Quitterie Péronnet , Head of Finance chez Théodo
Quitterie Péronnet est Head of Finance chez Théodo, une entreprise française de conseil et réalisation numérique, fondée en 2009. Théodo est spécialiste dans le développement des applications web et mobiles évolutives depuis 11 ans. Sa mission consiste à aider ses clients à réussir leur transformation digitale, à développer des nouveaux business ou encore à devenir les leaders de leur marché.
“Officéo a été le seul prestataire à cerner notre besoin, à bien comprendre les enjeux du poste et donc à nous proposer rapidement le profil idéal.”
Officéo (O.) : Depuis quand avez-vous recours à l’externalisation de fonctions support et pourquoi ?
Quitterie Pérronet (Q. P.) On a recours à l’externalisation depuis un peu plus de 8 ans. C’est quelque chose que l’on fait depuis la création de Théodo.
On a choisi de recourir à l’externalisation de certaines fonctions support pour plusieurs raisons :
- On avait des besoins ponctuels sur ces fonctions support (2 jours par semaine pour aider le dirigeant) donc ça ne nécessitait pas un recrutement à temps plein ;
- On n’a actuellement ni ce type de profils en interne ni une logique de formation dans ce sens. L’externalisation nous permet donc de profiter d’une flexibilité et d’avoir des profils experts, déjà formés, qui ont les compétences dont on a besoin et qui sont tout de suite opérationnels sans qu’on ait à créer une structure de formation sur ces postes.
O. : Pour quelles missions avez-vous fait appel à Officéo ?
Q. P. : On fait appel à Officéo principalement pour de l’Office Management.
Avant de découvrir Officéo, on faisait appel à un autre prestataire de services administratifs pour gérer toute cette partie-là.
A la découverte d’Officéo, on a tout de suite décidé de vous confier 3 missions qui sont gérées par 2 assistants pour un 1,5 ETP :
- Gestion administrative et RH (opérationnelle)
- Création et gestion des contrats de travail ;
- Gestion des arrêts maladie ;
- Validation des congés ;
- Gestion de la base de données des salariés ;
- Préparation des paies ;
- Préparation des départs des salariés ;
- Traitement des courriers reçus ;
- Classement des documents ;
- Gestion des déclarations avec différents organismes.
2. Gestion des factures et de la relation fournisseurs
- Validation des factures fournisseurs ;
- Vérification des flux de trésorerie ;
- Vérification du paiement des factures fournisseurs.
3. Gestion des locaux et services généraux
- Gestion des relations avec l’infogérant et l’équipe de ménage ;
- Création et gestion des badges d’entrée ;
- Gestion des fournitures et des imprimantes ;
- Gestion des relations avec le propriétaire de l’immeuble.
O. : Pourquoi avoir choisi notre solution plutôt qu’une autre ?
Q. P. : On cherchait un profil un peu particulier. On a fait une mise en concurrence et le choix a été évident car vous avez été les seuls à cerner notre besoin, à bien comprendre les enjeux du poste et donc à nous proposer rapidement le profil idéal.
O. : Concrètement, quels résultats obtenus grâce à Officéo ?
Q. P. : Officéo nous a apporté des gains organisationnels : une gestion RH optimisée en interne, ce qui a permis à l’entreprise de libérer du temps management, puisqu’on avait affaire à des personnes opérationnelles, autonomes et expérimentées.
Officéo nous a apporté des gains de temps :
- Sur les sujets RH et administratifs : l’équipe finance a pu libérer 70% de temps qualifié grâce à un traitement rapide et efficace de toutes les demandes des salariés (environ 150 demandes) ;
- Sur la validation des factures fournisseurs : l’équipe finance a bénéficié d’un gain de temps de 30 heures par mois (équivalent d’une journée par semaine).
O. : Recommanderiez-vous Officéo et pourquoi ?
Q. P. : Théodo va presque doubler de taille dans l’année et prévoit de nombreux recrutements de salariés. Cela signifie beaucoup plus de besoins en Office Management.
Officéo sera, bien entendu, le premier prestataire à être sollicité pour ces nouveaux besoins pour toutes les raisons déjà évoquées.
Ainsi, je recommande, bien évidemment, Officéo notamment pour son professionnalisme, la disponibilité de ses services partout en France et la richesse de sa base de profils assistants qui vont de l’Office Management jusqu’à l’assistance comptable et ADV.
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