SERVICES ADMINISTRATIFS ➤ Définition, rôle et coûts

[VIDEO] Tout savoir sur le service administratif en 2 minutes !

Un service administratif efficace permet de structurer les activités de l’entreprise, de faciliter la communication interne et de garantir la conformité aux obligations légales.

En automatisant certains processus, une entreprise peut accroître sa productivité, réduire les coûts et limiter les erreurs. Cette organisation fluide soutient la réactivité et favorise un fonctionnement stable au quotidien.

Dans cet article, vous comprendrez plus concrètement à quoi servent les services administratifs, comment ils sont organisés, quels en sont les coûts, et quelle solution adopter pour les optimiser

J’ai besoin d’une assistance administrative

Quel est le rôle d’un service administratif ?

Le service administratif joue un rôle clé dans le bon fonctionnement d’une entreprise, bien qu’il soit souvent sous-estimé. Il ne génère pas directement de chiffre d’affaires, mais il soutient efficacement les différents services (RH, comptabilité, direction, etc.) en prenant en charge les tâches administratives essentielles. Loin d’être un service unique et centralisé, l’administratif est réparti dans l’ensemble des départements, et peut être assuré par un salarié, un indépendant ou un prestataire externe. Une gestion administrative bien structurée contribue ainsi à la performance et à la pérennité de l’entreprise.

Quels sont les 5 catégories de services administratifs ?

Les services administratifs permettent à une entreprise de fonctionner sans accroc au quotidien. Selon les besoins, ils peuvent être assurés par un salarié, un assistant indépendant ou un prestataire externe.

• La gestion administrative et comptable prend en charge le suivi de la trésorerie, saisit les données comptables et effectue les rapprochements bancaires. Les tâches liées à l’imputation comptable, en revanche, doivent être réalisées en interne ou via un logiciel spécialisé.
• L‘assistance aux ressources humaines soutient l’équipe des ressources humaines en gérant les dossiers du personnel, en participant aux recrutements ou en organisant les formations.
• L’administration des ventes rédige les contrats, suit les commandes, émet les factures et traite les réclamations clients.
• L’ assistance achats recherche les fournisseurs, négocie les tarifs et passe les commandes nécessaires à l’activité de l’entreprise.
• Le secrétariat courant rédige et classe les documents, prend les rendez-vous, gère les appels téléphoniques et s’occupe du courrier.

Quel coût pour opérer un service administratif ?

Pour un assistant administratif salarié

Le salaire moyen d’un assistant administratif s’élève à 1755 euros bruts par mois (plus pour un assistant spécialisé ou en fin de carrière). Si de prime abord, ce salaire paraît peu élevé pour un employeur, il ne faut pas oublier que derrière se cachent des coûts de recrutement, de formation, d’intégration, des charges patronales (+40% du brut) mais aussi des avantages salariaux.

Pour une prestation de service administratif externe

Le tarif d’une prestation de service est compris entre 30 et 50 euros de l’heure, que ce soit en traitant avec un prestataire ou directement avec un assistant administratif freelance.

Le prix varie en fonction de l’expérience de l’assistant, la localisation de la mission, sa complexité et sa durée.

À première vue, ramenée au mois, la prestation de service paraît plus onéreuse que le recrutement en CDI. Cependant, en faisant appel à un prestataire, l’entreprise n’a pas à payer de charges patronales, ni à assumer des coûts en recrutement, intégration et avantages sociaux car l’assistant ne fait pas partie de sa masse salariale. 

En conclusion, rien qu’en termes de coûts (économies et variabilité), faire appel à un prestataire administratif est souvent bien plus intéressant que d’embaucher.

Travailler dans un service administratif, quelles compétences avoir ?

Un rôle dans un service administratif exige à la fois des compétences techniques (savoir-faire) et des compétences interpersonnelles (savoir-être) pour garantir l’efficacité des opérations et la fluidité des échanges au sein de l’entreprise.

Savoir-faire : les compétences techniques indispensables

• Maîtrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableurs (Excel), logiciels de gestion (ERP, CRM), messagerie et agenda électronique.
• Gestion administrative et organisation : classement, archivage, rédaction de documents, suivi des dossiers.
• Connaissance des bases comptables et juridiques : facturation, gestion des notes de frais, suivi des contrats.
• Capacité d’analyse et de traitement des données : interprétation de tableaux de bord, gestion de bases de données.
• Bon niveau rédactionnel : rédaction de courriers, comptes-rendus, e-mails professionnels clairs et précis.
• Utilisation des outils collaboratifs : Teams, Slack, Google Workspace, pour faciliter le travail à distance et en équipe.

Savoir-être : les qualités personnelles essentielles

• Rigueur et précision : un travail administratif implique souvent des données sensibles qui nécessitent une grande attention aux détails.
• Organisation et gestion du temps : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément sans perdre en efficacité.
• Discrétion et respect de la confidentialité : essentiel pour manipuler des informations financières, RH ou stratégiques.
• Bonne communication : interactions fréquentes avec différents services, clients, fournisseurs et partenaires.
• Capacité d’adaptation : chaque entreprise ayant ses propres procédures, il faut être réactif et apprendre rapidement.

Faire appel à Officéo pour ses services administratifs

Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?

L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.

O. : Avez-vous d’autres bénéfices à partager ?

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Les avantages de la solution d’externalisation administrative Officéo

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Questions fréquentes