Secrétariat à distance ▷ La solution experte & fiable ✨
Découvrez le secrétariat à distance, une façon d’opérer les prestations de services de secrétariat avec un professionnel indépendant (ou une entreprise prestataire), en horaires décalés, sans avoir besoin d’augmenter votre masse salariale ni la taille de vos locaux. En prime, il n’y a pas de frais rh en recrutement, en formation ni en intégration. Pour en savoir plus, c’est juste ici ! 👇
Sommaire
- Le secrétariat à distance : comment ça fonctionne ?
- Quelles sont les missions des télésecrétaires ?
- Vous avez besoin d’assistance administrative ? Quid du secrétariat à distance ?
- Les avantages du secrétariat à distance
- Nos services de secrétariat à distance/en ligne
- Officéo, le meilleur compromis du marché
- Nos tarifs
- Vous êtes télésecrétaire freelance ? Officéo vous offre du travail !
- FAQ
[Vidéo] Le secrétariat à distance : la solution Officéo
Le Secrétariat à Distance : comment ça fonctionne ?
Le secrétariat à distance permet aux entreprises de déléguer leurs tâches administratives à des professionnels qualifiés, appelés télésecrétaires, “assistant(e)s virtuels” ou “assistant(e)s digital(e)s”. Ce modèle, rendu possible par les outils numériques, combine compétences et flexibilité pour répondre aux besoins variés des clients, qu’il s’agisse de missions administratives ou médicales.
De nombreuses secrétaires se tournent vers cette activité indépendante après une formation, attirée par la liberté qu’elle offre. Les services en ligne présentent aussi des avantages pour les entreprises, notamment des économies financières et une gestion optimisée des tâches. Choisir une assistante à distance, c’est opter pour un service moderne, professionnel et adapté aux méthodes de travail actuelles.
Quelles sont les missions des télésecrétaires ?
Les télésecrétaires jouent un rôle crucial dans la gestion administrative des entreprises et des professionnels, leur permettant de se concentrer sur leur cœur de métier. Leurs missions s’adaptent en fonction des besoins spécifiques des clients et peuvent inclure les tâches suivantes :
1. Gestion Administrative Générale
- La rédaction et la mise en forme de documents : lettres, rapports, comptes rendus, devis ou présentations.
- Le traitement des e-mails : tri, réponse aux messages, et gestion des priorités.
- L’organisation des agendas : planification de réunions, rendez-vous et gestion des conflits d’emploi du temps.
- L’archivage numérique : classement, numérisation et sauvegarde des documents pour un accès rapide et sécurisé.
2. Relation Client et Accueil
- Accueil téléphonique : prise d’appels entrants, transfert des communications, et prise de messages.
- Suivi des dossiers clients : mise à jour des informations, suivi des demandes, et envoi des réponses.
- Gestion des réclamations : traitement rapide et efficace des retours clients pour maintenir la satisfaction.
3. Gestion Financière et Administrative Spécifique
- Facturation : création et envoi des factures, gestion des encaissements, et relances des impayés.
- Aide à la comptabilité : collecte et transmission des documents comptables à un expert-comptable.
4. Missions Spécialisées
Selon leur domaine d’expertise, les télésecrétaires peuvent également gérer des tâches spécifiques :
- Secrétariat médical : prise de rendez-vous, gestion des dossiers patients, et traitement des comptes rendus médicaux.
- Secrétariat juridique : rédaction de contrats, mise en forme d’actes juridiques, et gestion des procédures administratives.
- Secrétariat technique : gestion de documentation technique, suivi des projets et coordination des équipes.
5. Support dans des Projets Ponctuels
Participation à des projets spécifiques comme la mise en place d’outils administratifs, la gestion d’événements, ou le déploiement de nouvelles procédures.
Pourquoi faire Appel à une Télésecrétaire ?
Les télésecrétaires apportent une solution souple et économique, en offrant un service personnalisé et professionnel à distance. Elles permettent de déléguer efficacement des tâches chronophages, tout en bénéficiant d’une expertise pointue et d’une grande adaptabilité.
Besoin d’assistance administrative ?
Quid du secrétariat à distance Officéo ?
Vous êtes une PME bien installée et vous souhaitez concentrer vos efforts sur votre cœur de métier et les tâches à forte valeur ajoutée ? Grande entreprise, vous avez besoin de main d’œuvre mais vous souhaitez appliquer une politique de limitation des dépenses ? Vous voulez externaliser une partie ou la totalité de votre secrétariat à distance ? C’est effectivement une solution qui confère d’énormes avantages (gains de productivité, variabilisation des coûts, expertise…). Découvrez ces avantages et quels services externaliser avec Officéo.
Les avantages du secrétariat à distance
Faire appel à un prestataire qui propose des services de secrétariat à distance peut apporter trois avantages principaux à votre entreprise :
1. Flexibilité
Cet avantage est notamment procuré par l’utilisation du contrat de prestation, et non d’un contrat de travail : les clauses du contrat sont modulables en moins de 48h, ainsi vous pouvez travailler grâce à la distance en horaires décalés et ajuster en temps réel le volume horaire de la prestation. Il est possible de faire accomplir vos tâches administratives pendant vos horaires de fermetures ou bien pendant les vacances de vos salariés.
D’un autre côté, vous pouvez entendre par flexibilité, variabilisation des coûts : en externalisant certains des services de votre secrétariat, vous récupérez la totale maîtrise sur vos dépenses. En effet, pas besoin de fournir de matériel, ni une place dans vos locaux au télésecrétaire. Vous n’avez pas à faire face aux classiques coûts RH de recrutement, formation et intégration. Enfin vous n’avez en tant qu’entreprise pas à payer de charges patronales pour le télésecrétaire car il ne fait pas partie de votre masse salariale. De fait, il ne bénéficie pas non plus des avantages sociaux réservés aux salariés.
2. Fiabilité
Faire appel à un secrétaire à distance permet d’assurer une continuité de service en dehors des horaires d’ouverture de vos locaux. De plus, en faisant appel à une entreprise prestataire de services, comme Officéo, vous êtes assurés qu’en cas d’imprévu ou de congés de votre secrétaire, il sera remplacé aussitôt par un profil équivalent.
3. Expertise
Travailler avec un secrétaire à distance, c’est choisir de travailler avec un freelance professionnel et surtout expérimenté dans le secteur du secrétariat.
Vous pouvez cependant noter que travailler à distance possède des limites et inconvénients.
- Sécurité des données : il vous faudra très certainement passer par un VPN ou fournir un ordinateur à votre secrétaire pour vous assurer de communiquer vos données en toute sécurité ;
- Transparence du travail : votre assistant étant à distance, vous n’avez aucun moyen de vérifier le travail fourni, si ce n’est une fois le livrable rendu. Ce problème peut être pallier en faisant appel à une entreprise prestataire de service qui s’occupe pour vous de poser un cadre et organiser un feedback ;
- Isolement de l’assistant : il est difficile pour votre assistant de faire partie de l’équipe en étant à distance. Cela peut poser des problèmes de communication entre les services et avoir un impact sur le travail de l’assistant administratif.
Nos services de secrétariat à distance/en ligne
Officéo peut soutenir tout service administratif de votre entreprise : assistance comptable, gestion administrative des ressources humaines, secrétariat, assistance des ventes… Voici un extrait des prestations que nous pouvons délivrer :
- Classement de documents
- Rédaction de documents
- Gestion de courriers et emails
- Saisie de données
- Aide aux démarches administratives
- Rédaction de comptes-rendus de réunions
- Gestion et analyse de tableurs/bases de données
Vous avez plutôt besoin d’une assistance polyvalente dans le secrétariat ? Pas de soucis, nos secrétaires prennent en charge plusieurs missions à la fois et s’adaptent à votre entreprise.
Vous avez besoin d’externaliser d’autres services ? Nous pouvons vous aider :
Officéo, le meilleur compromis du marché
Officéo abolit les limites du secrétariat à distance. C’est une entreprise prestataire de services qui s’appuie sur le travail d’assistants indépendants pour vous délivrer un service expert, agile mais aussi fiable, qui s’adapte à vos attentes. Plus fiable que le freelancing en direct et moins cher que l’intérim (comparatif chiffré), nous proposons des formules adaptées à votre besoin.
Nous vous accompagnons et supervisons toutes les missions en nous assurant en amont de l’expertise de l’assistant, de la qualité du travail fourni et du suivi client après la mission. Nos Account Managers suivent votre prestation de près : comptes-rendus de missions systématiques, appels satisfaction, contrôle qualité en continu sont mis en place tout au long de la relation.
Vous n’avez pas à perdre du temps dans le recrutement. Nous choisissons parmi notre réseaux de 6000 assistants indépendant le ou les profils qui correspondent à votre besoin et votre structure. Besoin secrétaire qui détient des compétences polyvalentes en ressources humaines et en comptabilité en plus du secrétariat courant ? D’un binôme ou d’un squad de secrétaires ? Vous souhaitez que les tâches administratives soient recouvertes en dehors de votre période d’activité ? Tout est possible et chaque compétence est vérifiées par nos soins au cours d’une batterie de test.
Vous voulez modifier le volume horaire de votre contrat de prestation ou profitez de compétences supplémentaires ? Votre assistant doit être remplacé rapidement ? Officéo vous apporte une solution rapide, en assurant la continuité de service.
Vous souhaitez un devis ? Contactez nous !
Nos tarifs
38
42
50
0 frais de dossier, 0 frais de déplacement, 0 coût masqué. Chaque mois, nous vous facturons pour le temps de travail effectif.
Pour en savoir plus sur les tarifs de secrétariat externalisé en général, c’est juste ici.
Pour en connaître d’avantage sur les tarifs des assistants administratifs, c’est par là !
Vous êtes télésecrétaire freelance et vous recherchez un emploi ?
Officéo vous offre du travail !
Officéo vous aide à réussir dans votre carrière de secrétaire indépendant. Déjà en activité freelance ? Recentrez-vous sur vos compétences, et laissez-nous nous charger de vous trouver les clients parfaits sans que vous ayez à prospecter. Avec notre accompagnement, développez votre réseau professionnel, sécurisez vos revenus et bénéficiez d’avantages négociés.
Qu’attendez-vous ? Rejoignez notre communauté dynamique de plus de 6 000 assistants indépendants et accédez à des missions faites pour vous grâce à notre réseau de plus de 1 200 clients.
Envie de décoller en indépendant ? C’est juste ici 🚀
Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo
O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.
–> Lire Success la Story <–
Officéo, comment ça marche ?
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
FAQ
🤔 Comment devenir secrétaire à distance ?
Devenir télésecrétaire nécessite les mêmes formations que pour une secrétaire qui travaille sur site. Vous pouvez emprunter certaines formations telles que des BTS en gestion et management, des licences professionnelles spécialisées dans les métiers de l’administration… À noter que ce sont des métiers accessibles après le bac si vous avez choisi une formation professionnelle et non générale.
🧐 Comment trouver des clients en tant que secrétaire indépendante ?
Pour trouver des clients en tant que secrétaire indépendante, utilisez des plateformes de freelancing comme Upwork et Malt pour créer un profil détaillé et attractif. Réseautez activement en participant à des événements professionnels et en rejoignant des groupes locaux ou en ligne liés à votre secteur. Vous pouvez aussi faire appel à des entreprises prestataires de services qui se chargeront de vous trouver des clients.
🕵️ Quelles missions confier à un prestataire de secrétariat à distance ?
Un secrétaire à distance (ou en ligne) peut être chargé de missions telles que la gestion des appels téléphoniques, la rédaction et la mise en forme de documents, la gestion de l’agenda, l’organisation de réunions, et la gestion des emails. Il peut également, si il est polyvalent, s’occuper de la facturation, du suivi des paiements, et de la gestion administrative des dossiers clients.
On se charge de votre administratif.
