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Comment organiser ses tâches sur Trello ?

Parmi la panoplie d’outils de gestion des projets (Wrike, Redmine, Trello, wimi, etc.) disponibles sur internet, très peu présentent des fonctionnalités pratiques et faciles de prise en main. Tout l’inverse de Trello qui repose sur un principe simple.

Ce logiciel de gestion peut servir non seulement d’outils collaboratifs, de CRM (Customer Relationship Management) ou gestion relation client, mais peut également être utilisé par des particuliers. Grâce à des cartes, l’utilisateur peut non seulement structurer vos tâches, mais également les déplacer et notifier leurs échéances. Voici différentes façons d’utiliser Trello dans la gestion des tâches.

Utiliser un Kanban classique

Le fonctionnement de Trello est essentiellement axé sur la méthode Kanban. Elle consiste à structurer des tâches en colonnes en fonction de l’entreprise, de son secteur d’activité et de sa manière de gérer son temps.

Il intègre plusieurs outils de gestion classique comme Gantt ou la méthode agile et scrum. Ce gestionnaire de tâches repose sur un principe tripartite : To do (à faire), In progress (en cours), Done (fait).

En entreprise, ce processus implique toute l’équipe. D’abord un superviseur, chef de projet qui distribue les tâches à effectuer ainsi que les échéances, donc la gestion du temps. Il y a aussi les collaborateurs qui au fur et à mesure notifieront le niveau d’évolution des activités qui leur ont été confiées.

Créer un Bullet journal

Les bullets journal sont en quelque sorte un guide qui permet de créer des plannings (calendriers) pour structurer et piloter les tâches à faire sur une période donnée. L’utilisateur doit voir comment disposer les dates et périodes dans le bullet journal.

Toutefois, il est conseillé de consacrer à la gestion de projet un tableau pour un mois de l’année. Ainsi chaque tableau contiendra 4 listes (semaines) avec dans chacune les jours de la semaine et les activités à réaliser pour chacun d’eux. En dehors des activités, les cartes contenues dans chaque liste peuvent également servir à accueillir les pensées ou notes de la journée.

Pour chaque semaine et indépendamment des jours, il faut ajouter une carte « priorités » dans laquelle classer les éléments importants et obligatoires à faire dans la semaine. Le bullet journal pourra être utile tant pour un projet professionnel ou personnel.

Structurer ses idées

Pour une bonne organisation en entreprise, Trello est un outil de planification intuitif. Il permet aux équipes de travailler ensemble et de mieux suivre les brainstormings. Il peut s’avérer être une solution collaborative permettant le développement d’une stratégie d’entreprise.

Ainsi, il faut initier des colonnes d’idées dans lesquelles les collaborateurs pourront noter leurs idées. L’ensemble de l’équipe procédera ensuite à un vote afin de retenir les meilleures idées qui seront ensuite transformées en projets à conduire. Il est conseillé alors de créer 3 ou 4 colonnes d’idées à catégoriser ainsi que deux colonnes de sélections. Ces dernières serviront notamment à classer les projets retenus et les projets rejetés. 

Les collaborateurs pourront également apporter des suggestions sur d’autres projets en cours. Cela permettrait aux acteurs du projet de mieux détecter les failles et à l’entreprise de mieux de gérer ses projets.

Consacrer une colonne à chaque membre

Pour des activités nécessitant un travail collaboratif, l’idéal est un tableau ou une colonne Trello pour chaque membre. Cela faciliterait grandement le suivi de leurs projets respectifs. Il sera ensuite plus facile aux responsables d’inspecter les activités à faire et la liste des tâches déjà effectuées par chaque membre de l’équipe.

À la fin, le point sur le degré de réalisation des tâches, des projets pourra être fait en toute sérénité. Autres atouts de ce type d’organisation, l’évaluation du rendement du personnel pourra se baser sur les données chiffrées enregistrées sur Trello. Ainsi, le monitor du projet pourra attester du rendement ou non de certains membres de l’équipe.

6 utilitaires pratiques simplifiant l’utilisation de Trello

Trello se définit comme un cahier en ligne ludique permettant d’optimiser sa méthode de travail. Pour faciliter son fonctionnement, cet outil de gestion met à la disposition de ses utilisateurs différents éléments faciles à cerner pour collaborer.

Les colonnes

Trello permet la création d’un tableau de bord de gestion dans lequel les utilisateurs peuvent librement organiser leur travail. Dans ce tableau, il est possible de structurer les éléments à insérer en colonnes personnalisables. Les colonnes peuvent servir à organiser, structurer toutes les activités, les tâches en fonctions des jours de la semaine, du type de projet, etc.

Les cartes

Les cartes sont directement les éléments qui constituent les colonnes créées. Elles correspondent aux différents éléments (cours, rapports, pièces jointes…) à associer à la structure établie. Ces cartes sont personnalisables en fonction de la méthode de travail. C’est grâce à elles que l’utilisateur procède à la visualisation de l’ensemble des activités.

Les étiquettes

Les étiquettes sont en quelque sorte des post-its numériques. Elles apportent une touche ludique à la gestion. Les étiquettes sont conçues pour être ajoutées aux différentes cartes. Elles peuvent servir en fonction des couleurs à annoter les taches en fonction de leur importance (non prioritaire, urgent…).

Les étiquettes peuvent également être utiles pour catégoriser les tâches. Chaque catégorie avec la couleur qui lui est attribuée. Au bureau, les tâches « administratives » peuvent être accompagnées d’étiquettes bleues et les tâches liées au «management» en couleur verte par exemple.

L’ajout de membre

Le travail d’équipe est simplifié avec Trello puisqu’il est possible d’ajouter à un tableau les membres de  l’équipe. Une simple invitation par mail est suffisante. L’utilisateur peut de ce fait facilement répartir les tâches.

Les checklists

Les checklists sont un outil de personnalisation des cartes. Elles permettent de lister différentes activités ou tâches à effectuer. Une fois remplies, il faut cocher la case située devant chaque checklist pour montrer que l’élément a été respecté ou réaliser.

L’ajout d’échéances

En intégrant une échéance à une activité, la carte s’affiche différemment et change en fonction de la date butoir selon le calendrier du programme. Ainsi au fur et à mesure que l’échéance d’une carte approche, cette dernière permet de créer des alertes pour notifier à l’utilisateur. 

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