Qu’est-ce que le métier d’assistante de gestion administrative ?

L’assistante de gestion administrative supporte la direction de l’entreprise dans toutes ses tâches administratives. C’est un poste exigeant qui demande une bonne connaissance de l’entreprise dans laquelle travaille l’assistante.

[VIDEO] Assistante de gestion : fiche métier ?

L’assistante de gestion est un maillon fort d’une entreprise qu’il s’agisse d’une TPE ou d’une multinationale. Celle-ci porte plusieurs casquettes et fait office de secrétaire, de commerciale et de comptable à la fois. Elle est amenée à gérer toutes les parties « organisation » au sein de l’entreprise et veille au bon fonctionnement d’un service ou d’une troupe. Cette collaboratrice administrative essentielle exerce son métier dans plusieurs structures et dans des domaines variés. De belles opportunités de carrières lui sont ouvertes par la suite !

Quel est son rôle principal ?

L’assistante de gestion administrative travaille sous la responsabilité du chef d’entreprise. Elle est notamment le bras-droit de ce dernier. Elle a une vue globale du secteur d’activité dans lequel elle évolue. Une vraie collaboratrice, elle passe d’une mission à une autre au cours de la journée. Elle est le visage qui reçoit les visiteurs à leur arrivée, la voix qu’ils entendent au téléphone et la plume derrière les mails et les courriers. Elle gère tous les travaux de secrétariat (plannings, réunions), de comptabilité (bulletin de salaire, déclarations TVA) et de commerce (relance des clients, des fournisseurs, prospect des nouveaux clients…). Disponible à tout moment, elle représente l’entreprise auprès des partenaires extérieurs comme les fournisseurs et les clients. Son quotidien jongle entre les outils comme le téléphone et l’ordinateur avec du dynamisme à revendre !

Dans quels secteurs d’activité s’exerce ce métier ?

Comme vu plus haut, la secrétaire bureautique est visible dans l’ensemble des secteurs d’activité, du BTP en passant par l’industrie ou l’agroalimentaire. Elle est le trait d’union administratif dans l’organigramme des entreprises et l’interlocutrice principale du dirigeant.

Où exercent-t-elles ?

Les assistantes de gestion sont très plébiscitées dans les TPE, PME et PMI des secteurs :

– du BTP ;

– de la communication ;

– de la finance.

Les missions d’une secrétaire administrative

Les missions d’une assistante administrative sont variées. Les principales sont les suivantes :

– Accueil des visiteurs, des clients et des fournisseurs.

– Prise en note des messages.

– Organisation des rendez-vous.

– Tri, distribution et enregistrement du courrier.

– Gestion des messages électroniques.

– Rédaction et mise en forme des documents et archivage.

– Vérification des stocks et évaluation des besoins en approvisionnement et préparation des commandes à passer.

– Planification des déplacements du responsable et des membres de l’équipe.

– Actualisation des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de résultat, tableaux de bord…).

– Rédaction et mise en page des documents juridiques (contrats, jugements, procès-verbaux…).

– Coordination des tâches d’une équipe administrative.

Les compétences d’une assistante de gestion administrative

L’assistante administrative doit connaître toutes les tâches liées à la communication : le téléphone, Internet et tous les outils bureautiques. Elle doit être agile avec les mots tant sur le papier que sur l’ordinateur.

L’assistante secrétaire doit de se familiariser avec tous les éléments qui touchent à son lieu de travail : les différentes structures et activités, la convention collective et le règlement intérieur ainsi que les différents acteurs avec qui elle devra échanger pour la bonne marche de l’entreprise.

Au regard des missions qu’elle doit remplir, la secrétaire administrative doit disposer de savoir-faire technique et doit savoir manipuler les chiffres. On lui impose des qualités rédactionnelles impeccables et l’usage de procédés de communication orale et écrite. Elle est également tenue de maîtriser parfaitement la langue française et la langue anglaise. D’autres langues étrangères sont aussi appréciées.

Les qualités requises pour une assistante de gestion administrative

Ses missions variées lui demandent de faire preuve d’organisation, de réactivité et de rigueur. Celui-ci doit être à l’écoute des clients et avoir le sens du service pour être capable d’identifier leurs attentes.

Grâce à sa position, la secrétaire administrative doit faire montre d’une belle logique dans toutes les circonstances. Elle doit pouvoir réagir rapidement et efficacement dans les cas de dysfonctionnements, d’anomalies ou de risques pouvant survenir dans l’entreprise. L’administratif ne doit avoir aucun secret pour elle. Elle doit également maîtriser la branche commerciale afin de mieux comprendre et anticiper les demandes de sa hiérarchie.

La discrétion est une qualité qu’elle doit absolument avoir. Effectivement, l’assistante administrative est informée de tout ce qui se dit et ce qui se passe dans l’entreprise. Tenue par le secret professionnel, elle doit rester muette sur les choses qu’on lui confie.

En tant que miroir de l’entreprise, l’assistante administrative ne doit pas se laisser aller, mais il lui faut soigner son aspect extérieur. Elle doit avoir une bonne présentation et faire preuve de courtoisie, d’amabilité et de politesse. Elle doit aussi s’exprimer aisément et être dotée d’un sens développé des contacts.

Les outils à maîtriser en tant qu’assistante de gestion administrative

Le quotidien de l’assistante administrative passe par l’utilisation de l’outil informatique. La transformation digitale encourage les professions administratives à ne pas se laisser dépasser et à rester à l’affût des nouveautés. Ainsi, grâce aux outils numériques, il n’y a plus de tâches rigoureuses et chronophages. Tout a été étudié pour faciliter la vie et améliorer la productivité. L’assistante administrative se doit donc de maîtriser les logiciels de base comme le Pack-office : Excel, Word, Outlook, Powerpoint… Ces derniers sont essentiels pour venir à bout des tâches administratives qu’elle doit gérer.

Comment devenir secrétaire administrative ?

Pour devenir assistante de gestion en PME PMI, de nombreuses solutions sont possibles, accessibles dans le cadre de la formation initiale et dans la formation continue. Elles favorisent aisément une reconversion professionnelle.

La formation pour devenir secrétaire administrative

Formation initiale

Niveau BAC+2

– BTS comptabilité et gestion des organisations ;

– BTS gestion de la PME ;

– DUT gestion administrative et commerciale ;

– BTS management commercial opérationnel ;

– DUT gestion des entreprises et des administrations.

Niveau BAC+3

– Licence professionnelle Métiers de la gestion des ressources humaines ;

– Licence professionnelle Métiers de la gestion et de la comptabilité.

Niveau BAC+5

– Master professionnel Management ;

– Diplômes d’école de commerce.

Formation continue

S’il s’agit d’une réorientation professionnelle, il vous est possible de revêtir l’uniforme de l’assistante de gestion administrative en entreprise (TPE, PME, PMI…) par une voie de formation continue via des diplômes dédiés ou des certifications ou titres.

Quel est le salaire d’une assistante de gestion administrative ?

L’assistante de gestion administrative peut toucher un salaire brut mensuel de 1 623 €. En début de carrière, elle démarre à 1 546,39 € et peut atteindre les 1 790,06 € lorsque sa carrière prend fin. Les rémunérations peuvent être plus importantes en cas d’avancement de grade.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?

Différentes manières d’évolution sont possibles pour l’assistante administrative au sein de la même entreprise. Avec plusieurs années d’expérience à son actif et une valorisation de ses compétences, elle peut aspirer à un poste à responsabilité comme responsable administratif ou responsable des services généraux. Effectivement, ce poste est très prometteur et permet de belles avancées dans sa carrière à celui qui saura se différencier dans ses fonctions. L’assistante administrative peut se spécialiser dans des domaines précis tels que la culture, l’immobilier, le tourisme…

Vers quels métiers et secteurs puis-je me diriger ?

L’assistante administrative est une touche-à-tout qui peut exercer dans un grand nombre de secteurs d’activités. Si vous êtes intéressée par cette voie, vous pouvez d’abord vous lancer dans le freelancing. Ce type de statut séduit énormément, car il procure plusieurs avantages indéniables comme le fait de pouvoir gagner en autonomie et en indépendance. Toutefois, cela vous impose une grande organisation et une bonne gestion.

Par où commencer sa voie vers l’indépendance ? 

Afin de s’installer en tant qu’assistant administratif indépendant vous devez suivre certaines étapes nécessaires :

• Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
• Une étude de marché pour votre projet ;
• Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
• L’achat de matériels nécessaires ; ordinateur, imprimante, etc. ;
• Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
• Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.

 

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L’assistante de gestion administrative en 3 points