[La gestion administrative et financière] Comment ça marche ?

Plusieurs services peuvent contribuer au fonctionnement d’une entreprise. Entre les tâches de direction et celles de gestion, tous les pôles sont importants et doivent s’imbriquer parfaitement, pour aboutir à d’excellents résultats. Quelles sont les tâches qui entrent en jeu pour une bonne gestion administrative et financière en entreprise ?

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En quoi consiste la gestion administrative et financière ?

Le service administratif et financier fait partie des piliers incontournables au sein d’une société commerciale ou de fourniture de services. Ce service veille notamment, à mettre en œuvre une stratégie globale et à définir différents objectifs pour la société, que ce soit à court ou à long terme. 

Au plan administratif

Sur le plan administratif, les tâches de gestion consistent en la répartition des missions et au contrôle de l’efficacité et des résultats du personnel. La gestion administrative consiste aussi à piloter et coordonner toutes les tâches qui relèvent de l’organisation même de l’entreprise. 

À cet effet, le gestionnaire administratif met en place les différents contrats et conventions. Il veille aussi à la préparation des conseils d’administration et à l’élaboration des procès-verbaux. En outre, il se charge de gérer les démarches d’assurance et de résoudre les contentieux éventuels dans la mesure du possible. 

Au plan financier

Sur le plan financier, le service de gestion veille à mettre en place une stratégie de régulation et de budgétisation. La gestion financière est donc favorable au fonctionnement et à la croissance de la société. 

Elle porte sur la maîtrise de ses différents flux financiers : les dépenses engendrées et les recettes obtenues dans le cadre de l’activité commerciale. Enfin, il faut noter que la gestion financière sert aussi à établir des rapports financiers qui permettent ensuite d’analyser la situation actuelle de la société et de prendre, au besoin, les mesures qui s’imposent. 

Qu’est-ce qu’un responsable administratif et financier ?

Le service administratif et financier est placé sous la direction d’un DAF (Directeur Administratif et Financier) ou d’un RAF (Responsable Administratif et Financier). Ce dernier a l’obligation de gérer et superviser l’ensemble des services administratifs et financiers au sein de son entreprise. 

Il établit par exemple, une politique financière appropriée et totalement conforme aux objectifs fixés. Il se charge aussi de coordonner et de superviser la gestion comptable, la gestion des fonds ainsi que la trésorerie de l’entreprise. Pour faire simple, il faut retenir que le rôle du responsable administratif et financier s’articule autour de certains axes majeurs : 

• La gestion de trésorerie ;
• Le contrôle de gestion ;
• La comptabilité ;
• Les ressources humaines ;
• Le droit fiscal ;
• Le droit des affaires.

Quels sont les différents rôles du responsable administratif et financier ?

Le responsable du service administratif et financier ne se cantonne pas à un seul rôle. En effet, il est amené à porter plusieurs casquettes et doit donc faire preuve d’une grande polyvalence. On peut lui compter quatre rôles principaux : manager, DRH, conseiller et négociateur. 

Le rôle de manager

Le gestionnaire des services administratifs et financiers se charge de définir et d’engager une politique de budgétisation avantageuse pour toute l’entreprise. Il travaille en collaboration avec une ou plusieurs équipes qu’il doit pouvoir diriger avec rigueur et professionnalisme. Par ailleurs, il se charge de superviser et de contrôler les tâches du service comptable et de la trésorerie. 

D’un autre côté, le RAF supervise le contrôle de gestion : la planification, le budget, le reporting et enfin, l’établissement des comptes sociaux. De ce fait, les qualités de manager lui seront essentielles pour favoriser des échanges harmonieux entre tous les acteurs. 

Le rôle de DRH

Le rôle administratif du RAF consiste essentiellement à gérer les ressources humaines de son entreprise. Dans ce cadre, il peut être amené à élaborer les actes du personnel et à accomplir plusieurs tâches de gestion allant dans ce sens. Il s’agit par exemple, d’assurer le suivi des données relatives à la paie et de coordonner les documents de congés du personnel. 

En outre, le RAF peut aussi s’occuper de l’élaboration et du suivi des données de remboursements des frais de personnel ou des frais de la médecine du travail.

Le rôle de conseiller

Étant un responsable majeur de son environnement professionnel, le RAF participe généralement au comité de direction de l’entreprise. Dans ce cadre, il peut proposer des conseils à la direction, que ce soit sur le plan des prévisions ou de l’adaptation d’une stratégie financière.

 Le gestionnaire administratif et financier veille aussi à informer ses supérieurs de la situation fiscale et comptable en général. Il se charge enfin de transmettre les informations financières utiles lorsque l’entreprise doit échanger avec des collaborateurs externes par exemple. 

Le rôle de négociateur

En sa qualité de gestionnaire de la trésorerie et des placements, le RAF est chargé de négocier tous les achats importants de l’entreprise. Dans ce cadre, il définit une politique adéquate pour permettre à sa société de tirer profit de chaque transaction. 

Il organise aussi les relations avec les banques, les partenaires internes ainsi que les investisseurs externes. Il doit donc être un expert en négociation. Cette qualité lui permettra de mettre en avant les intérêts de son entreprise, sans pour autant léser ou froisser ses partenaires.

Pourquoi externaliser la gestion administrative et financière ?

L’externalisation consiste à déléguer à un cabinet externe, des tâches qui relèvent normalement de la responsabilité d’un service interne. Il est donc question de confier la gestion administrative et financière de votre société à une autre entreprise spécialisée dans ce domaine. 

Cette dernière se chargera par exemple, de l’établissement des factures, des commandes et des bons de livraison. Elle pourra aussi organiser les données comptables, définir les échéances et gérer les créances. Enfin, le cabinet externe peut s’occuper de l’organisation administrative de votre entreprise et gérer toutes vos tâches de secrétariat. 

Pourquoi opter pour une solution d’externalisation de sa gestion administrative et financière ?

Gagner un temps précieux

Les tâches administratives sont l’une des plus chronophages au sein des entreprises. Toutefois, elles sont indispensables à son fonctionnement. Par conséquent, il peut être judicieux de les déléguer pour vous concentrer sur votre activité principale, autrement dit, vous recentrer sur votre cœur de métier.

Profiter de l’expertise d’un cabinet spécialisé

L’externalisation consiste à confier des tâches secondaires à une équipe compétente et entièrement qualifiée dans ce domaine. Cela vous garantit un travail correct et exécuté avec le plus grand professionnalisme. 

En outre, les gestionnaires externes travaillent dans le respect des législations en vigueur. Ils sont en contact avec plusieurs réseaux de professionnels et actualisent leurs informations au jour le jour. 

Obtenir des solutions adaptées à chaque situation

La gestion administrative et financière diffère d’une entreprise à une autre. Se fondant sur leur expérience, les gestionnaires externes sont en mesure de vous proposer des solutions appropriées selon le besoin. Après une analyse minutieuse de la situation, ils s’adaptent à votre entreprise et à ses besoins. Ils peuvent alors mettre en œuvre toute leur expertise pour vous assister dans les meilleures conditions.

Et comment ça marche concrètement ?

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