[Service administratif] ➤ Rôle et coûts associés 🤑
Les services administratifs sont vitaux pour le fonctionnement quotidien de toute entreprise, assurant le soutien des fonctions clés d’une organisation (telles que la comptabilité, les ressources humaines, la gestion des achats, le secrétariat…). Ils permettent par ailleurs de structurer les activités de l’entreprise, de faciliter la communication interne et de garantir la conformité aux obligations légales.
Sommaire
- Quel est le rôle d’un service administratif ?
- Quels sont les 5 catégories de services administratifs ?
- Quel coût pour opérer un service administratif ?
- Pourquoi l'optimisation des services administratifs est-elle cruciale ? Les avantages
- Faire appel à Officéo pour ses services administratifs
- Questions fréquentes
Service adminsitratif – Tout savoir en 3 minutes
En automatisant certains processus, une entreprise peut accroître sa productivité, réduire les coûts et limiter les erreurs. Cette organisation fluide soutient la réactivité et favorise un fonctionnement stable au quotidien.
Dans cet article, vous comprendrez plus concrètement à quoi servent les services administratifs, comment ils sont organisés, quels en sont les coûts, et quelle solution adopter pour les optimiser
J’ai besoin d’une assistance administrative
Quel est le rôle d’un service administratif ?
Le service administratif joue un rôle clé dans le bon fonctionnement d’une entreprise, bien qu’il soit souvent sous-estimé. Il ne génère pas directement de chiffre d’affaires, mais il soutient efficacement les différents services (RH, comptabilité, direction, etc.) en prenant en charge les tâches administratives essentielles. Loin d’être un service unique et centralisé, l’administratif est réparti dans l’ensemble des départements, et peut être assuré par un salarié, un indépendant ou un prestataire externe. Une gestion administrative bien structurée contribue ainsi à la performance et à la pérennité de l’entreprise.
Quels sont les 5 catégories de services administratifs ?
Les services administratifs permettent à une entreprise de fonctionner sans accroc au quotidien. Selon les besoins, ils peuvent être assurés par un salarié, un assistant indépendant ou un prestataire externe.
- La gestion administrative et comptable prend en charge le suivi de la trésorerie, saisit les données comptables et effectue les rapprochements bancaires. Les tâches liées à l’imputation comptable, en revanche, doivent être réalisées en interne ou via un logiciel spécialisé.
- L‘assistance aux ressources humaines soutient l’équipe des ressources humaines en gérant les dossiers du personnel, en participant aux recrutements ou en organisant les formations.
- L’administration des ventes rédige les contrats, suit les commandes, émet les factures et traite les réclamations clients.
- L’ assistance achats recherche les fournisseurs, négocie les tarifs et passe les commandes nécessaires à l’activité de l’entreprise.
- Le secrétariat courant rédige et classe les documents, prend les rendez-vous, gère les appels téléphoniques et s’occupe du courrier.
Quel coût pour opérer un service administratif ?
Pour un assistant administratif salarié
Le salaire moyen d’un assistant administratif s’élève à 1789 euros bruts par mois (plus pour un assistant spécialisé ou en fin de carrière). Si de prime abord, ce salaire paraît peu élevé pour un employeur, il ne faut pas oublier que derrière se cachent des coûts de recrutement, de formation, d’intégration, des charges patronales (+40% du brut) mais aussi des avantages salariaux.
Pour une prestation de service administratif externe
Le tarif d’une prestation de service est compris entre 30 et 50 euros de l’heure, que ce soit en traitant avec un prestataire ou directement avec un assistant administratif freelance.
Le prix varie en fonction de l’expérience de l’assistant, la localisation de la mission, sa complexité et sa durée.
À première vue, ramenée au mois, la prestation de service paraît plus onéreuse que le recrutement en CDI. Cependant, en faisant appel à un prestataire, l’entreprise n’a pas à payer de charges patronales, ni à assumer des coûts en recrutement, intégration et avantages sociaux car l’assistant ne fait pas partie de sa masse salariale.
En conclusion, rien qu’en termes de coûts (économies et variabilité), faire appel à un prestataire administratif est souvent bien plus intéressant que d’embaucher.
Pourquoi l’optimisation des services administratifs est-elle cruciale ? Les avantages
Un service administratif bien structuré ne se contente pas de « faire tourner » l’organisation : il devient un véritable levier de performance. Lorsqu’il est optimisé, il apporte des bénéfices concrets à tous les niveaux de l’entreprise :
- Gain de temps grâce à des processus fluides et automatisés
- Réduction des coûts liés aux erreurs, aux doublons et aux tâches répétitives
- Hausse de la productivité en recentrant les équipes sur des missions à forte valeur ajoutée
- Satisfaction des collaborateurs grâce à des outils adaptés et une meilleure organisation
- Amélioration de l’expérience client et fournisseur avec des délais respectés et moins d’erreurs
- Accès facilité à des données fiables, pour une prise de décision plus rapide et éclairée
- Réduction des risques de non-conformité, en assurant une gestion rigoureuse des documents légaux et fiscaux
Faire appel à Officéo pour ses services administratifs
Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo
O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?
L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.
O. : Avez-vous d’autres bénéfices à partager ?
L. M. : Je tenais à féliciter votre formule, Officéo est toujours joignable, hyper disponible, et nous pouvons échanger en toute transparence, c’est un vrai bénéfice. La réactivité face aux changements, les heures supplémentaires ajoutées à la dernière minute, et la souplesse de l’offre sont très appréciables quand on est côté client.
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Rapidité et ubiquité
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Officéo, comment ça marche ?
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Questions fréquentes
🕵️ Quel est le rôle d’une assistante administrative ?
Une assistante administrative prend en charge le volet administratif d’un service ou de certaines activités d’une entreprise, ou plus largement d’une organisation… Son travail permet de soutenir l’activité de la structure. Structure qui pourra se délester de sa pollution administrative pour se concentrer sur son activité principale et ainsi croitre en toute quiétude.
🧐 Quelles sont les tâches d’une assistante administrative ?
Une assistante administrative exerce, quel que soit le domaine d’activité, des tâches de secrétariat courant telles que la rédaction de documents, le classement et l’archivage de dossiers, la saisie de données, la prise d’appel téléphonique… Elle peut également se spécialiser dans une fonction (comptabilité, rh, adv…) ou dans un secteur (médical, juridique…), ce qui influe sur le type de missions à réaliser.
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