Questions fréquentes

Non. Contrairement à une agence d’intérim, Officéo :

• Est capable de vous proposer un assistant 3 heures par jour, par semaine, par mois ou par an selon votre besoin ;
• Vous propose un intervenant sans contrat de travail, sans engagement de durée, et sans processus de recrutement chronophage. Tout cela dans des délais très rapides, inférieurs à 48h si besoin ;
• Est imputable en charges prestataires et non en frais de personnel.

Officéo vous garantit en outre :

• Des profils qualifiés aux compétences adaptées ;
• Le remplacement en cas d’absence ;
• Un suivi de votre satisfaction en continu.

Oui, bien sûr. Nos process internes et la performance de nos outils nous permettent  usuellement de vous apporter une solution en 48h. Pour toute demande plus urgente, votre chargée de clientèle mettra tout en œuvre pour vous satisfaire en un temps record.

Vous avez toujours le dernier mot sur le choix de votre assistant.

Cependant, notre plus-value consiste à vous faire gagner du temps et à vous éviter un recrutement chronophage. Nos chargées de clientèle, expertes en « matching », qualifient votre besoin de manière approfondie. S’appuyant sur notre base de données, de loin la plus complète du marché, elles sont ensuite en mesure de vous sélectionner l’assistant correspondant exactement à ce que vous recherchez.

Quand votre assistant intervient pour la première fois, celui-ci en préambule à sa mission, vous présente son parcours. A l’issue de ce premier contact, vous êtes systématiquement recontacté par votre chargée de clientèle qui s’assure de votre pleine satisfaction.

Le devis que nous produisons après avoir qualifié votre besoin est une estimation basée sur l’expertise de votre chargée de clientèle. Il définit un tarif horaire selon les caractéristiques de votre demande. Il n’engage pas un usage prédéfini du service. Vous pouvez moduler à volonté vos interventions en fonction de vos besoins.

Officéo est « l’anti-opérateur téléphonique ». Chez nous, vous n’êtes tenu par aucun engagement de durée. Vous êtes libre de mettre un terme à la prestation sur un simple préavis de 48h (ou tout autre préavis défini d’un commun accord). Chaque mois, vous êtes facturé strictement sur votre consommation effective.

C’est très simple. Vous avisez votre assistant ou votre chargée de clientèle qui mettra à jour votre planning. Une intervention peut être annulée jusqu’à 48h avant la date planifiée, sans aucuns frais. Passé ce délai, sauf cas de force majeure, cette intervention peut vous être facturée.

Officéo s’engage sur la continuité de son service.

• En cas d’absence prévue (congés…) de votre assistant, votre chargée de clientèle anticipe avec vous cette éventualité et vous propose une solution de remplacement temporaire adaptée, avec une passation non facturée.
• En cas d’absence inopinée (maladie, cas de force majeure…) de votre assistant, vous êtes informé en temps réel par téléphone ou SMS et votre chargée de clientèle se rapproche de vous pour vous proposer une solution de remplacement au pied levé.

Votre devis reste indicatif en fonction de la qualification initiale. Vous avez toute latitude pour moduler vos interventions.

Votre assistant s’adapte automatiquement à la charge de travail que vous lui confiez, en pleine coordination avec vous.

Si vous avez ponctuellement besoin d’une compétence très spécifique sortant du champ d’expertise de votre assistant, ce dernier remonte ce besoin à votre chargée de clientèle et se coordonne avec elle pour vous proposer et mettre en place cette expertise additionnelle dans les plus brefs délais.

Notre engagement : 0 frais de dossier, 0 frais de déplacement, 0 coût masqué.

Ainsi, aucuns frais ne vous sont facturés au-delà du temps de travail effectivement réalisé.

C’est vous qui décidez. En France, Officéo dispose d’un réseau de 6000 intervenants répartis sur l’ensemble du territoire. 85% de nos interventions ont lieu dans les locaux de nos clients. Vous pouvez librement opter pour le travail à distance ou un mix des deux.

Votre chargée de clientèle maintient avec vous une relation tout au long de votre expérience du service. Elle réagira immédiatement à toute sollicitation de votre part concernant une quelconque difficulté avec votre intervenant.

Afin de vous garantir une qualité de service optimale et un suivi constant de nos prestations, nous avons mis en place tout un arsenal de contrôle.

Ainsi, vous bénéficiez tout au long de notre collaboration du suivi d’un Account Manager, tiers de confiance entre vous et votre assistant.

Par ailleurs, après chaque intervention de votre assistant, un compte-rendu est émis par ce dernier. Ce compte-rendu, disponible dans un espace dédié, en toute confidentialité, vous permettra de vérifier le nombre d’heures ainsi que les tâches effectuées. Vous avez également la possibilité de faire vos retours satisfaction à tout moment.

Vous êtes facturé chaque fin de mois pour le temps de travail effectif de votre (vos) assistant(s) Officéo. Vous êtes prélevé 15 jours après la réception de votre facture.

Officéo ne facture aucuns frais de dossier, de recrutement, de déplacement, de repas. Les seuls coûts additionnels sont, le cas échéant, les achats réalisés pour votre compte par votre assistant Officéo dans le cadre de ses missions, avec votre accord express et préalable.

Vous avez toute possibilité d’arrêter la prestation quand vous le souhaitez par simple préavis d’information de 48h, ou pour les missions en très gros volume, selon toutes autres conditions de préavis définies d’un commun accord.

Officéo est garant du statut de chacun de ses intervenants.

Ces derniers sont des professionnels indépendants dûment qualifiés pour l’exercice des prestations Officéo.

Outre leurs qualifications et compétences, nous contrôlons la conformité administrative et légale de leur statut.

Lors de l’intégration d’un nouvel intervenant dans le réseau, celui-ci fournit, entre autres :

• sa fiche déclarative INSEE
• son extrait de casier judiciaire

L’intervenant est, par ailleurs, dûment couvert par une assurance professionnelle pour son activité dans le cadre d’Officéo.

Officéo recourt à des intervenants indépendants experts en Office Management, avec lesquels elle est liée par un contrat de prestation. Dans le cadre des règles de vigilance à l’égard du travail dissimulé, Officéo collecte et maintient tous les documents permettant d’attester du statut professionnel et de la pleine capacité à exercer de chaque intervenant : fiche INSEE, Kbis, assurance RCP à jour, extrait de casier judiciaire en particulier.

Le délit de marchandage et/ou de prêt illicite de main-d’œuvre constituent deux infractions définies par le Code du travail sous les articles L. 125-3 et L. 125-1. Officéo recourt à des intervenants freelance et non-salariés, professionnels experts confirmés en Office Management, eux-mêmes indépendants et sous contrat de prestation avec Officéo.

En passant par Officéo, vous relevez d’un contrat de prestation de service et donc du régime de la sous-traitance, et en aucun cas du prêt de main d’œuvre.

Officéo s’engage sur l’accomplissement de la mission que vous lui confiez et pourra le cas échéant faire appel à plusieurs intervenants, successivement ou simultanément, pour assurer le parfait déroulement de votre mission.

Les intervenants Officéo sont des professionnels indépendants, dont les conditions d’exercice professionnel sont rigoureusement vérifiées. Ils sont sélectionnés par Officéo sur la base de leurs expertises et compétences.

Officéo assure le suivi de la qualité des interventions réalisées et maintient le contact permanent avec ses intervenants au cours de la mission en vue d’améliorer en continu la qualité de service et votre satisfaction, prévenant ainsi tout lien de subordination.

Officéo veille également à éviter toute relation de dépendance économique dans le cadre d’une mission donnée :

1. en s’assurant à tout moment de la possibilité pour l’intervenant de s’investir librement dans d’autres activités en dehors du cadre Officéo ;
2. en proposant régulièrement de nouveaux clients et missions à l’intervenant ;
3. en veillant à répartir les missions impliquant des volumes de temps important sur un nombre suffisant d’intervenants, et à assurer une rotation régulière des intervenants mobilisés sur des missions d’une certaine durée.

Depuis la première heure, la confidentialité fait partie de l’ADN d’Officéo. Chaque collaborateur et assistant est tenu par une clause de secret professionnel équivalente à celle des avocats ou des médecins.

Nos assistants sont rigoureusement sélectionnés sur des critères de culture de la confidentialité. Leur fiabilité dans ce domaine est strictement vérifiée lors des contrôles de références.

Sur la plateforme en ligne, les informations vous concernant font l’objet des standards de protection de données les plus avancés et les échanges en ligne avec votre assistant ne sont accessibles par aucun autre collaborateur d’Officéo.