La saisie des factures fournisseurs pour l'optimisation de sa gestion des achats
Une pile de factures à saisir ? On vous aide !
Les factures d’achat et de vente pour une entreprise qui tient elle-même sa comptabilité doivent obligatoirement être saisies dans le logiciel comptable. Ceci est dans le but de d’avoir une comptabilité correcte et simple afin de faciliter sa révision lors du bilan de fin d’année. Officéo maîtrise parfaitement la notion de saisie comptable des factures et vous aide à effectuer cette tâche si vous n’avez pas le temps de vous en occuper.
Grâce à une saisie des factures fournisseurs efficace et adaptée aux enjeux et aux objectifs de votre entreprise, vous bénéficierez d’une assistance professionnelle adaptée à vos besoins et d’un service de gestion des factures à la carte !
Évitez-vous toutes contraintes en optant pour l’externalisation de la saisie des factures avec Officéo.
La saisie des factures : pourquoi ?
Le premier réflexe de l’entreprise après réception ou émission d’une facture est de l’enregistrer dans ses comptes. Il faudrait par la suite distinguer le montant hors taxes, la TVA et le montant toutes taxes comprises.
En effet, les factures doivent absolument être conservées à la clôture de l’exercice comptable. Ces dernières peuvent être utilisées en tant que justificatifs auprès des clients ou des administrations. L’entreprise doit conserver ses factures, selon la loi en vigueur, pendant 10 ans au minimum.
Tout savoir sur la saisie des factures fournisseurs
Les factures fournisseurs ou les factures d’achat sont un type de facture que l’entreprise doit effectuer après l’achat d’une marchandise, d’un service ou d’une prestation.
De ce fait, peu importe la nature de l’achat, le fournisseur se voit dans l’obligation de fournir une facture à l’entreprise cliente.
L’étape qui suit la réception de la facture consiste à enregistrer cette dernière dans les comptes de l’entreprise.
Pour ce faire, la personne chargée de l’enregistrement doit suivre quelques étapes.
Avant de commencer la saisie des factures fournisseurs, vous devez d’abord séparer ces trois montants :
- Le montant HT ;
- Le montant de la TVA ;
- Le montant TTC.
Ces données doivent ensuite être enregistrées dans les comptes suivants :
- Le compte de charge « Achat » à débiter pour le montant HT ;
- Le compte de « TVA” à débiter pour le montant de la TVA ;
- Le compte « Fournisseurs » à créditer pour le montant TTC.
Enfin, vous allez devoir utiliser différents comptes en fonction de la nature des achats effectués :
- Pour les biens durables : utilisez un compte de classe 2 ;
- Pour les biens consommables : utilisez un compte 601 ou 607 ;
- Pour les services : utilisez les comptes 602 et 606.
Pourquoi choisir la solution Officéo ?
Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution d’externalisation de tâches administratives.
Quels avantages vous offre notre solution et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
Découvrez-le en appuyant sur le bouton ci-dessous !
La solution Officéo pour la gestion et la saisie des factures fournisseurs
Plus de factures impayées ou oubliées, le règlement de vos factures fournisseurs, le suivi des échéances de paiement et la saisie des factures sont assurés par votre assistant expert Officéo.
En plus de prendre complètement en charge la saisie de vos factures achats et fournisseurs, votre assistant Officéo reste attentif au moindre problème lors de la saisie, vous alerte et vous fait un état des lieux de la situation en vous laissant le temps de trouver une solution.
Votre assistant administratif Officéo pourra également :
- Mettre en place un échéancier détaillant les sommes dues en cas de retard de paiement ;
- Trouver des solutions en cas de difficultés de paiement ;
- Répondre à votre besoin d’informations chiffrées externes et internes ;
- Vous fournir tous les indicateurs de pilotage pour mesurer l’efficacité de votre service comptabilité ;
- Suivre les factures et les relances de paiement en cas d’impayés ;
- Assurer la gestion et l’enregistrement des avoirs et des factures fournisseurs ;
- Archiver les factures électroniques et papiers selon votre politique de conservation de documents ;
- Coordonner avec les écritures comptables et l’administration fiscale suivant la gestion de trésorerie réalisée ;
- Suivre chaque facture client et chaque commande fournisseur via des tableaux de bord efficaces.
Finis le stress et le retard liés aux factures à saisir, grâce à l’organisation et à l’efficacité de votre assistant Officéo, vous pouvez enfin vous concentrer sur votre cœur de métier et vous libérer de toutes les tâches secondaires et chronophages.
Déléguez la saisie des factures de votre entreprise à votre assistant administratif Officéo et bénéficiez d’un workflow plus fluide entre les différents acteurs du processus de gestion des factures achats. Gagnez en temps et en productivité pour un ROI réel.
Témoignage de Luc Lacroute, directeur relations clients et partenaires chez 3V Finance – Client Officéo
O. : Pourquoi faire appel à Officéo ? Réponse à un besoin urgent ou externalisation à plus long terme ?
L. L. : C’était, en effet, pour répondre à une urgence mais aussi et surtout pour une réorganisation interne puisque 3V Finance est en phase de forte croissance. La charge de travail a triplé ; j’ai un suivi des factures de plus en plus important. Or, ce n’est pas le cœur de mon métier de directeur des relations clients. Je ne peux pas m’occuper de ça et il a fallu donc vite trouver une solution. […] C’est pourquoi on a fait appel à Officéo qui nous a tout de suite, avec tant d’efficacité, proposé un profil qualifié qui convenait parfaitement !
Les avantages d’un(e) assistant(e) Officéo
Expertise
Nous sélectionnons, pour vous, les meilleurs profils d’assistants
Des assistants immédiatement opérationnels, qui connaissent votre métier.
Flexibilité
Aucun frais caché
Une solution ultra flexible et 100% à la carte
Vous ne payez que les heures travaillées
Choisis pour vous
Des assistants disponibles sous 48H selon votre besoin
Un réseau de plus de 6000 intervenants partout en France
Une équipe et des outils performants afin de répondre parfaitement à votre besoin.
Sans embauche
Aucun recrutement
Aucune formalité administrative.
La saisie des factures en 3 points
-
❓ Quels sont les différents types de factures ?
Il existe plusieurs types de factures mais parmi les plus connus on retrouve :
La facture d’acompte ;
La facture d’avoir ;
La facture de doit ;
La facturation intermédiaire ;
La facture de régularisation ;
La facture de clôture ;
La facture proforma ;
La facture véritable. -
💡 Comment saisir une facture en comptabilité ?
Pour saisir une facture d’achat, vous devez distinguer les montants suivants : le montant HT, le montant de la TVA et le montant TTC. Ensuite vous enregistrez ces données dans l’un de ces comptes : compte de charge achat, compte de TVA déductible et le compte fournisseurs.
-
❗️ Quand enregistrer une facture ?
En comptabilité, on enregistre les charges et les produits après réception ou émission d’une facture. Dans un souci de gain de temps, les factures d’achat sont saisies de façon quotidienne ou hebdomadaire dans le logiciel comptable.
Officéo vous propose d’autres solutions pour externaliser vos services généraux d’Office Management, parmi ceux concernant la gestion des fournisseurs :
- La gestion des commandes fournisseurs ;
- La dématérialisation des factures fournisseur ;
- Le traitement des litiges avec les fournisseurs.
Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation administrative flexible, experte, et à la mise en œuvre rapide.
Vous pouvez nous joindre à votre convenance du lundi au vendredi de 9h à 19h.
Pressé(e) ? Appelez-nous : 01 49 70 98 63
On se charge de votre administratif.
