Mis à jour le : 25 septembre 2024

Répondre aux appels d’offres

La gestion de votre cabinet d’architecture vous amène régulièrement à répondre à des appels d’offres. Un procédé primordial qui prend du temps et de l’énergie, que vous n’avez peut-être pas.

J’ai besoin d’aide pour répondre aux appels d’offre

Comment répondre efficacement ? Quels sont éléments à ne pas omettre dans le dossier de réponse ? Voici quelques conseils pour répondre.

Sommaire

La sélection des marchés
Le dossier de candidature
Le dossier de réponse au marché

La sélection des marchés

Avant de répondre à un appel d’offre, il est important d’être sélectif dans les offres auxquelles vous souhaitez répondre. Cette sélection vous permet de gagner du temps. Trois points forts doivent être considérés :

Le temps : disposez-vous du temps nécessaire pour répondre à cet appel d’offre ?
Les compétences : êtes-vous capable de relever le défi ? Possédez-vous assez de connaissances et de savoir-faire ?
Les chances de réussite : pensez-vous avoir la chance de remporter un appel d’offre ?

Cette phase d’analyse des offres est primordiale. Un cabinet d’architecture ne peut répondre à tous les appels d’offres. C’est un processus assez long et fastidieux. Il ne faut donc pas négliger cette étape afin de distinguer les chantiers impossibles et ceux que vous êtes susceptibles de remporter.

La recherche des publicités

analyse des offres L’avis d’appel public à la concurrence (AAPC) peut vous aiguiller dans votre sélection pour les marchés publics. C’est une annonce résumant les principales caractéristiques des appels d’offres des marchés publics : le lieu, l’objet du marché, la procédure, les contraintes etc.

Le recensement des publicités émises par les acheteurs publics et privés, c’est-à-dire les avis de marché, est une étape intéressante pour vous aider dans votre sélection. Le bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) constitue le support principal de publication des annonces de marchés publics à employer pour les réponses aux appels d’offres publics. Le journal officiel de l’Union européenne (JOUE) est un bulletin affichant les annonces des pays européens. Il est intéressant si votre cabinet d’architecture à vocation à s’étendre internationalement.

L’analyse des dossiers de consultation des entreprises

Une fois les appels d’offres sélectionnés, vous devez retirer les dossiers de consultations des entreprises (DCE). Ces documents sont essentiels afin d’augmenter vos chances de réussite. L’analyse des différents éléments d’un dossier de consultation permet de prendre connaissances des exigences de l’appel d’offre. Un DCE comporte généralement :

le règlement de la consultation (RC) ;
l’acte d’engagement (AE) ;
le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) ;
le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) ;
la décomposition du prix global et forfaitaires (DPGF) .

Le retrait des documents de la consultation se fait sur le site internet du profil acheteur, appelé également salle des marchés ou place de marché virtuelle. La dématérialisation des marchés publics est désormais obligatoire depuis le 1er octobre 2018.

Besoin d’un coup de pouce ?

Votre activité d’architecte vous amène régulièrement à répondre à des appels d’offres. La constitution du dossier demande un certain temps que vous n’avez pas forcément. Confiez cette tâche à votre assistant(e) Officéo ! Votre futur(e) assistant(e) vous aide à répondre au mieux à vos appels d’offres. Il s’occupe de :

la veille
la sélection
la constitution du dossier
le suivi des appels d’offres

Pour gagner un temps précieux, déléguez cette activité afin d’être en mesure de développer votre activité d’architecte.

Le dossier de candidature

Même si le dossier de candidature est une étape facultative, il permet de postuler plus rapidement. Contrairement à une réponse d’un appel d’offre, les candidatures permettent à l’acheteur d’évaluer les capacités du candidat à exercer son activité professionnelle.

Le dossier de candidature doit comporter tous les renseignements agréant son aptitude à répondre à l’offre, c’est-à-dire les documents démontrant ses capacités techniques, professionnels et financières, comme votre cahier des charges.

Répondre à un marché public suppose un dossier administratif différent. En effet le pouvoir adjudicateur, c’est-à-dire la personne titulaire du marché en question, peut réclamer davantage d’attestations comme :

une déclaration du chiffre d’affaires ;
le bilan de l’année précédentes ;
l’effectif moyen ;
une liste des précédents travaux.

Le dossier de réponse au marché

dossier de réponse Il est désormais temps de rédiger la réponse aux appels d’offres que vous avez sélectionnés. Votre dossier doit clairement faire apparaître quatre points :

la compréhension de la demande, ce que votre cabinet d’architecture en a retenu ;
la stratégie proposée par votre cabinet pour y répondre ;
le budget prévisionnel ;
une estimation des délais avec une date limite pour la réalisation du projet.

Des documents doivent être joints à votre dossier de réponse. Les pièces administratives relatives aux prix, comme l’acte d’engagement, font parties de l’offre financière. Puis il faut y ajouter les dossiers relatifs à l’offre technique. Cette partie est à préparer avec soin.

En effet elle est notamment composée de la rédaction d’un mémoire technique. Ce contenu permet aux entreprises de se démarquer des autres. Il est conseillé de répondre précisément aux demandes et d’éviter de prendre plusieurs fois des exemples types pouvant ne pas correspondre aux besoins du marché.

Enfin, il est important d’envoyer votre dossier de réponse par voie électronique ainsi que par courrier recommandé avec accusé de réception.

Les avantages d’un(e) assistant(e) Officéo