[Gestion du temps] Pilier de la productivité

Dans le domaine professionnel, plus que l’argent, la ressource la plus convoitée est le temps. Il semble qu’il n’y ait pas assez d’heures dans la journée pour accomplir toutes les tâches. Et pourtant, certaines personnes savent mettre à profit le temps pour obtenir des résultats. C’est une question de gestion de temps. Découvrez dans cet article comment mieux gérer son temps pour être productif et efficace dans sa gestion de projet.

L’importance de la gestion du temps en entreprise

Les bénéfices d’une bonne gestion du temps sont multiples. Tout d’abord, elle permet de gagner en efficacité et en productivité. Grâce à la répartition des heures de travail, il est plus facile de détecter les tâches improductives et de les éliminer. Par ce fait, vous prenez de l’avance sur l’écoulement du sablier.
Ensuite, le temps dégagé permet de s’offrir des instants de relaxation. Prendre de la distance sur un travail est souvent le meilleur moyen d’obtenir des résultats. Ces moments sont l’occasion d’écouter les avis de ses collaborateurs ou tout simplement l’opportunité de souffler et prendre de l’air.
Enfin, une bonne gestion du temps épargne du stress, du temps qui file. Votre esprit est libéré des incertitudes qui peuvent survenir au cours d’une journée et ralentir votre progression.

Les principes de bases de la gestion de temps

Pour appliquer la gestion du temps, certains principes de base doivent être respectés.

Définir ses objectifs

Avant de se lancer dans une quête, il est essentiel de savoir où l’on va. Définir ses objectifs permet essentiellement d’identifier les tâches qui méritent pleinement votre attention et celles qui ne représentent qu’une distraction sur le parcours.

A la fin d’une journée épuisante, le sentiment qui persiste est celui d’avoir été inefficace, cela signifie sans doute que 80 % des tâches exécutées au cours de cette journée ne contribuent pas à la validation des objectifs fixés.

La formulation des objectifs forme une ligne directrice d’une journée, d’une semaine, d’un mois et d’une année entière. Il vous revient de choisir la temporalité avec laquelle vous serez le plus à l’aise. Définissez vos objectifs de manière à ce qu’ils soient simples, mesurables, acceptables et limités dans le temps afin de pouvoir en faire une évaluation objective.

Planifier ses tâches et établir un ordre de priorité

Pour établir un ordre de priorité, il faut avant tout faire une liste des tâches à effectuer. Ensuite, il convient de juger la pertinence de chacune de ces tâches pour l’ensemble du projet et de définir le délai de réalisation de chacune d’elles. 

Définir une contrainte de temps permet de mieux se concentrer et d’être plus efficace. Cela permet également de détecter à l’avance les problèmes qui pourraient survenir en cours de route.

Combattre la procrastination

Repousser pour le lendemain un travail à faire aujourd’hui ne va faire que rallonger votre emploi du temps et au final vous faire rater vos objectifs. Cela devient une source de stress et de démotivation. Prendre du retard fait naître de la frustration et de la surcharge mentale.

Dire non quand il le faut 

Savoir dire non, ce n’est pas seulement pour se faire respecter. C’est surtout pour éviter de se retrouver submergé par des tâches qui ne rentrent pas en compte dans votre ligne directrice. C’est aussi la meilleure solution pour ne pas décevoir votre entourage.

Trouver votre rythme de travail

Tout au long de la journée, il y a des moments où il est plus facile de se concentrer que d’autres. Ces périodes varient d’une personne à l’autre. Il est essentiel de connaître ses niveaux d’énergie afin de s’engager pleinement pour les tâches importantes lorsqu’on est au maximum de son énergie. A contrario, les tâches qui exigent un faible engagement intellectuel pour les périodes où l’énergie est basse.

Méthodes et outils pour la gestion du temps

En matière de gestion du temps, plusieurs méthodes sont mises en avant par les auteurs. Toutefois, toutes ne fonctionnent pas à la même échelle pour tout le monde. Il vous revient de juger chacune des méthodes proposées avec un minimum de bon sens.

La to-do list

Lorsqu’il est question de méthode efficace pour la gestion de temps, la To-do list est la méthode la plus populaire. Relativement simple à utiliser, la To-do list exige une discipline ferme et une vision claire et précise de son agenda. Elle est très représentative des principes de la gestion du temps puisqu’il faut lister les tâches à faire et poser une hiérarchie dans leur exécution.

La méthode GTD

Getting Things Done ou littéralement, faire de sorte que les choses se fassent en anglais est une méthode qui s’articule autour de 5 points : 

•  Identifier les actions à accomplir ;
•  Analyser l’importance de l’action ;
•  Suivre l’avancement de chaque action ;
•  Agir en suivant les options retenues.

Bien que la première étape semble fastidieuse, son exécution facilite grandement l’organisation des affaires dans le milieu professionnel et personnel.

La méthode de MoSCoW

MoSCoW est un acronyme pour :

•  Must have: pour les tâches indispensables ;
•  Should have : pour les tâches qu’il serait bien de faire ;
•  Could have: pour les tâches qui pourraient être intéressantes de faire (pour le confort et la beauté) ;
•  Won’t have but would like: pour les tâches qu’il faut déléguer afin de rester dans les temps.

Cela permet d’évaluer l’impact de chaque action sur la réalisation d’un projet.

La méthode Pomodoro

Cette méthode vise à vous faire travailler par cession de 25 minutes espacée par une période de pause. Cette approche est née de l’idée selon laquelle il est contre-productif de faire travailler le cerveau sur une longue période. La solution est de déconnecter le cerveau pendant quelques minutes pour une meilleure concentration.

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La gestion du temps en 3 points