OneDrive ou SharePoint ?
Grâce à internet, il est plus facile aujourd’hui de partager des données avec des proches ou des collaborateurs. Pour le faire, plusieurs outils sont disponibles. Au nombre des plus performants, il y a OneDrive et SharePoint.
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Ces deux applications se ressemblent sur certains ponts points et se distinguent également sur d’autres. Voici un dossier qui traite des particularités et des similarités de OneDrive et SharePoint.
Quels points communs entre SharePoint et OneDrive ?
Les deux applications présentent des points de similitude. En premier, SharePoint et OneDrive paraissent identiques en ce qui concerne leurs structures. Les fonctions de base proposées comme le partage des documents, la synchronisation des fichiers par SharePoint sont presque les mêmes avec OneDrive. En effet, les deux logiciels proposent la synchronisation locale de fichiers avec d’autres appareils (ordinateur, smartphone android, iOS, etc.). Aussi, ils assurent, tous les deux, le partage de fichiers externes et internes.
Quelles différences entre SharePoint et OneDrive ?
Hormis la différence de logos, OneDrive et SharePoint sont divergents sur d’autres points. D’abord, chacun des deux outils de partage de documents a un objectif spécifique. Particulièrement, OneDrive est un service qui permet de stocker et synchroniser des fichiers. Ce logiciel sert donc à la sécurisation, à la sauvegarde et au partage des dossiers personnels. Par contre, SharePoint est conçu pour servir de moyen de gestion des documents et de travaux collectifs. Il sert de point de repère où les utilisateurs peuvent retrouver des informations sur leur activité commune et collaborer sur des documents. Avec cet outil, il est plus facile de gérer des données (plusieurs fichiers) avec plusieurs utilisateurs.
Pourquoi utiliser SharePoint ?
La première raison pour laquelle il faudra recourir à SharePoint, c’est qu’il s’agit d’un outil participant à l’essor de la productivité au sein des entreprises. Par ailleurs, la plateforme du logiciel est facile à cerner et à personnaliser. En plus d’être un gage de la sécurité des fichiers et dossiers sauvegardés, SharePoint sert essentiellement de canal pour les entreprises qui visent à augmenter leur retour sur investissement. En effet, grâce à l’application, le travail collaboratif se fait plus efficacement, surtout avec les différentes mises à jour apportées régulièrement par les développeurs.
Quand utiliser SharePoint ?
SharePoint sert essentiellement à accomplir deux tâches. D’abord, il permet de collaborer sur des documents. Pour chaque utilisateur, le logiciel accorde des droits d’accès pour effectuer des modifications. Pour cette catégorie de destinataires, il n’y a donc aucune restriction de permission dans les paramètres de partage.
D’un autre côté, SharePoint peut également être utilisé pour rendre les travaux publics grâce à sa fonctionnalité de partage ou transfert de fichiers. Ainsi, tous les membres d’une équipe peuvent recevoir en temps réel les modifications apportées à des documents. Toutefois, cette fonctionnalité du logiciel ne permet pas aux destinataires de modifier les divers types de fichiers qui leur sont envoyés. Ils disposent uniquement d’un droit de lecture.
Pourquoi utiliser OneDrive ?
Ce qui fait la particularité de OneDrive, c’est qu’il permet aux utilisateurs de garder une trace de leurs fichiers dans un espace de stockage en toute sécurité. Ainsi, il est plus facile de les utiliser plus tard depuis n’importe quel appareil (ordinateur, appareil mobile, etc.). D’un autre point de vue, le logiciel donne accès aux différentes fonctionnalités de Microsoft Office, que ce soit avec PowerPoint, Word, Excel. Par ailleurs, OneDrive est l’une des rares applications de collaboration sécurisée et utilisable pour partager ou envoyer des fichiers. Lorsqu’il est installé sur un PC Windows ou un Mac, cet outil permet également de procéder à la synchronisation de fichiers. Ceci permet de garder une copie pour éditer plus tard hors connexion internet.
Quand utiliser OneDrive ?
À la base, OneDrive sert d’espace de stockage personnel. Au sein d’une entreprise, l’application permet à chaque membre d’utiliser son propre compte OneDrive. Chaque profil dispose d’une grande capacité de stockage allant jusqu’à 1 To. Dans quels cas faut-il donc recourir à ce logiciel ?
D’une part, OneDrive permet de sauvegarder des fichiers personnels ou professionnels qu’on ne souhaite pas divulguer. Autrement, l’application est appropriée aux utilisateurs qui désirent garder une confidentialité sur certaines informations. D’autre part, avec OneDrive, il est possible de conserver un travail dans un dossier en vue d’une modification ultérieure.
Les alternatives à ces outils
Il est tout à fait envisageable d’utiliser les deux, SharePoint et OneDrive ensemble. D’abord, il faudra utiliser OneDrive pour éditer les documents. Lorsqu’ils sont finalisés, il sera question de les déplacer vers le logiciel SharePoint afin de faciliter l’accès aux collaborateurs. Après, pour partager le travail effectué, deux options sont possibles. La première permet de partager les fichiers concernés sur une plateforme de communication pour une diffusion au large public. La deuxième option consiste à les envoyer sur un site d’équipe afin d’apporter des modifications plus tard.
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