Comment utiliser Trello pour gérer son recrutement ?
Avec l’évolution des nouvelles technologies, il est beaucoup plus facile de gérer les tâches dans une entreprise. Désormais, certains outils très performants comme le logiciel de gestion Trello sont proposés aux utilisateurs pour collaborer sur des projets. Cette solution intuitive compte des millions d’utilisateurs, dont plusieurs entreprises. Et cela est dû en particulier à son efficacité surtout au niveau de la gestion des recrutements. Voici un dossier pour avoir toutes les informations importantes sur cet outil de management de projet.
Qu’est-ce que Trello ?
Trello est l’un des meilleurs logiciels de gestion collaborative pour travailler en équipe sur des projets. Il permet de créer et de répartir les tâches à l’aide des tableaux mis à la disposition des utilisateurs. Ces derniers aident notamment à créer une liste de tâches et des cartes. Celles-ci sont essentiellement basées sur le principe de Kanban.
Le Kanban, ici, désigne un tableau signalétique généralement utilisé pour les projets fonctionnant avec la gestion agile. Il s’agit d’une technique permettant de conserver des informations à travers des colonnes ou des listes. Ces dernières serviront de supports aux cartes qui doivent définir les différentes étapes d’un projet. Chacune des cartes en question peut correspondre à un profil déterminé qui est appelé à collaborer pour la réalisation du projet.
Comment Trello participe-t-il à la bonne gestion du recrutement ?
Recruter du personnel requiert un maximum de dextérité aujourd’hui et pour raccourcir le processus, il faudrait recourir à l’utilisation des outils de gestion appropriés comme Trello. Ce dernier permet de recruter les candidats selon la fiche de recrutement : ceux qui devront être contactés, ceux qui doivent passer un entretien. Aussi, les candidatures qui seront refusées de même que celles acceptées sont aisément organisées par la plateforme collaborative. C’est un travail d’équipe entre le chef de projet et ses collaborateurs.
Toutefois, l’entreprise est bien obligée de procéder à la phase d’entretien avec chaque meilleur profil en dépit du recours à cet outil de gestion de projet intuitif.
Le processus d’utilisation de Trello pour une meilleure standardisation du recrutement
Dans un premier temps, pour effectuer le recrutement il faudra s’inscrire sur Trello. Après, voici la démarche à suivre :
La conception d’une carte Trello pour chaque candidat
C’est la première étape de la gestion des ressources par Trello. Le chef de projet doit créer une carte pour chaque candidature reçue lors de la campagne de recrutement de ressources humaines. Chacune des cartes devra servir en premier lieu à répertorier les données de chaque postulant (base de recrutement). Ensuite, il faudra y inscrire une check-list qui contiendrait tous les détails qui serviraient à l’évaluation des candidatures.
Par ailleurs, il est conseillé de nommer chaque carte par le nom et le prénom du candidat auquel elle correspond. Après, il faudra se servir des Power-Ups de cet outil de travail collaboratifpour compléter certaines informations telles que : le numéro du candidat, son mail, la date de son entretien. D’un autre côté, le Curriculum vitæ ainsi que la lettre de motivation de chaque postulant devront être ajoutés en pièces jointes à sa carte.
La création des listes
En premier, cette étape permet de préciser le type de poste recherché par chaque candidat au recrutement en concevant des étiquettes comme dans le cas d’une gestion agile. Il peut s’agir d’un stage, d’un contrat à durée déterminée (CDD), un travail à temps plein, etc. Après ce travail, il faudra intégrer chacune des cartes conçues précédemment. Pour un meilleur suivi des projets, il est conseillé de créer le moins de listes possible. Par exemple, il faut créer une liste dédiée aux entretiens pour faire un tri parmi les candidatures.
Ajouter des commentaires
Juste après l’entretien avec chaque candidat, il est possible d’ajouter des commentaires. Cette étape permet surtout d’avoir une idée précise sur le profil de chaque postulant. En mettant des commentaires au fur et à mesure que les entrevues se poursuivent, l’entreprise procède à une optimisation de la gestion des risques. Autrement, elle réussit à minimiser les risques d’un mauvais recrutement.
La classification finale des différentes candidatures
C’est la dernière étape de la standardisation du recrutement avec Trello. Elle permet de classer les candidatures en fonction des commentaires émis. Les cartes des postulants retenus devront être insérées dans une liste. Il en est de même pour les candidats non acceptés. À ce niveau, certaines entreprises prévoient une troisième liste pour les candidats qui seront retenus s’il y a par exemple des cas de manque d’effectifs. Toutefois, l’utilisation de Trello vise à éliminer ces situations qui pourraient retarder les prises de décisions pour gagner du temps.
Comment le logiciel Trello fonctionne-t-il avec Google Drive ?
Vu qu’il sera question d’intégrer et de partager les fichiers (CV et lettre de motivation, preuves de parcours professionnel ou expérience professionnelle, etc.) de chaque postulant à la carte qui lui correspond, il faudrait recourir à Google Drive. D’abord, les fichiers concernés devront être téléchargés directement depuis le compte Google Drive. Ensuite, il faudra ouvrir la carte puis cliquer sur l’option « joindre un fichier » au niveau de la barre latérale. Après il faudra choisir l’option « Google Drive ». Puis, il s’agira de se connecter à son compte pour sélectionner les fichiers à intégrer.
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