Réduction de frais de gestion : les cartes prépayées professionnelles comme solution
Gestion des frais en entreprise : véritable enjeu pour les employeurs et les salariés
En général, les notes de frais impliquent une partie des collaborateurs : salariés nomades, commerciaux, membres de la direction ou employés dont les missions les poussent à se déplacer fréquemment. Ces notes ont pour objet :
- Les transports (taxi, train, avion, indemnités kilométriques…)
- L’hébergement (Airbnb, hôtels…)
- Les repas (pour les collaborateurs et souvent les invités de l’entreprise)
Sans carte prépayée entreprise, les employés doivent avancer les frais pendant leurs missions et attendre les remboursements concordant à la somme de leurs dépenses. Sur le papier, afin que l’opération se déroule sans souci, le salarié doit renseigner et envoyer sa note de frais dans le mois qui suit, tout en joignant un justificatif valable. Il doit ensuite la faire valider par son manager avant de pouvoir la transmettre au service comptabilité.
Cela dit, la gestion des notes de frais est une véritable problématique pour n’importe quelle entreprise. Par ailleurs, elle constitue une succession de tâches chronophages pour toutes les parties prenantes de l’opération. En 2017, une étude réalisée par OpinionWay a démontré qu’une seule de note de frais pouvait engendrer en moyenne 27 à 30 minutes de traitement pour réaliser :
- L’archivage des justificatifs (classement, scan…)
- La déclaration et la validation de la note de frais
- Les écritures comptables et la saisie des données
- Le virement pour le remboursement
Cartes prépayées professionnelles : une alternative plutôt intéressante
Pour simplifier le traitement des notes de frais et encadrer les dépenses des employés, la carte prépayée vient faire la différence. La société fournit ce moyen de paiement à ses salariés dont les missions occasionnent parfois des frais professionnels. Elle l’approvisionne ensuite et la plafonne en fonction de la durée et de la nature du déplacement. De plus en plus d’entreprises s’allient avec des néo-banques comme PCS-PRO et des entreprises externes comme Officéo pour faciliter le traitement et la gestion administrative et comptable de leurs dépenses.
Jongler accessibilité et commodité
Les cartes prépayées professionnelles offrent aux employeurs et aux collaborateurs plus de commodité. Pour les entreprises, le processus de distribution des salaires devient sans accroc et facile. Au lieu d’imprimer et de distribuer des chèques ou encore de gérer différents comptes de dépôt direct, vous pouvez simplement charger des fonds sur des cartes prépayées. Un tel processus évince considérablement le besoin de travail administratif supplémentaire et limite le risque de retards ou d’erreurs de paiement.
De leur côté, les employés profitent de la grande accessibilité des cartes prépayées. Ils disposent d’un accès immédiat à leur salaire, sans la nécessité d’encaisser un chèque ou de se rendre à la banque. En outre, ils peuvent utiliser leur carte pour de nombreuses raisons : payer des factures, réaliser des emplettes en ligne, retirer de l’argent aux distributeurs automatiques, transférer des fonds vers d’autres comptes. Désormais, vos collaborateurs peuvent gérer facilement leurs finances, notamment ceux qui ne possèdent pas de compte bancaire classique.
Une gestion rationalisée des dépenses de l’entreprise
Les cartes prépayées permettent de simplifier la gestion des dépenses des entreprises. En les distribuant, vous pouvez aisément contrôler et suivre les dépenses liées aux fournitures de bureau, aux voyages d’affaires et à d’autres dépenses professionnelles. Par ailleurs, vous avez la possibilité de fixer des limites de dépenses sur vos cartes et surveiller en temps réel les transactions. Ainsi, vous pouvez bénéficier d’une meilleure budgétisation et restreindre le risque de dépenses excessives.
Cette solution moderne permet également d’optimiser la gestion des flux de trésorerie. Si vous opérez à l’échelle mondiale, les cartes prépayées limitent les complexités ainsi que les coûts associés aux virements internationaux. Vous pouvez vous en servir pour les paiements des fournisseurs, les récompenses, les programmes de fidélité et les cartes cadeaux professionnelles.
Les cartes cadeaux prépayées sont entièrement personnalisables et sur mesure, ce qui les rend idéales pour récompenser vos talents. Il s’agit d’un excellent moyen pour digitaliser vos processus de stimulation et offrir une expérience unique à tous vos salariés.
