Combien de temps pour déployer un projet de RPA ?

-en combien de temps peut-on automatiser des tâches en entreprise ?-

L’arrivée de nouvelles procédures et d’une automatisation des tâches dans une entreprise prend du temps. Cette conduite du changement est à préparer, piloter, et surveiller. Pour autant, pouvons-nous estimer dès lors une durée pour planifier le déploiement d’un projet RPA (Robotic Process Automation) ? Réponses.

La phase préparatoire à l’automatisation des process

Pour ceux qui voulaient une durée précise, sachez déjà qu’il est impossible d’en donner une. Chaque entreprise est différente. Chaque structure a des procédures à automatiser qui lui sont propres. Ainsi, nous parlerons des étapes à prévoir de manière générale. Toutefois, les effectifs de votre entreprise, le volume des tâches concernées sont les principaux paramètres qui vont influencer la durée du projet.

Effectuer un audit interne et une étude précise du marché

L’automatisation libère les employés de nombreux processus fastidieux. Pour autant, tous les processus ne sont pas automatisables. Une évaluation est à effectuer avant de lancer le projet. Dans un premier temps, évaluez la faisabilité. Procédez à l’étude de chaque processus qu’il est envisagé de transformé, et considérez les paramètres suivants :

• L’automatisation de ce processus est-il un facteur déterminant pour atteindre les résultats de l’entreprise ?
• Quels sont les attributs des processus ?
• Les données associées permettent-elles l’automatisation ?
• Les technologies actuellement en place dans l’entreprise peuvent-elle supporter cette automatisation ?

Ce type d’audit et d’étude peut prendre plusieurs semaines à plusieurs mois. Ceci, en fonction de la taille plus ou moins importante de votre entreprise, et du nombre de tâches à automatiser. Comptez dans ce délai les échanges avec vos collaborateurs, la direction, les spécialistes de la conformité, etc.

La formation des équipes

La formation des collaborateurs concernés par la RPA permet d’établir des standards au sein de l’entreprise. Ces standards sont appliqués par l’ensemble des équipes. La formation permet également de recueillir les commentaires pour combattre les freins possible à l’implémentation du projet.

Il est impératif de se préparer aux résistances. Le plan de communication doit contenir des éléments permettant de contrat les comportements de rejet. Communiquer, poser des questions, répondre aux commentaire est essentiel. L’automatisation est à présenter en termes de bénéfices clairs. La formation n’en sera que plus aisée.

Pour l’organisation des formations, la coordination avec les équipes RH et l’accomplissement des plans prévus : là encore, comptez plusieurs semaines. Les retombées réelles seront constatables au moment de l’application finale. Toutefois, les équipes sont à préparer au mieux. Si votre prestataire le propose, la solution RPA peut contenir une formation pour vos collaborateurs prête à l’utilisation. Ceci réduit grandement les délais, car encore trop peu d’experts en RPA dispensent de formation à la demande en France.

La gestion de la communication

La communication va jouer un rôle essentiel. Elle est à inclure dans votre plan pour un projet RPA maîtrisé. Plus les employés seront conscients des processus mis en place dans l’entreprise, des résultats et des attentes de votre structure, plus vous augmentez de changes qu’ils s’impliquent dans votre projet.

Dans la communication, prévoyez les transmissions de premières informations en amont des étapes principales du plan. Ajoutez également une période de demande de feedbacks. Le tout devrait couvrir l’intégralité du déploiement. N’oubliez pas d’évaluer les effets de l’automatisation des tâches dans votre entreprise. Ces informations peuvent être utilisées pour également communiquer sur certains points concernant votre marque. Si par exemple cette automatisation s’est fait pour améliorer un service concernant des parties externes, ou pour donner une certaine image de votre entreprise, réfléchissez à ca communication également.

À cette gestion de communication, prévoyez comme délai un certain temps pour collecter les informations et les diffuser à vos contacts ou bases de données. Si cela a un impact sur vos fournisseurs, ajoutez un délai supplémentaire. Dans certains cas, votre relation avec eux peut s’en trouver affectée.

Exemples de tâches et outils où l’automatisation s’applique

Ajoutons pour compléter des exemples concrets. Selon la nature des tâches à automatiser, les changement vont appeler à des délais de mise en place plus ou moins long. Ceci est donc à considérer lors de l’établissement de votre rétroplanning. Trois exemples sont choisis pour refléter la variété des possibilités. Nous allons du plus technique au plus abordable. Les premiers mettront beaucoup plus de temps à être mis en place que les derniers. Ainsi :

Les outils de sécurité

Certains systèmes de sécurité peuvent être automatisés pour améliorer des processus, réduire le nombre d’accidents ou les pertes de temps et d’argent.
Citons par exemple :

• Les caméras de recul ;
• Les limiteurs de portée ;
• Des dispositifs de sécurité pour les systèmes à bascule ;
• Des systèmes de détection d’obstacle.

Les outils des gestion des ressources humaines

Toutes les tâches consistants en une série d’étapes à accomplir peuvent être automatisées. Voici les plus couramment automatisées en entreprise :

• L’onboarding ;
• La mise à jour des données du personnel et la gestion des dossiers salariés ;
• Les demandes de congés ;
• La génération de documents comme le contrat de travail.

Les tâches simples de la vie courante en entreprise

• La lumière qui s’allume ou s’éteint à heures précises ;
• La cafetière qui se met en route ;
• Le chauffage ou la climatisation dans certaines pièces.

En résumé

Vous savoir précisément combien de temps va durer le déploiement de votre projet d’automatisation des processus, vous devez connaître :

• Le type de procédures concernées ;
• Le nombre d’employés affectés ;
• Les répercutions sur les interactions internes et externes.

La longueur de ce changement sera proportionnelle aux résultats. Une mise en place rapide aura des résultats visibles dans les semaines qui suivront. Pour les changements plus lourds, prévoyez des mois, voire des années de suivi.