Augmenter sa flexibilité avec le BPO
Le traitement stratégique des fonctions non essentielles demande généralement du temps. Les entreprises doivent également mobiliser plusieurs salariés pour la cause. Ce sont des aspects d’une gestion administrative qui affectent bien souvent leur productivité et leur flexibilité. Elles trouvent alors une solution fort intéressante dans le Business Process Outsourcing (BPO). Cependant, pour bénéficier des avantages qu’offre cette option en matière de flexibilité, il faudra faire attention à divers points.
Je souhaite externaliser un process métier
Le Business Process Outsourcing pour améliorer la flexibilité
Traiter toutes les fonctions en interne ne permet pas toujours de profiter d’une bonne flexibilité. C’est en ce sens que l’externalisation RH est une option fiable. Le contrat d’externalisation permet à l’entreprise qui l’adopte d’augmenter sa capacité à s’adapter aux réelles exigences du marché à un instant précis.
Les fonctions administratives et non essentielles sont confiées à un prestataire externe qualifié. L’entreprise a alors plus de chance d’accorder plus d’attention à ses domaines de compétences et prestations à forte valeur ajoutée. Elle peut alors affecter ses ressources sur les métiers à forte valeur ajoutée. Outil de compétitivité, sous-traiter des services permet au donneur d’ordre d’améliorer son positionnement sur le marché. Avec l’accompagnement des sous-traitants, il peut aisément conquérir de nouveaux marchés ou projets. Pour cela, il n’aura pas à réaliser d’énormes dépenses en achat d’équipements et en recrutement, car il peut déléguer.
Le donneur d’ordre a simplement à faire appel à un prestataire extérieur pour le développement de son nouveau projet. Celui-ci lui fournit tout ce qu’il lui faut à moindres coûts. De plus, il n’y a plus de contrats de travail à établir ou de personnel à stopper à la fin des missions. Ce sont là des sujets sensibles que la sous-traitance permet d’éviter. Avec le BPO, l’entreprise peut être plus concurrentielle étant donné qu’elle améliore constamment ses relations avec ses clients.
Le BPO pour augmenter sa vitesse et son efficacité
Une entreprise doit aller très vite quand il s’agit de traiter ses fonctions. Pour cela, externaliser les processus métiers permet d’atteindre ses objectifs avec une bonne maîtrise des coûts fixes. Les fonctions non essentielles étant confiées à un professionnel, les personnels opérationnels en interne peuvent se concentrer davantage sur les tâches de première importance. L’entreprise devient plus rapide dans la prise en charge des métiers essentiels. Elle est plus précise et plus efficace grâce à son prestataire de services.
Par ailleurs, les fonctions confiées à un prestataire spécialisé peuvent être automatisées par celui-ci. Spécialistes dans leur domaine, ils ont à disposition les meilleurs outils et techniques pouvant leur permettre d’assurer une rapide gestion des ressources. Ils traitent alors plus facilement les fonctions qui leur sont confiées, ce qui améliore davantage la vitesse du donneur d’ordre. De plus, les fonctions non essentielles traitées par les fournisseurs BPO répondent aux normes de qualité à suivre sur le marché à cet instant précis.
Le BPO pour avoir de la main d’œuvre à faibles coûts
Lancer un nouveau produit à grande échelle par exemple exige souvent de la main-d’œuvre pour les entreprises françaises. Engager directement du personnel représente un pôle de dépenses non négligeable. Grâce au marché de l’externalisation, l’entreprise peut engager les démarches relatives à la conception de son nouveau produit sans craindre un investissement trop important. Avec un recours à l’externalisation du processus métier, particulièrement sur le marché offshore, l’entreprise peut toucher des salariés compétents pour un faible revenu. Elle réduit sa masse salariale.
Réussir l’externalisation des métiers de service : 5 points essentiels à surveiller
Le BPO se répand davantage dans tous les secteurs d’activités. Cela est principalement dû aux divers avantages que les services d’externalisation offrent aux sociétés qui les adoptent. Cependant, pour jouir de tous ces avantages, il faudra réussir le projet d’externalisation. La tâche n’est pas très simple, mais elle n’est pas impossible, particulièrement lorsque certains éléments sont traités avec savoir-faire.
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Préparer le projet du Business Process Outsourcing
Pourquoi l’entreprise veut adopter les solutions d’externalisation ? Pour des raisons financières, économiques ou sociales, une meilleure gestion des processus du supply chain, une meilleure sécurisation des données sensibles ? L’entreprise commanditaire doit être en mesure de définir clairement les raisons pour lesquelles elle souhaite faire appel à un prestataire extérieur. Quels seront les avantages à tirer de la mise en place de ce projet d’infogérance ? Faudra-t-il faire des compromis dans ce processus d’externalisation ? Si oui, l’entreprise est-elle prête à les faire ?
Par ailleurs, il faudra dès le départ prendre en compte les risques liés au contrat d’externalisation, car il n’a pas que des avantages. Ils sont généralement en rapport avec les différences culturelles et les pertes de confidentialité dans le traitement des tâches administratives. L’entreprise doit aussi établir un cahier des charges avec l’aide des services d’analyse en interne. C’est un document qui fournit tous les détails nécessaires sur le service externalisé et les réelles attentes du donneur d’ordre.
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Déterminer le service à externaliser
Quels services confiés à un prestataire externe ? Ce sont principalement ceux qui ne font pas partie du cœur de métier de la société. Ils sont indispensables à son développement, mais ils sont de faible valeur ajoutée et sont chronophages. L’entreprise cliente peut aussi externaliser les fonctions dont le traitement nécessite des compétences spécifiques non disponibles en interne.
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Le choix du prestataire BPO
Bien choisir son prestataire ne doit pas uniquement se fonder sur le faible prix proposé par celui-ci. Les prestations proposées doivent être de bonne qualité. Il doit avoir les compétences ainsi que les technologies qu’il faut pour mener à bien chaque mission. Les donneurs d’ordre qui externalisent ont la possibilité de se rapprocher des anciens clients du fournisseur BPO pour considérer leurs avis et témoignages. De plus, il doit s’agir d’un prestataire de confiance.
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Bien suivre la mission
Un comité de pilotage et de suivi peut être mis en place pour veiller au bon déroulement du projet d’externalisation. Grâce au comité, il peut être plus simple de surveiller la qualité des prestations et l’avancée des tâches. Le sous-traitant peut être amené à fournir régulièrement des rapports sur les objectifs atteints et les difficultés rencontrées.
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Communiquer régulièrement
En matière d’externalisation du processus de recrutement par exemple, la communication occupe une place importante. Elle permet aux deux parties de comprendre ce qui empêche l’évolution des missions et les facteurs sur lesquels il faut se pencher pour débloquer la situation. L’usage des outils collaboratifs s’impose alors. Il peut s’agir de Google Drive, Skype ou Slack.
Le Business Process Outsourcing permet à l’entreprise qui l’adopte de suivre le rythme du marché sans faire d’énormes dépenses. Elle conserve ainsi une bonne flexibilité et une excellente compétitivité.
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Pour en savoir plus
Généralités sur le Business Process Outsourcing
- Les types d’externalisations de process métiers (Back Office)
- Les types d’externalisations de process métiers (Front Office)
- L’externalisation des métiers de service
- Quelles industries pour l’externalisation des process métiers ?
- Quels types de services offerts par les fournisseurs BPO
- Le Business Process Outsourcing : une approche opérationnelle stratégique
Les avantages des services de BPO
- Pourquoi déléguer à une société externe BPO
- La diminution des coûts possibles par le BPO
- Améliorer les résultats dans les fonctions non essentielles avec l’externalisation
- Profiter d’une meilleure technologie en travaillant avec un prestataire externe
- Développer sa présence mondiale en ayant recours au BPO
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