le cas où un préjudice est causé par le maître d’œuvre, la responsabilité des conséquences lui revient tout de même.

Quel tarif pour une prestation administrative sous-traitée ?

Les tarifs d’une prestation administrative sont généralement compris entre 20 et 50 euros de l’heure. Mais le montant de la facture de la sous-traitance administrative varie en fonction de plusieurs facteurs :

• La complexité de la mission : plus une mission est encadrée légalement par loi ou très fastidieuse, plus elle est complexe. La complexité de la mission est l’un des facteurs principaux du tarif de la prestation ;
• Délai de rendu de la mission : plus le délai de la mission est court, plus l’assistant devra être productif et efficace. C’est un élément très valorisé dans les tarifs de prestation administrative ;
• Frais de déplacement : pour certaines prestations administratives, l’assistant peut avoir besoin de se déplacer, par exemple pour faire du recrutement. Ces déplacements sont pris en compte dans les tarifs de prestation.

L’entreprise sous-traitante peut mettre en place plusieurs paiements.

Elle peut être rémunérée pour un quota d’heures travaillées, par exemple pour une aide ponctuelle de quelques heures chaque semaine.

L’entreprise peut aussi fixer un forfait journalier par type de mission, ce qui lui permet d’être payée sur la base d’un tarif fixe quel que soit le nombre d’heures travaillées.

Enfin, elle peut décider d’un forfait mensuel. De la même manière qu’un forfait journalier, l’entreprise maître d’œuvre est assurée d’être rémunérée à un prix fixe et l’entreprise donneuse d’ordre est assurée de débourser un prix fixe.

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