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Comment faire un dossier du personnel qui respecte le RGPD ?

Vous êtes à la tête d’une entreprise possédant un nombre important de salariés ? Vous vous retrouvez certainement dans l’obligation de procéder à une gestion optimale de ces derniers. La meilleure alternative pour cela n’est autre que la réalisation d’un dossier du personnel. Ce moyen favorisant le suivi de tous vos salariés ne doit cependant pas être intrusif. Les informations personnelles des salariés doivent être protégées selon les normes du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Comment faire pour y arriver ?  

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Le dossier du personnel et les obligations légales

Le dossier du personnel est un lot d’informations ou de données concernant les employés d’une entreprise. C’est un outil qui permet de procéder à leur bon suivi. Le dossier du personnel contient des informations personnelles et donc sensibles sur les salariés. Son existence est tout à fait légale. Certaines structures ou institutions promeuvent son existence tout en lui imposant des limites.

Le Code du travail

Il s’agit d’un document juridique qui régit un ensemble de règles relatives au droit du travail. Il est à l’origine de la création du dossier du personnel. Bien que celui-ci favorise le contrôle des activités des employés, son établissement doit se faire dans le respect de certaines limites. Le contrôle effectué doit être fait essentiellement dans le cadre du travail.

La CNIL

La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) est une autorité administrative indépendante française. Son but principal est de s’assurer que l’informatique ne porte pas préjudice aux droits et libertés ainsi qu’à la vie privée des salariés. La Cnil veille aussi à ce que le salarié soit informé de tous ses droits lorsque l’entreprise décide d’établir un dossier du personnel. Elle stipule que l’employé doit être tenu informé du contenu du dossier de personnel. Le cas échéant, ce dernier est en mesure de se plaindre à la CNIL pour atteinte à sa vie privée. Aucune divulgation des données collectées n’est permise.

Les recommandations générales de la CNIL sur les informations des salariés

La CNIL met un point d’honneur à la sauvegarde des intérêts des salariés au sein d’une société. La structure prend donc des dispositions qui encadrent l’action des employeurs qui établissent un dossier du personnel. Ces derniers se doivent de respecter certaines règles principales.

La conservation des données personnelles des salariés 

Pour rédiger un dossier du personnel, l’employeur doit recenser des informations précises sur ses salariés. Ces données recueillies doivent être en rapport direct avec la fonction du salarié. Le chef d’entreprise doit garantir l’exactitude des données

Lorsque l’employé demande l’accès à son dossier pour consulter ses données, l’employeur n’a pas la possibilité de s’y opposer catégoriquement. Il peut toutefois le laisser lire le dossier, lui fournir une copie ou simplement lui dire ce qui s’y trouve. Un salarié ne peut pas accéder au dossier contenant une donnée à caractère personnel d’un autre collègue sans le consentement de celui-ci. Par contre, un associé est en mesure de consulter le dossier contenant des données personnelles d’un employé lorsqu’il est chargé du fonctionnement de l’administration du personnel par exemple. Le partage des données personnelles du salarié n’est pas possible.

Les données regroupées dans le dossier du personnel ne doivent pas être gardées indéfiniment par l’employeur dans le cadre du respect de la vie privée de celui-ci. Leur conservation ne doit être effective que durant la période d’exercice dudit salarié. Toutefois, certains documents peuvent être conservés pendant près de 5 ans après la rupture du contrat. Il s’agit principalement des bulletins de paie et des contrats de travail.

Le consentement sur l’utilisation des données personnelles des salariés

Le dossier du personnel oblige l’employeur à collecter des données personnelles sur les employés, puis à les traiter. Il est tenu à la protection de la vie privée des employés sur ce point. Le chef d’entreprise se doit donc d’informer le salarié de l’établissement d’un dossier sur lui. Cela fait partie des préalables à l’engagement du salarié. 

Une fois que le dossier est formé, l’employeur, en tant qu’autorité de contrôle, peut utiliser les données qu’il contient sans recueillir le consentement du salarié lorsque :

  • Le traitement des données concernant l’employé est indispensable au respect d’une obligation légale à laquelle l’employeur est soumis ;
  • Le traitement tenant compte des données de l’employé est indispensable dans le cadre de l’exécution du contrat du travail ;
  • Le traitement est indispensable au respect des intérêts légitimes visé par le responsable du traitement.

Toutefois, le consentement du salarié est nécessaire dans certains cas de traitement de ses données personnelles. Par exemple, l’entreprise doit obtenir le consentement de l’employé lorsqu’elle prévoit d’utiliser son image à des fins promotionnelles ou publicitaires. Il peut alors s’opposer au traitement des données de ce type portant sur lui.

Modèle de communication RGPD sur les données personnelles des salariés

Dans cette partie de notre article, nous vous proposons de découvrir un modèle type de communication RGPD sur les données personnelles des salariés. Sa rédaction est assez simple, mais vous devez vous assurer d’y faire figurer certaines informations capitales.

« Dans le but d’effectuer un suivi effectif du personnel de notre entreprise, nous nous voyons dans l’obligation de recueillir vos données personnelles. Ces dernières seront collectées puis traitées sous la supervision de Mr… (mentionner le nom de la personne chargée du traitement), notre référent en la matière. 

Le traitement concernant les données personnelles ou confidentielles ne se fera qu’à des fins professionnelles. Ainsi, dans le cadre de l’exécution de votre contrat de travail, des informations telles que vos coordonnées bancaires peuvent vous être demandées. Votre mail, de même que votre numéro de téléphone peuvent être également demandés.  

De plus, dans le cadre d’une obligation légale, des informations supplémentaires doivent être fournies. Il s’agit entre autres de votre adresse, photo, nom entier et numéro de sécurité sociale. Vous vous engagez alors à nous transmettre toutes les données requises dans ce cadre. Vos données sont à traiter conformément aux normes en vigueur.

Consentement du salarié

Vous donnez à l’entreprise votre consentement explicite afin qu’elle utilise vos données personnelles dans le cadre des communications. Il vous est cependant possible d’annuler ce consentement ou d’exercer votre droit d’opposition.

Conservation des données

Vos données personnelles se verront conservées par l’entreprise sur toute la durée du contrat la liant à votre personne selon une politique de confidentialité stricte. 

Nous nous engageons à veiller à la confidentialité et à la protection de vos données personnelles tout au long de votre contrat.

Ne sont autorisés à accéder aux données personnelles que les salariés en charge de leur traitement dans notre entreprise. Des tiers liés à l’entreprise pourraient cependant y avoir accès de manière loyale et licite pour des activités qui vous seront notifiées. 

Les destinataires ou responsables de traitement de vos données se situent dans l’Union européenne. Si cette frontière devait être dépassée, vous serez tenu informé des mesures mises en place pour la sécurité de vos données personnelles.

Droits des salariés

Vous avez le droit de consulter ces données recueillies sur vous. Vous avez la possibilité de modifier certaines données. Certaines informations peuvent être supprimées à votre demande. Afin de faire exercer vos droits et protéger les intérêts légitimes, vous pouvez effectuer une réclamation auprès de Mr/Mme… (nommer la personne à contacter) via… (fournir le moyen de la contacter). 

En cas de non-aboutissement, vous pouvez vous adresser à la CNIL pour introduire une réclamation.

Fait le… , à………

 

Signature du chef d’entreprise                                                                     Signature du salarié Comment rédiger un dossier du personnel respectant le RGPD

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