[RH] Optimisation du suivi administratif des dossiers du personnel

Pour faire le suivi des activités de recrutement, de rémunération ou de gestion administrative des compétences au sein d’une entreprise plusieurs données sont gérées et traitées. Les employeurs procèdent ainsi à la création de dossiers personnels pour chaque salarié pour se simplifier la tâche. De quoi s’agit-il et comment est-il utilisé ? Ce sont les principales questions auxquelles nous apportons des réponses dans notre article. 

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Qu’est-ce que le dossier du personnel ? 

Le dossier du personnel est un ensemble de documents permettant aux ressources humaines ou au gestionnaire du personnel de suivre chaque salarié de façon optimale. Il permet d’organiser de manière optimale la gestion des talents. En général, il est conservé de manière confidentielle et archivé sous forme papier ou numérique.

Quels documents peuvent contenir un dossier de salarié ? 

Le dossier de salarié contient toutes les informations sur l’identité de l’employé. De plus, il est possible d’y retrouver tous les autres documents ayant rapport avec son emploi dans l’entreprise. Il s’agit principalement des éléments comme :

• Les résultats des évaluations ou tests ;
• Les justificatifs de ses relations avec les organismes sociaux ;
• L’entretien hebdomadaire ;
• Le document de candidature ;
• Les modalités d’embauche et de rémunération ;
• Le contrat de travail, etc. 

Exemple de dossier du personnel 

Après regroupement de tous les documents constituant le dossier du salarié, il faut ensuite les classer. Que ce soit en papier ou numérique, le dossier professionnel du personnel doit avoir une structure particulière. 

Structure du dossier du personnel 

Le dossier du personnel est constitué de plusieurs sous-dossiers permettant de classer efficacement les documents. Il est ainsi classé dans l’ordre des documents suivant :

• Les données liées à l’embauche ;
• Les fiches de paie ;
• La formation professionnelle ;
• Les absences et congés ;
• L’identité du salarié ;
• La protection sociale ;
• Les justificatifs de départ à la retraite ;
• Le contrat de travail (Cdd ou CDI). 

Pochette du dossier du personnel 

Les pochettes sont indispensables pour le classement efficace des dossiers. Il faut donc prévoir une pochette pour chaque composant de la structure du document du personnel. Enfin, le tout sera rangé dans un classeur pour l’archivage fait par le responsable rh.

Quel est le suivi administratif des dossiers du personnel ? 

Le suivi administratif est le premier et l’avantage majeur de la création des dossiers du personnel. Grâce à ce suivi, il est possible de repérer les irrégularités d’un poste afin de prendre des mesures préventives. Pour cela, plusieurs documents du dossier du personnel sont inspectés et analysés. 

Les contrats de travail 

Le contrat de travail est l’acte sur lequel s’engage un employé et il le lie juridiquement à l’employeur. 

La préparation du contrat de travail et son formalisme 

Le contrat de travail doit être rédigé dans une langue comprise par les deux parties. En cas d’utilisation d’une langue étrangère à travers des termes ou expression, ces dernières doivent être bien expliquées.

Le contrat de travail n’est qu’un récapitulatif des accords sur lesquels les deux parties se sont mises d’accord. Selon le type de contrat à rédiger, vous devez y ajouter la mention légale du Code du travail correspondante. De plus, toutes les clauses (conditions de travail ou de rémunérations) doivent être conformes aux exigences de la loi pour le dossier individuel du travailleur. 

Les clauses illégales et/ou discriminantes 

Le contrat de travail ne doit pas comporter des clauses interdites par la loi. Une clause est considérée comme illégale si elle porte atteinte à la liberté ou si elle est discriminatoire vis-à-vis de l’employé. 

En ce qui concerne la rémunération, elle ne doit pas être en dessous du SMIC (salaire minimum autorisé par la loi). Les clauses de sanction pécuniaire, de paiement de cotisation, de modification du contrat ajoutées au contrat sans l’accord du salarié sont aussi illégales.

Les temps et la durée du travail 

Pour un bon suivi administratif de la gestion du dossier du personnel, il est également important de veiller à la durée du travail. 

Les plannings et relevés d’heures 

La gestion du temps de travail dans une entreprise est primordiale pour assurer une productivité optimale. Pour cela, le service des ressources humaines utilise des logiciels de gestion de temps afin de repartir efficacement les heures de travail. C’est également un moyen d’assurer le respect des horaires de travail pour tous les salariés. La loi autorise une plage horaire de 35 heures par semaine pour les employés. 

Les heures supplémentaires 

Si après une semaine, un collaborateur réalise plus de 35 heures de travail, le surplus est considéré comme des heures supplémentaires. Toutefois, il faut rester dans la marge légale imposée par la loi pour votre domaine de travail. Si toutes les conditions sont respectées, les heures supplémentaires sont prises en compte sur le bulletin de paie du salarié par le processus rh. 

L’organisation de temps partiel

Un salarié travaille à temps partiel lorsque sa durée de travail est inférieure à 35 heures par semaine. Afin de respecter cette décision, le chargé de la gestion administrative doit répartir équitablement les heures de travail sur toute la semaine. 

Les jours fériés 

Les jours fériés sont suivis lors des analyses puisqu’il est possible de recevoir des indemnités selon le type de contrat. Pour les salariés payés à l’heure, aucune rémunération n’est prévue. Toutefois, ils peuvent recevoir le paiement pour un certain nombre de jours fériés durant un an. En ce qui concerne les salariés mensuels et temporaires, les jours fériés sont rémunérés seulement après 3 mois d’ancienneté. 

Les cas d’inexécution du travail

Plusieurs situations peuvent être à la cause d’une inexécution du travail de la part d’un salarié. Selon le cas, il peut recevoir des sanctions ou non. 

Les congés payés 

La gestion des congés payés est une tâche importante du service des ressources humaines dans le suivi d’un dossier du personnel. Cette gestion simplifie le processus de demande et de validation des congés. De plus, elle assure la fiabilité des informations d’absence et permet d’éviter les erreurs de paie.

Les absences 

Tout comme la gestion des congés payés, les absences sont également prises en compte par le suivi administratif. Cela permet aux ressources humaines d’avoir des informations vérifiées sur les absences et leurs motifs.

La maladie 

En cas de petit malaise ou de maladie de longue durée, le suivi administratif permet de le notifier dans le dossier du salarié. Ces informations serviront plus tard à prendre des mesures stratégiques pour le bon fonctionnement de l’entreprise. 

L’accident du travail 

L’accident du travail fait partie des incidents très peu envisageables. Au cas où il survient, plusieurs options s’offrent à l’employeur. Le salarié peut faire face à une assignation temporaire, d’un retour progressif ou d’un retour effectif à son emploi. Dans chacun de ces cas, les ressources humaines doivent assurer le suivi du dossier. 

La maternité

Les femmes enceintes bénéficient généralement d’un congé de maternité avant et après leur accouchement. La durée d’absence doit donc être mentionnée dans le dossier. Pour le premier enfant, les congés sont de 6 semaines avant l’accouchement et 10 semaines après. Toutefois, cette durée peut être revue selon le nombre d’enfants. 

Les sanctions

Lorsque le salarié commet une faute, il peut recevoir une sanction qui est souvent proportionnelle à la gravité de l’erreur commise. Les sanctions peuvent aller d’un simple avertissement à une mutation disciplinaire. Quel que soit le cas, tous les détails sont mentionnés dans le dossier du personnel. 

La rupture et/ou la fin du contrat de travail 

La rupture d’un contrat de travail peut être effective dans deux cas. L’une des parties peut par exemple de rompre le contrat de contrat suivant les règles définies. Il s’agit alors d’une rupture unilatérale. Dans le second cas, les deux parties s’entendent et décident de rompre le contrat : le consentement mutuel.

Le solde de tout compte 

Le solde de tout compte correspond au montant versé au salarié en cas de rupture de son contrat. Ce montant est calculé et pris en compte dans la gestion du dossier du personnel.  

Le certificat de travail 

Après la rupture du contrat, l’employeur à l’obligation de remettre un certificat de travail à son employé dont il se sépare. Ce document est obligatoire, quels que soient le type de contrat et le motif de sa rupture.

L’attestation Pôle Emploi

En plus du certificat de travail, l’employeur doit également délivrer l’attestation Pôle Emploi au salarié en fin de contrat. C’est un document qui permet à ce dernier de faire valoir ces droits auprès des allocations de chômage. 

La retraite et la reconstitution de la carrière du salarié 

Au cours de la carrière du salarié, il y a un certain nombre de documents qu’il doit garder précieusement. En effet, pour réaliser une reconstitution de sa carrière, ces documents deviennent obligatoires. Il est donc important que l’employeur restitue certains documents à la demande du salarié. 

L’intervention des acteurs extérieurs dans la vie du travail 

Les facteurs entrants dans la vie d’un salarié ne sont toujours pas limités au contact professionnel. Vous pouvez constater l’implication de plusieurs autres acteurs.

La médecine du travail 

Spécialité médicale à part entière, la médecine du travail intervient pour protéger la santé des employés de toute situation de dégradation de celle-ci liée à l’exécution de leur emploi. Elle s’assure ainsi de prévenir les risques tout en surveillant les conditions d’hygiène dans laquelle évolue les salariés.

L’inspection et la direction du travail

L’inspection de travail est une tâche assurée par des inspecteurs spécialisés dans le domaine. Ils veillent au suivi de l’entreprise. Leur principal rôle est d’instruire les employeurs et leurs salariés sur leurs droits et obligations légales respectives. 

Les organismes sociaux 

Les organismes sociaux sont issus du service de sécurité sociale. Ils assurent l’ensemble des risques sociaux des salariés. 

Le conseil de prud’hommes

Le conseil prud’homme est une juridiction qui a pour rôle le jugement des litiges entre le salarié et son employeur. 

Pour aller plus loin sur le dossier sur personnel

• Comment faire un dossier du personnel qui respecte le RGPD ?
• Bonnes pratiques pour la gestion du personnel
• Comment constituer un dossier du personnel ?
• Comment effectuer la gestion administrative du personnel ?

Pour aller plus loin sur les contrats de travail possible

• Le stage ;
• Le Chèque Emploi Service Universel (CESU) ;
• Le chèque-Emploi Associatif (CEA) ;
• Le contrat vendanges ;
• Le contrat saisonnier ;
• Le travail intermittent ;
• Le CDI ;
• Le CDD senior ;
• Le CDD multi-remplacement ;
• Le CDD à objet défini ;
• Le contrat de travail à temps partiel ;
• Le CDD classique ;
• Le CDD joueur professionnel ;
• Le contrat de chantier ou d’opération.

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La gestion administrative en bref