[VIDÉO] Office Manager : fiche métier complète en 2 min

Vous êtes actuellement Office Manager et envisagez de vous lancez dans le freelancing ? Ou bien vous exercez dans un tout autre domaine, et vous êtes intéressé par l’Office Management en freelance ? Attiré par la flexibilité, les perspectives financières avantageuses, et la liberté de gérer votre emploi du temps ?

Ces motivations, parmi d’autres, peuvent mener à une réorientation professionnelle significative.

Alors, qu’implique réellement le rôle d’Office Manager et pourquoi choisir une carrière en freelance ? Officéo est là pour vous apporter des réponses et vous accompagner dans cette transition.

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Comment devenir un Office Manager freelance 

Acquérir de l’expérience

Avant de se lancer en freelance, il est fortement recommandé d’avoir une solide expérience en tant qu’Office Manager en entreprise. Cette expérience est indispensable pour développer les compétences nécessaires, comme la gestion administrative, la coordination des équipes, et la maîtrise des outils de gestion. Les entreprises recherchent des freelances capables de prendre en charge leurs besoins sans nécessiter de formation supplémentaire.

Choisir le bon statut juridique

Une fois prêt à franchir le pas, le choix du statut juridique est crucial. Les options incluent la micro-entreprise, l’entreprise individuelle (EI), ou la SASU. Chacune de ces structures présente des avantages en termes de simplicité administrative, de fiscalité, et de protection sociale. Découvrez plus bas dans notre page les avantages et inconvénients de chacun !

Développer un réseau solide

Le succès en freelance repose sur un réseau professionnel bien établi. Développer des contacts via LinkedIn, participer à des événements professionnels, et rejoindre des groupes spécialisés en Office Management sont autant de stratégies pour se faire connaître et trouver des clients potentiels. Le bouche-à-oreille est également un atout majeur dans ce domaine.

Fixer ses tarifs et définir ses services

Fixer des tarifs compétitifs tout en reflétant la valeur de vos services est un équilibre à trouver. Les tarifs varient en fonction de l’expérience, de la spécialisation, et du type de missions. En moyenne, un Office Manager freelance peut facturer entre 30 € et 60 € de l’heure, avec la possibilité de proposer des forfaits pour des projets de longue durée.

Être prêt pour les défis du freelancing

Travailler en freelance offre une grande autonomie, mais cela s’accompagne également de défis, comme la gestion de l’incertitude financière et la nécessité d’être sur tous les fronts (prospection, gestion des missions, facturation). Une bonne organisation et une gestion efficace du temps sont essentielles pour réussir dans ce domaine.

Quelles compétences pour devenir Office Manager freelance ? 

Compétences techniques :

• Outils de bureautique : connaissance approfondie des logiciels comme Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de gestion de projets
• Technologie de l’information : familiarité avec les systèmes informatiques, les logiciels de gestion de bases de données et les plateformes de communication ;
• Analyse et résolution : aptitude à identifier les problèmes rapidement et à trouver des solutions efficaces.

Compétences interpersonnelles :

• Flexibilité : capacité à s’adapter aux changements et à gérer les situations imprévues ;
• Gestion du stress : capacité à travailler efficacement sous pression et à maintenir un environnement de travail positif ;
• Collaboration : travail en équipe et capacité à coordonner les efforts de différentes parties prenantes.

Compétences organisationnelles : 

• Gestion du temps : capacité à prioriser les tâches et à gérer plusieurs projets simultanément ;
• Planification : compétences en planification d’événements, réunions et emplois du temps.
• Organisation : aptitude à maintenir un environnement de travail structuré, à gérer les documents et à optimiser les processus administratifs pour améliorer l’efficacité.

Quelles sont les tâches d’un Office Manager freelance ?

• Gestion des ressources humaines (télétravail des employés, recrutement, contrats et fins de contrats, congés et temps de travail, traitement des candidatures) ;
• Suivi du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau ;
• Organisation de la gestion commerciale ;
• Suivi des coûts ;
• Gestion de la vie de l’entreprise (bien-être des collaborateurs) ;
• Organisation de l‘informatique et de la bureautique en entreprise ;
• Gestion d’agenda ;
• Prise en charge du classement, de la correspondance, des factures ;
• Prise en charge des appels téléphoniques entrants ;
• Traitement du courrier entrant et sortant, envoi de mailing ;

Quel « salaire » pour un Office Manager freelance ?

Dans cette section, il ne s’agit pas de salaire, mais bien de tarifs, car un Office Manager freelance opère en tant que prestataire de services, avec toute la flexibilité que cela implique.

• Expérience : Un Office Manager freelance débutant peut espérer un tarif horaire brut d’environ 30 €, tandis qu’un professionnel avec 15 à 20 ans d’expérience en entreprise pourrait facturer autour de 50 à 60 € de l’heure. À temps plein, cela représente un revenu mensuel brut pouvant aller de 3 500 € à 8 000 €, selon la charge de travail et les projets disponibles.
• Nature des missions : Les missions ponctuelles, complexes ou de courte durée peuvent justifier des tarifs plus élevés pour compenser l’effort et le temps investis. En revanche, pour des projets longs ou récurrents, il est fréquent de négocier des forfaits mensuels ou des tarifs dégressifs.
• Spécialisation : Les Office Managers qui maîtrisent des compétences spécifiques, telles que la gestion de projets complexes ou la coordination d’équipes internationales, peuvent facturer des tarifs plus élevés, ce qui reflète la valeur ajoutée de leur expertise.

(Source : Codeur.com)

Comment choisir le bon statut juridique pour un Office Manager freelance

Le choix du statut juridique est une étape déterminante pour un Office Manager freelance, car il impacte la gestion de l’activité, les obligations fiscales, et la protection du patrimoine personnel. Voici un aperçu des principales options disponibles :

Micro-entrepreneur

Ce statut est idéal pour ceux qui débutent, offrant une grande simplicité administrative et un régime fiscal avantageux. Les charges sociales sont calculées en fonction du chiffre d’affaires, mais ce statut est limité par un plafond de 77 700 € de chiffre d’affaires en 2024. De plus, il ne permet pas de déduire les frais professionnels, ce qui peut être un inconvénient pour ceux qui ont des dépenses significatives.

Entreprise Individuelle (EI) / EIRL

L’Entreprise Individuelle (EI) offre plus de flexibilité, notamment en n’imposant pas de limite de chiffre d’affaires. L’option EIRL permet de protéger le patrimoine personnel en le séparant du patrimoine professionnel, ce qui en fait un choix judicieux pour ceux qui souhaitent un équilibre entre simplicité et protection.

SASU

La SASU est idéale pour les freelances qui souhaitent une protection maximale du patrimoine personnel et une grande flexibilité en termes de rémunération. Ce statut est particulièrement adapté à ceux qui prévoient une croissance de leur activité ou qui travaillent avec des clients qui préfèrent contracter avec des sociétés. Cependant, il s’accompagne d’une gestion administrative plus complexe et de charges sociales plus élevées.

Les avantages et inconvénients du métier d’Office Manager en freelance

Les avantages

L’augmentation des revenus journaliers : un Office Manager en freelance peut s’organiser comme il le souhaite et ainsi consacrer une journée à plusieurs clients pour augmenter ses gains ;

La flexibilité : il est maître de son planning et chef de son entreprise. Il organise ses journées comme il le souhaite et fixe ses horaires sans suivre un planning imposé. Il a le choix ainsi, entre travailler à temps plein ou à mi-temps, de poser ses vacances quand il en a envie, etc. ;

La liberté dans le choix des clients : il a le choix de travailler pour des professionnels ou des particuliers. Cela lui permet de varier ses missions et ses prestations.

Les inconvénients

Les revenus fluctuants : En tant qu’indépendant, les revenus ne sont pas garantis et peuvent fluctuer en fonction des missions obtenues. Il n’y a pas de salaire fixe, ce qui nécessite une gestion financière prudente et une prospection continue pour maintenir un flux régulier de projets.

La prospection : être assistante administrative indépendante signifie démarchage et recherche de clients. En effet, il faut montrer ses capacités et vendre ses services aux clients.

Le sentiment de solitude : travailler seul et ne pas faire partie d’une équipe peut engendrer un sentiment de solitude. Les prestations d’Office Manager sont de plus en plus réalisées en télétravail en ayant recours à une assistante virtuelle. Le moyen pour y remédier à ce sentiment d’isolement est de travailler dans des espaces de coworking ou dans des endroits publics.

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Questions fréquentes

💪 Quelle différence entre Office Manager et assistante de direction ?

🏠 Un Office Manager freelance peut-il travailler à distance ?

Oui, un Office Manager freelance peut tout à fait travailler à distance. Grâce aux outils de gestion en ligne et aux plateformes de communication, il peut gérer efficacement les tâches administratives et coordonner les équipes à distance.

⌚ Un Office Manager freelance peut-il gérer plusieurs clients simultanément ?

Oui, un Office Manager freelance peut gérer plusieurs clients simultanément en répartissant son temps et en organisant efficacement ses tâches. Cela permet de diversifier ses missions et d’optimiser ses revenus​.

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