Comment élaborer un plan de facturation efficace ?
Un bon suivi de facturation est indispensable si vous souhaitez maintenir un comptabilité et une trésorerie en bonne santé. Le suivi doit comprendre une politique d’échéance, de relance, de règlement et d’encaissement client et fournisseur. Mais est-ce là tout ?
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L’organisation pour un plan de facturation efficace
Beaucoup ignorent encore l’utilisation de logiciels de facturation dédiés. L’organisation est une qualité si important quand il s’agit de traiter du suivi de facturation : finalement, certains se disent qu’un logiciel serait superflu.
En effet, même avec un très bon logiciel de suivi de facturation, un esprit mal organisé ne pourra être efficace. C’est donc votre organisation qui fait votre force. Le simple fait de savoir ce qu’il faut payer et ce qui a déjà été payé est un gage d’efficacité certain.
Vérification des conditions générales de vente
Dès le départ, mieux vaut tout prévoir. Définissez vos conditions générales de vente au mieux. La partie facturation comprendra les informations relatives aux sujets suivants :
- Acompte à verser à la signature du devis ;
- Paiement en plusieurs fois ;
- Délai consenti ;
- Date limite de paiement ;
- Indemnité de retard.
Ainsi, vous prévenez les clients en amont de la vente. Les clauses précises sont essentielles. Ensuite, avec des tableaux de suivi appropriés, vous pouvez rapidement vérifier les informations essentielles. L’avantage est aussi de pouvoir vérifier l’état des factures et les processus de facturation. Les informations suivantes sont donc capitales :
- Nom du client ;
- Numéro de la facture ;
- Date de la facturation ;
- Date d’échéance ;
- Montant de la facture ;
- Jours de dépassement ;
- Montant de la majoration ;
- Solde restant dû ;
- État du paiement ;
- Relance (1ère, 2ème, 3ème) et date de relance.
Les connaissances et les outils pour votre plan de facturation
Si vous tenez vraiment à utiliser un logiciel de comptabilité -à une échelle d’entreprise conséquente, c’est même plus que nécessaire- un module de gestion de facturation doit être compris. Il permet d’enregistrer immédiatement et automatiquement dans la comptabilité les factures établies. Vous pouvez alors bénéficier d’un gain de temps réel et réduire le risque d’erreur de comptabilité.
Tableau de procédure de suivi
Des tableaux bien entretenus peuvent devenir de véritables échéanciers. Pour un plan de facturation optimal, nous vous avons résumé l’essentiel des tableaux à maintenir à jour. Les différentes informations renseignées dans chaque tableau sont à croiser pour un suivi complet, avec toutes les informations nécessaires pour rapidement piloter chaque étape.
Les listes déroulantes peuvent vous faire gagner du temps en évitant les saisies inutiles. De la même manière, les mises en forme conditionnelles sous Excel permettent de mettre en relief automatiquement les clients à relancer ou les actions urgentes à effectuer.
Suivi des factures et des devis
- Numéro de facture ;
- Date de la facture ;
- Nom du client ;
- Montant de la facture.
Tableau de suivi du chiffre d’affaires
- Répartition du CA selon les produits ou prestations ;
- Évolution du CA en mois ou en trimestre ;
- Somme des impayés ;
- Répartition du CA par clients.
Tableau de suivi fournisseurs
- Numéros et dates des factures des fournisseurs ;
- Nom des fournisseurs ;
- Référence au produit, service, chantier, à l’affaire concernée ;
- Montants HT et TTC au minimum ;
- Échéance de chaque facture.
Tableau de suivi des contacts
- Clients ;
- Partenaires ;
- Prospects ;
- Concurrents ;
- Fournisseurs ;
- Comptable, banquier, assureur.
L’ensemble des contacts sont renseignés avec les coordonnées de la personne : nom de l’entreprise, contact au sein de la structure, téléphone, mail.
Faire un tableau de suivi de facturation sous Excel
Pour vous faire gagner du temps, Microsoft Office mets à disposition une très vaste sélection de modèles de documents. Avec ce type de modèle, vous n’avez qu’à télécharger celui qui correspond à votre besoin, et renseigner les champs laissés vides. Vous trouverez dans la banque de documents Excel sur la facturation, les modèles suivants :
- Outil de suivi des factures ;
- Etat du compte pour suivre la facturation : le solde courant est calculé automatiquement ;
- Facture avec calcul des taxes : définissez le taux de TVA et calculez automatiquement la TVA sur produits ou services ;
- Relevé de facturation simple : envoyez aux clients les relevés de facturation sur les transactions écoulées ;
- etc.
Pas le temps d’apprendre les manipulations Excel ? Votre assistant.e comptable est en congé ou arrive en fin de contrat et il vous faut un expert pour prendre le relais ? Officéo vous vient en aide, quel que soit votre besoin.
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