[VIDEO] L’importance d’un dossier du personnel en entreprise

J’ai besoin d’aide sur la gestion des dossiers du personnel

Qu’est-ce que le dossier du personnel ?

Le dossier du personnel ou le dossier du salarié est un ensemble de documents très importants dans la bonne gestion des salariés de l’entreprise et ce, grâce à des logiciels de gestion du personnel. Le service des ressources humaines l’utilise pour suivre la progression d’un employé. L’employeur a ainsi à portée de main toutes les informations personnelles et professionnelles chaque salarié à l’entreprise. Pour faciliter son utilisation, il doit avoir une structure bien définie et tous les documents doivent être à jour vis-à-vis de la loi.

C’est un document personnel qui sert pour l’entreprise et spécifiquement pour le service RH à suivre le recrutement, la formation et l’intégration d’un employé dans l’entreprise. C’est un peu comme une fiche d’identité. Il n’est légalement pas obligatoire, mais nécessaire pour assurer la gestion et le suivi RH dans l’entreprise. Il permet de suivre la progression d’un employé durant différents processus :

• Le recrutement ;
• L’onboarding ;
• L’offboarding ;
• L’intégration du salarié dans l’entreprise ;
• L’évaluation personnelle et professionnelle (les compétences du salarié) ;
• La rémunération ;
• La formation, etc.

Le dossier du personnel permet au responsable RH de centraliser tous les documents personnels et légaux  de l’employé dans un même endroit. Cela permet également d’accéder rapidement et facilement à toutes les informations relatives au salarié, nécessaires à la gestion du personnel comme les congés, les absences, etc.
Pour des raisons d’organisation et de praticité, le dossier du personnel doit idéalement être constitué dès l’entrée du salarié dans l’entreprise.

Qu’est-ce qui doit être inclus dans le dossier du personnel ?

Le dossier du personnel est un élément crucial pour la gestion des employés. Il doit contenir des informations précises et à jour, tout en respectant la confidentialité du salarié. Voici les éléments essentiels qui doivent y figurer :

Les informations personnelles

• Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité ;
• Adresse personnelle, numéro de téléphone, adresse e-mail ;
• Numéro de sécurité sociale ;
• Situation familiale ;
• Coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence.

Les documents liés à l’embauche

• CV, lettre de motivation, copie des diplômes et certificats de travail ;
• Contrat de travail et avenants éventuels ;
• Fiche de poste ;
• Registre du personnel (obligatoire) ;
• Demande d’autorisation de travail si nécessaire ;
• Résultats de la visite médicale d’embauche.

Les documents relatifs à la gestion administrative

• Bulletins de paie ;
• Déclarations sociales (URSSAF, etc.) ;
• Attestations de salaire ;
• Documents relatifs à la mutuelle et à la prévoyance.

Les documents relatifs à la carrière du salarié

• Évaluations annuelles d’entretien professionnel ;
• Formations suivies (diplômes, certificats, attestations) ;
• Sanctions disciplinaires éventuelles (avertissements, mises à pied) ;
• Promotions, augmentations de salaire, changements de poste ;
• Correspondances avec le salarié (courriers, e-mails).

Les documents liés à la fin du contrat

• Lettre de démission ou de licenciement ;
• Certificat de travail ;
• Reçu pour solde de tout compte.

⚠️ Points importants à retenir ⚠️

• L’employeur est tenu de respecter la confidentialité des informations contenues dans le dossier. L’accès au dossier est limité aux personnes autorisées (RH et direction).
• Le dossier doit être conservé pendant une durée minimale de 5 ans après le départ du salarié.
• Le salarié a le droit d’accéder à son dossier, d’en obtenir une copie et de demander la rectification d’informations inexactes.

Quelles sont les obligations légales concernant le RGPD et les dossiers du personnel ?

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) a un impact significatif sur la gestion des dossiers du personnel. Il renforce les droits des salariés en matière de protection des données personnelles. Voici les principales obligations légales à respecter :

1. Licéité du traitement des données

• Base légale : Le traitement des données personnelles des salariés doit reposer sur une base légale solide, comme l’exécution du contrat de travail, le respect d’obligations légales, l’intérêt légitime de l’employeur ou le consentement du salarié.
• Minimisation des données : Ne collecter que les données strictement nécessaires aux finalités poursuivies.
• Finalités déterminées, explicites et légitimes : Définir clairement les raisons pour lesquelles vous collectez et traitez les données.

2. Droits des salariés

• Droit d’accès : Les salariés ont le droit d’accéder à leur dossier et d’en obtenir une copie.
• Droit de rectification : Ils peuvent demander la correction des informations inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement (droit à l’oubli) : Dans certains cas, les salariés peuvent demander la suppression de leurs données.
• Droit à la limitation du traitement : Les salariés peuvent demander de limiter le traitement de leurs données dans certaines situations.
• Droit à la portabilité des données : Ils peuvent demander à recevoir leurs données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d’opposition : Ils peuvent s’opposer au traitement de leurs données pour des motifs légitimes.

3. Sécurité des données

• Mesures de sécurité : Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurité des données et prévenir les violations de données (accès non autorisé, perte, altération).
• Notification des violations de données : En cas de violation de données, notifier la CNIL et les personnes concernées dans les meilleurs délais.

4. Information des salariés

• Transparence : Informer les salariés de manière claire et concise sur les traitements de données les concernant (finalités, destinataires, droits, etc.).
• Mentions d’information :Fournir des mentions d’information aux salariés lors de la collecte de leurs données.

5. Tenue du registre des activités de traitement : tenir un registre des activités de traitement des données personnelles, comprenant notamment les finalités du traitement, les types de données traitées, les destinataires des données, etc.

6. Désignation d’un DPO (Délégué à la protection des données) : dans certains cas, la désignation d’un DPO est obligatoire. Le DPO conseille l’employeur sur le respect du RGPD, contrôle la conformité des traitements et coopère avec la CNIL.

En respectant ces obligations, vous garantissez la conformité de la gestion de vos dossiers du personnel au RGPD et protégez les données personnelles de vos salariés.

Bonnes pratiques pour la gestion des dossiers du personnel

La gestion des dossiers du personnel est une tâche essentielle pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Voici 5 pratiques pour optimiser ce processus :

1. Numérisation et centralisation des données :

• Outils numériques : Opter pour un logiciel SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) ou une plateforme de gestion documentaire pour dématérialiser les dossiers et centraliser les informations. Cela facilite l’accès, le partage et la mise à jour des données ;
• Accès sécurisé : Mettre en place des contrôles d’accès stricts pour garantir la confidentialité des données et se conformer au RGPD.

2. Organisation et classement :

• Structure claire : Définir une structure de dossiers uniforme et logique pour faciliter la recherche d’informations ;
• Indexation : Utiliser un système d’indexation pertinent (par nom, matricule, département, etc.) pour retrouver rapidement les documents ;
• Archivage : Mettre en place une politique d’archivage claire pour les dossiers des anciens salariés, en respectant les durées légales de conservation.

3. Processus et procédures :

• Procédures claires : Formaliser les procédures de création, de mise à jour et d’accès aux dossiers du personnel ;
• Responsabilités : Définir clairement les rôles et responsabilités de chacun en matière de gestion des dossiers ;
• Automatisation : Automatiser les tâches répétitives (ex: envoi de documents, relances) pour gagner en efficacité.

4. Communication et transparence :

• Information des salariés : Informer les salariés sur les données collectées, les finalités du traitement et leurs droits en matière d’accès et de rectification ;
• Communication : Encourager la communication entre les RH et les salariés concernant leurs dossiers, par exemple en proposant un accès en ligne à certaines informations.

5. Conformité légale et sécurité des données :

• Veille juridique : Se tenir informé des évolutions législatives et réglementaires en matière de gestion des données personnelles et de droit du travail ;
• Audits réguliers : Réaliser des audits internes pour vérifier la conformité des pratiques de gestion des dossiers du personnel ;
• Protection des données : Mettre en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger les données contre la perte, le vol, l’accès non autorisé et la destruction ;
• Sauvegardes : Effectuer des sauvegardes régulières des données pour prévenir les pertes en cas d’incident ;
• Formation : Sensibiliser les employés aux bonnes pratiques en matière de sécurité des données.

Combien de temps garder les documents du dossier du personnel ?

L’archivage d’un dossier du personnel intervient de manière générale au départ du salarié de l’entreprise. A noter que l’archivage ne signifie pas une suppression des données.

De nombreux documents du dossier du personnel doivent être conservés pendant une certaine période même après le départ du salarié.

Parmi les documents à conserver, on retrouve :

• Les contrats de travail à conserver 5 ans après le départ du salarié (avec sa lettre de démission) ;
• Les bulletins de paie à conserver pendant 5 ans ou un peu plus longtemps ;
• Les feuilles de pointages et les relevés d’heures à garder pendant 3 ans ;
• Le dossier AT à conserver 5 ans après l’avis de consolidation du médecin.

Il existe deux types d’archivage : l’archivage numérique qui se fait via des logiciels et l’archivage papier qui est très simple à faire et consiste à ranger les documents et les dossiers dans des armoires dédiées.

Les dossiers du personnel doivent être tenus à jour régulièrement. Les mises à jour numériques ou papiers doivent être faites sur la base d’un justificatif.

La dématérialisation des dossiers du personnel est donc possible, à condition de s’assurer que les serveurs de stockage soient bien sécurisés. Il sera donc primordial de vérifier la confidentialité des données sur les serveurs utilisés.

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Questions fréquentes