[Déplacement professionnel à l’étranger] GUIDE COMPLET

Pas à pas, grâce à des réponses claires sur des problématiques courantes sur les déplacements professionnels à l’étranger, Officéo vous apporte les clés essentielles pour mener à bien votre mission.

Dans le monde digital actuel, communiquer entre différentes zones du globe, à différents moments de la journée n’a jamais été aussi simple.

Pourtant, quand il est question de négocier une affaire cruciale ou renforcer une relation commerciale de longue durée, rien ne vaut une interaction en face à face. Dans cette perspective, l’industrie des déplacements professionnels devrait atteindre 1,6 trillions de dollars (Blobal Business Travail Association)

Les déplacements en entreprise sont encore d’une importance non négligeable, d’autant plus pour quiconque souhaitant en organiser. Arriver à destination serein, bien préparé, vous êtes mieux équipé pour faire bonne impression et vous concentrer sur le sujet de la rencontre.

La préparation permet à l’esprit de se concentrer sur l’instant et les objectifs, permettant de se concentrer sur les échanges importants du meeting. Si vous souhaitez parcourir l’essentiel pour préparer votre prochain déplacement professionnel, suivez nos lignes, et devenez maître de l’organisation des déplacements de votre entreprise.

Quels trajets sont des « déplacements professionnels » ?

Un déplacement professionnel est aussi un voyage d’affaires. Cette expression est utilisée lorsqu’une activité professionnelle est exercée en dehors des locaux principaux de l’entreprise. Un déplacement professionnel peut être une mission effectuée au sein de la même région, du même pays tout comme dans un pays étranger. L’acteur du déplacement peut être un fournisseur (vers un client, vers un chantier), la visite d’un salon, ou d’une foire. Ceci peut concerner d’autres événements liés à la santé et prospérité économique de l’entreprise (congrès, séminaire, réunion professionnel).

Pour certains métiers, les déplacements sont au cœur de leur routine professionnelle. Les commerciaux, les livreurs, les transporteurs routiers, les techniciens et les professionnels du bâtiment et des travaux publics se reconnaîtrons sûrement.

Ainsi, le déplacement professionnel en entreprise peut revêtir un caractère habituel comme ponctuel. Dans le cadre de déplacements réguliers, quelles sont les obligations prévues dans un contrat de travail ? Et dans le cadre d’une mission ponctuelle ?

Contrat de travail et modalités de déplacement

Même si le contrat de travail ne mentionne pas de déplacements professionnels dans ses clauses, le salarié n’a pas le droit de refuser une mission comprenant un trajet particulier à effectuer pour mener à bien une mission qui lui a été attribuée. Les métiers de commerciaux ou représentants sont souvent confrontés à des trajets vers les clients. Il est de leur responsabilité de prendre cette possibilité en compte avant de signer un contrat de travail.

Même si le contrat ne prévoit rien, l’employeur est tenu de rembourser les frais (Cass. soc., 9 janvier 2001, no. 98-44.833).

Qu’en est-il des salariés sédentaires ? Lorsqu’un déplacement exceptionnel est prévu, la demande de l’employeur ne constitue en aucun cas une modification du contrat de travail. Il est possible pour le salarié de s’opposer à cette demande en invoquant des obligations familiales impérieuses. Cette solution est toutefois un recours ultime, car derrière un refus, même légitime, peuvent se trouver des motifs de licenciement selon la gravité de la mission.

Le déplacement professionnel : droits et obligations

Considérons à présent les obligations relatives aux déplacements en entreprise. Les modalités présentes dans le contrat de travail à ce sujet, les connaissez-vous ? Avez-vous considéré les indemnisation possibles lors d’un déplacement professionnel organisé par votre entreprise ? Votre administration peut-elle ou doit-elle considérer un plan de mobilité pour les trajets plus courants ? Réponses.

Est-il obligatoire de mentionner des modalités de déplacement professionnel dans le contrat de travail ?

Sauf exception, les modalités de déplacement lors d’un trajet professionnel ne sont pas formalisées dans le contrat de travail. Il est tout à fait possible et admis qu’un salarié demande des spécifications à ce sujet lors de son embauche. Nous l’avons vu plus haut, certaines professions justifient ce soucis plus que d’autres. Quelle que soit l’information, sa présence ou non dans le contrat de trail, l’employeur est tenu au remboursement des frais de transport. Ce, en toutes circonstances lors d’un déplacement professionnel.

Quelles indemnisations possibles lors d’un déplacement professionnel ?

Il est obligatoire pour l’employeur de rembourser les frais occasionnés par un déplacement en entreprise. Néanmoins, un seuil est possible dans ce remboursement. Les dépenses prévues par le remboursement sont à informer à chaque employé concerné. Tout supplément est donc à la charge de l’employé. Les service RH ou comptabilité approprié se charge de calculer la différence.

Les salariés doivent faire l’objet d’un seuil d’indemnisation égal lors d’un déplacement professionnel prévu. Dans le cas d’une modification du seuil de remboursement des notes de frais, titres de transports ou autre coût associé, cette modification ne doit avoir aucune incidence sur le contrat de travail.

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Besoin d’un coup de main ?

Il y a un absent dans votre service RH et vous vous retrouvez seul à gérer le pool de véhicules, en plus de la montagne de dossiers à traiter ? Vous avez besoin de personnel supplémentaire, et avez lancé des campagnes de recrutement, mais la gestion des déplacements professionnels de votre entreprise n’attend pas ? Pour tout cela, et bien plus, il y a Officéo.

Ca m’intéresse

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Le déplacement professionnel : une organisation optimale

Le choix des modes de transport

Le mode de transport du salarié est attribué selon le choix de l’employeur. Selon le poste, le type de déplacement, il peut s’agit d’un véhicule professionnel, personnel, d’un transport en commun réservé d’avance, d’un train, d’un avion. Pour prendre la bonne décision, il incombe de prendre en compte plusieurs facteurs. Un médecin du travail détermine quel type de transport l’employé peut supporter. Ce recours est par ailleurs très fréquent lors d’une contestation du choix du transport de la part de l’employé.

Par ailleurs, un véhicule personnel ne peut faire l’objet d’une demande d’utilisation dans le cadre d’un déplacement extra ou intra-entreprise. Dans ce cas précis, il est impératif que le détenteur du véhicule donne son accord pour une telle utilisation. Dans ce cas, les accords collectifs prévus en amont dans le contrat de travail interviennent dans le choix du mode de transport choisi par l’entreprise.

Passé cette étape du choix, les administrateurs et gestionnaires doivent réfléchir au budget prévu dans le cadre du déplacement.

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Maîtriser le budget des déplacements professionnels des employés

Soyez plus malin que les autres à propos des réservations et frais cachés.

Pensez à miser sur des adresses fiables et la possibilité de bénéficier d’avantages de fidélité. Souvenez-vous que le prix d’une réservation n’a pas toujours à être celui que vous payez.

Gagnez de l’argent sur du temps gagné !

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Ces premières règles d’or guident bon nombre d’organisateurs de voyages d’affaires. Professionnels comme particuliers habitués à se déplacer savent de quoi il s’agit. Les déplacements dans le cadre professionnel représentent des frais qu’il est en effet possible de réduire. Pour ce faire, un cadre strict et une organisation administrative appropriée sont à adopter. Vous optimisez ainsi vos méthodes de réservation et gestion du personnel. Les procédures administratives correspondant s’en trouvent fluidifiées.

Mettre en place une politique de voyage d’affaires

Pour gérer efficacement les voyages d’affaires au sein de votre entreprise, mettre en place une politique de voyage est une bonne pratique. En effet, revoir, optimiser le management des voyages d’affaires permettent aux entreprises de réaliser des économies. Ces économies peuvent aller jusqu’à 20 % selon un constat réalisé par Carlson Wagonlit Travel. Décider de mettre en place une réelle stratégie d’entreprise implique une communication en adéquation. Vous devez vous assurer que chaque employé a pris connaissance de manière individuelles des dispositions prises.

Par exemple, une politique de voyages d’affaires peut lister les partenariats avec certains hôtels auprès desquels les employés ont des tarifs privilégiés. Les différents aspects concernant les classes de transport (économique, standard, business, etc.) sont à inclure. Les conditions de réservations, les délais à prévoir et meilleurs moments pour réserver peuvent être des informations additionnelles très utile à ce sujet. Le respect des règles de la politique que vous mettez en place est alors suivi et fait foi lors des vérifications des notes de frais de la part de l’entreprise.

Réduire les dépenses hôtelières en référençant les hôtels à l’avance

Les frais associés à l’hébergement représentent une très grande part des coûts compris dans un voyage d’entreprise. La réservation des chambres ou d’un espace privatisé peuvent être amoindris. Ceci, dans le cadre d’une politique organisationnelle et administrative stricte. L’analyse des dépenses des précédents événements similaires organisés peut donner des premières pistes intéressantes. Avec ce premier regard, une prise de connaissance des réelle dépenses hôtelières est permise. Les chiffres doivent être objectifs dès le départ afin de définir un budget au mieux.

Par la suite, des partenariats avec les hôtels habituels ou un référencement selon les établissements souhaités est possible. La proximité, le confort, les services proposés par chaque hôtel sont à considérer selon le budget, le type de déplacement, la durée et l’engagement économique souhaité. L’entreprise est alors en mesure de concevoir une liste des établissements parmi lesquels les employés peuvent choisir d’effectuer une réservation privilégiée.

Gérer un déplacement professionnel en dehors des heures de travail

Le temps d’un déplacement professionnel effectué par un salarié afin de se rendre sur son lieu de travail n’est pas considéré comme un temps de travail effectif. Suivant cet article L.3121-4 du Code du Travail, le temps de travail effectif est celui pendant lequel le salarié est subordonné à son employeur. Si des détours à des fins personnelles sur le trajet domicile-travail ne peut être reproché à l’employé, comment optimiser un déplacement professionnel lorsqu’il se rend à une mission ponctuelle extra-entreprise, qui plus est, à l’étranger ?

Contrôler et optimiser les déplacement des salariés

Pour réduire et rentabiliser les frais de déplacements de vos salariés en entreprise :

• Planifiez et anticiper chaque aspect du déplacement : durée, besoins, restauration, hôtels, transports.
• Prévoyez une gestion des notes de frais irréprochable.

En effet, lors d’un déplacement professionnel à l’étranger, les coûts indirects comme les coûts directs sont à comptabiliser. Les coûts indirects sont le plus à surveiller car il est fréquent qu’ils dépassent les coûts directs, surtout s’ils ne sont pas anticipés correctement. Citons comme coûts indirects associés à l’organisation d’un voyage professionnel :

• Comptabilisation, facturation, supervision et contrôle des notes de frais ;
• Frais de réservations des titres de transports, de l’hébergement, de la restauration :
• Acomptes en argent liquide et investissement en technologie de gestion de voyage ;
• Planification du voyage, frais de sécurité associé aux collaborateurs en déplacement ;
• Imprévus à gérer : frais supplémentaires, vols de biens, indemnisations …

Ainsi, quelques questions préalables à votre travail d’organisation de déplacement professionnel et optimisation financière de celui-ci. Avez-vous déjà organisé et planifié de manière exhaustive les réunions et activités des employés concernés ? L’étude des dépenses nécessaires et l’établissement des itinéraires exacts des voyages sont-ils complets ? Qu’en est-il de la prise en compte des aspects formels associés à un voyage professionnel (image, protocole, documentation) ? Avez-vous effectué un contrôle des acomptes et des relevés de compte ? Les process administratifs sont-ils à jour en cas d’événements inattendus (accident, retard, annulation) ?

Anticiper les risques liés aux déplacements professionnels de collaborateurs

Un voyage d’affaires comporte des risques. Il est important d’en prendre connaissance pour être en mesure de les minimiser et faire face au mieux. La sécurité prime sur la rentabilité.

Risques d’accidents de la route

Dans de nombreuses professions, le temps et les trajets sont des contraintes incompressibles lors d’un voyage ou déplacement professionnel. Dans un soucis d’optimisation du temps de travail/déplacement, un collaborateur quitte son bureau à la dernière minute pour prendre un avion, train ou rendez-vous extra-entreprise. Pour aller d’un point A à un point B, il peut se déplacer en voiture. Les contraintes horaires qu’il s’impose ou imposées par l’employeur sont sources d’inquiétudes qui peuvent mener à des imprudences sur la route.

En effet, il est fréquent que les accidents de la route soient liés à des trajets professionnels, dû au stress d’un départ à la dernière minute. Ces accidents représentent près d’un quart des accidents mortels au travail.

L’état des routes, la météo, l’état du véhicule ou du conducteur, les activités menées en conduisant, le respect des règles de circulations. Tous ces autres éléments viennent encore augmenter le risque d’incident.

En tant qu’employeur, il est fortement recommandé d’entretenir correctement les véhicules professionnels mis à disposition. Sensibiliser les employés sur les risques d’un comportement irresponsable est également à considérer. La viabilité de chaque employé est important, le bien-être et la sécurité de ses collaborateurs l’est tout autant.

Risques de voyages aériens

L’avion est le mode de transport le moins dangereux au monde. Cela implique-t-il pourtant qu’il est dénué de tout risque ? Les vols les plus concernés par une vigilance accrue sur la santé des employés sont ceux de longue durée, et sans interruption.

La fatigue est un élément ayant un impact direct sur la productivité de chacun. Les retards, décalages horaires et voyages d’affaires réguliers ont un effet négatif sur le sommeil. L’humeur, la vigilance, la digestion et le bien-être le sont tout autant. Selon la condition médicale, les vols peuvent causer des otites et/phlébites. Sur consultation médicale, les personnes atteintes de troubles de la circulation doivent minimiser les déplacements en avion. En effet, la position assise prolongée, la déshydratation de l’air et l’air climatisés sont des facteurs aggravant l’apparition de thromboses veineuses.

Dangers liés au séjour dans des pays en voie de développement

Comment parler d’organiser un déplacement professionnel sans parler des risques présents dans certains pays ? Différences de climats, de températures, de pollution, présence d’allergènes : les voyages professionnels dans les pays en voie de développement doivent faire l’objet d’une attention particulièrement méticuleuse.

En plus de la force des ultraviolets, de la chaleur et des principaux problèmes sanitaires propres à chaque pays, chaque salarié envoyé en mission à l’étranger doit être vacciné et protégé comme l’impose les réglementations en vigueur. Pour se renseigner sur la situation du pays de destination, le site du Ministère des Affaires Étrangères apporte des informations fiables, et nombreuses.

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Beaucoup de choses à gérer d’un coup ? Vous devez organiser un déplacement professionnel mais n’avez pas assez de ressources en interne ? Pas le temps de recruter ? Pour un contrôle des notes de frais impeccable, un suivi administratif irréprochable : Officéo répond à vos besoins, quand vous en avez besoin.

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La déclaration de TVA résumée