Comment réduire les coûts de traitement du courrier ?
La gestion du courrier est un poste qui représente des dépenses importantes pour certaines entreprises. De nombreuses solutions existent pour optimiser les différentes étapes du traitement courrier. De l’affranchissement à la gestion des plis, en passant par les procédures administratives : les économies et gains de temps sont réels. Officéo vous accompagne.
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Optimiser les processus internes de gestion du courrier
Les livraisons entrantes sont souvent sources de contraintes. L’identification des destinataire, leur emplacement, l’arrivée de la livraison, sont tout autant de facteur à surveiller en permanence. Des démarches de suivi demandent que plusieurs tâches manuelles pour chaque courrier géré soient effectuées correctement.
Dans certains cas, les colis peuvent rester bloqués dans le système de livraison, être mal livrés, ou même s’égarer. Ainsi, les équipes affectées à la gestion du courrier perdent un temps précieux pour résoudre ces problèmes. Les articles perdus pendant le transport sont à remplacer. Les documents sont à renvoyer. Tous ceci représente un coût évitable pour l’entreprise. Comment faire pour alléger la pression en salle de courrier ? Comment rationaliser les tâches et accélérer les processus internes ?
Gagner du temps avec les courriers recommandés
Parmi les solutions possibles, le suivi par un enregistrement à l’arrivée des colis sur place est à considérer. De cette manière, il est possible de suivre l’acheminement jusqu’au destinataire finale sans crainte. Ceci permet de fournir un processus fiable de bout en bout, avec une traçabilité réelle, en protégeant les acteurs de la chaîne. Avec transparence et visibilité, chaque courrier est acheminé comme il se doit. Certains prestataires proposent également ce type de solution avec des preuves électroniques (signature électronique, scan de code, etc.).
Choisir un logiciel d’enregistrement et d’étiquetage
Avec un logiciel d’enregistrement et d’étiquetage des colis et courriers, vous pouvez suivre l’état d’une livraison en temps réel. Par ailleurs, un logiciel d’enregistrement et de suivi permet de consulter l’historique de scan et la preuve de livraison finale. À considérer d’autant plus pour des situations justifiant la signature de la livraison par les destinataires.
Opter pour des machines à affranchir
Les normes de La Poste imposent à beaucoup de structures de s’équipe de machines à affranchir. Les évolutions technologiques permettent d’avoir des machines à affranchir intelligentes. Ces appareils sont alors connectés au système de gestion informatisé de l’entreprise et de La Poste.
Toutes les tailles d’entreprise peuvent considérer ce type d’installation. En effet, les premiers modèles (très petites machines à affranchir) peuvent s’occuper des courriers déposés en boîtes aux lettres de rue. Par exemple, la DM55 (Pitney Bowes) est à 20 € HT / mois. L’IS-280 de NEOPOST dès 300 € HT / mois traite une quinzaines de lettres journalières. EcoMail (Frama) peut aller jusqu’à 30 lettre journalières.
À partir de 15 à 20 enveloppes par jour, la mise sous pli automatique devient justifiée. L’étendue de gamme de nombreux fabricants permet de répondre à des besoins variés, selon les volumes, formats d’enveloppes, nombre d’utilisateurs, etc.
Finalement, simplifier les méthodes de réception et de livrer des colis et lettres, permet à chaque entreprise de bénéficier d’un processus plus rapide et plus efficace. Un service de haute qualité dans le service courrier est à la clé, pour les clients, comme pour les collaborateurs en interne.
Dématérialiser la gestion du courrier
La Poste a mis en place des offres permettant de gérer la dématérialisation du courrier. Prenons l’exemple de l’offre Affranchigo. L’offre fonctionne de la sorte : le facteur passe déposer le courrier entrant. Il relève tout type de courrier sortant dans l’entreprise. Dans le cas échéant, le courrier est affranchi pour le compte du clients. Ceci, par les services La poste.
Autre offre, Maileva, est mise à disposition des professionnels pour une solution GED simplifiée. Avec cette offre, depuis un environnement web, un fichier La Poste transforme le document en courrier physique. Ce courrier ensuite affranchi et expédié.
Externaliser la gestion du courrier
Pour optimiser les coûts de gestion de votre courrier, une autre possibilité est la voie de l’externalisation. La gestion du courrier peut en effet être confiée à un tiers. Selon le budget, la taille de l’entreprise et le besoin en sous-traitance, les offres sur le marché sont au rendez-vous.
En effet, il arrive que l’activité du courrier ne justifie pas un poste à temps plein. Dans ce cas, un tiers peut se charge de superviser cette mission, et assurer d’autres prestations complémentaires si besoin. Que ce soit pour récupérer et expédier le courrier, ou superviser sa collecte et la conformité du traitement : les solutions sont aussi variées que les besoins. Ces cas valent pour une externalisation partielle.
Avec de plus gros volumes de courrier, comme c’est souvent le cas dans les grandes entreprises, l’externalisation totale peut se justifier. De cette manière, le courrier ne transite même plus au sein de l’entreprise. La gestion est prise en charge dans son intégralité par le prestataire externe. Grâce au volume de traitement conséquent, il n’est pas rare que l’entreprise tierce négocie des prix d’affranchissement que l’entreprise donneuse d’ordres ne pourrait pas obtenir.
Pour toutes vos questions sur la gestion du courrier en entreprise, et comment l’optimiser, nous sommes là pour vous. Contactez nous à votre convenance du lundi au vendredi, de 9h à 19h au 01 49 70 98 63.
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