SERVICES ADMINISTRATIFS ➤ Définition, rôle et coûts

[VIDEO] Tout savoir sur le service administratif en 2 minutes !

Un service administratif efficace est indispensable au succès d’une entreprise. Il permet de coordonner les activités de l’entreprise, d’assurer la conformité aux lois, faciliter la communication interne, et favoriser des décisions éclairées.

En comprenant et automatisant les processus administratifs, une entreprise peut améliorer la productivité de ses services, réduire ses coûts et minimiser les erreurs administratives. Une gestion administrative bien rodée permet de résoudre rapidement les problèmes, assurant ainsi le bon fonctionnement et la croissance de l’entreprise. 

Dans cet article, vous comprendrez quel est le rôle des services administratifs, comment ils fonctionnent, combien il peuvent vous coûter en tant qu’entreprise et quelle est la solution pour limiter ces coûts.

J’ai besoin d’une assistance administrative

Quels sont les 5 catégories de services administratifs ?

Les services administratifs sont le moteur opérationnel des entreprises, assurant que les processus quotidiens se déroulent sans accroc. Ils peuvent être opérés par un employé interne à l’entreprise, un assistant indépendant ou bien un prestataire de services. Il existe plusieurs types de services :

• La gestion administrative et comptable : elle désigne la gestion administrative quotidienne des finances d’une entreprise. Ce service est en charge du suivi de trésorerie, de la collecte et saisie de données comptables, des rapprochements bancaires… Seule une personne interne à l’entreprise, ou un logiciel de comptabilité, peuvent se charger des tâches qui relèvent de l’imputation comptable ;
• L‘assistance aux ressources humaines : ce service apporte un soutien administratif aux ressources humaines. Il peut intervenir dans le cadre d’un recrutement, de formations ou tout simplement s’occuper de la gestion de dossiers du personnel ;
• L’administration des ventes : les administrateurs des ventes soutiennent administrativement le volet commercial d’une entreprise. Ils rédigent des contrats, suivent les commandes, s’occupent de la facturation et des réclamations clients… ;
• L’ assistance achats : les gestionnaires des achats se chargent de rechercher, négocier et commander les biens et services nécessaires à l’activité d’une entreprise ;
• Le secrétariat courant: il assume les tâches administratives courantes comme la rédaction et le classement de documents, la prise de rendez-vous, la gestion des correspondances, l’accueil téléphonique… ;

Quel est le rôle d’un service administratif ?

Le service administratif dans une entreprise occupe un rôle souvent sous-évalué, réduit dans notre imaginaire à des tâches pénibles et chronophages. Pourtant, s’il ne crée pas directement de chiffre d’affaires, il permet lorsqu’il est maîtrisé de soutenir administrativement les process et l’activité de l’entreprise. En bref, une bonne gestion administrative est vitale pour la croissance saine et pérenne d’une entreprise.

Comment fonctionne un service administratif en entreprise ?

Lorsque l’on pense à un service administratif, beaucoup imaginent un service en bonne et due forme, dans un coin de l’entreprise, qui s’occuperait de toutes les tâches administratives.

En réalité, le service administratif (ou plutôt devrais-je dire « les services administratifs ») pénètre tous les départements de l’entreprise. Par exemple, pour que le département comptable fonctionne et apporte des conseils éclairés à l’entreprise, il s’appuie sur de la pré-comptabilité, autrement dit de l’assistance administrative comptable. Il en est de même pour les ressources humaines qui peuvent faire appel, lors d’une campagne de recrutement par exemple, à une assistance administrative rh pour prendre en charge le volet administratif de la fonction. Un dernier cas pour bien comprendre : une direction peut faire appel à de l’assistance de direction pour absorber les tâches administratives qui l’éloignent de son activité cœur de métier.

Lorsqu’une entreprise atteint une certaine taille, il n’existe généralement pas un service unique qui s’occupe à la fois de l’assistance comptable, de l’assistance rh, de l’assistance achats… Ce mythe du « service administratif unique » peut venir de la confusion avec le service administratif public, mais aussi du nom donné en entreprise aux opérateurs de l’administratif que certains raccrochent sémantiquement au « secrétariat » par les expressions secrétaire de direction, secrétaire comptable, secrétaire rh… Il est assez évident que, bien qu’une secrétaire comptable ou rh réalise des tâches de secrétariat courant dans ses missions, son travail ne s’y limite pas, que ce soit fonctionnellement dans un service d’une organisation ou opérationnellement dans ses missions.

Il est encore plus évident qu’un responsable rh ou un responsable administratif et financier, ne fait pas (ou en tous cas ne devrait pas faire) d’administratif.

Enfin, les services administratifs peuvent être opérés par du personnel salarié de l’entreprise, des assistants indépendants (micro-entrepreneur/freelance) ou des prestataires de services. Quel que soit le mode opératoire, dans les plus petites structures, le service administratif peut être opéré par une seule et même personne : l’Office Manager, alors polyvalent.

Quel coût pour opérer un service administratif ?

Pour un assistant administratif salarié

Le salaire moyen d’un assistant administratif s’élève à 1755 euros bruts par mois (plus pour un assistant spécialisé ou en fin de carrière). Si de prime abord, ce salaire paraît peu élevé pour un employeur, il ne faut pas oublier que derrière se cachent des coûts de recrutement, de formation, d’intégration, des charges patronales (+40% du brut) mais aussi des avantages salariaux.

Pour une prestation de service administratif externe

Le tarif d’une prestation de service est compris entre 30 et 50 euros de l’heure, que ce soit en traitant avec un prestataire ou directement avec un assistant administratif freelance.

Le prix varie en fonction de l’expérience de l’assistant, la localisation de la mission, sa complexité et sa durée.

À première vue, ramenée au mois, la prestation de service paraît plus onéreuse que le recrutement en CDI. Cependant, en faisant appel à un prestataire, l’entreprise n’a pas à payer de charges patronales, ni à assumer des coûts en recrutement, intégration et avantages sociaux car l’assistant ne fait pas partie de sa masse salariale. 

En conclusion, rien qu’en termes de coûts (économies et variabilité), faire appel à un prestataire administratif est souvent bien plus intéressant que d’embaucher.

Travailler dans un service administratif, quelles compétences avoir ?

Travailler dans un service administratif requiert une combinaison de compétences techniques et interpersonnelles essentielles pour assurer l’efficacité des opérations.

Les compétences clés incluent une maîtrise des outils bureautiques tels que les tableurs et les logiciels de gestion, une aptitude à organiser et à traiter les informations de manière précise, ainsi qu’une excellente capacité de communication pour interagir avec différents départements et clients.

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Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

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Questions fréquentes