La gestion des litiges fournisseurs

Le nombre de factures augmente et vous n’arrivez pas à vous y retrouver dans vos comptes fournisseurs ? Un litige avec un fournisseur peut impacter votre activité professionnelle.  Pour une meilleure gestion de vos litiges fournisseurs et éviter le case procédure judiciaire, confiez cette gestion à un Office manager Officéo.

Anticiper vos litiges grâce à un Office Manager Officéo

Même en ayant bien choisi ces fournisseurs, les litiges peuvent arriver. Cependant tout différend peut être écarter grâce à un suivi rigoureux des factures fournisseurs. Au cœur des relations fournisseurs, un Office Manager indépendant se charge pour vous du suivi de vos règlements et de la gestion des factures.

Le suivi des paiements est géré efficacement grâce à un contrôle des factures, en plus de l’enregistrement des factures et leur archivage. Que vous utilisez Esker, Chorus, un autre ERP ou une solution en Saas, votre Office manager s’adapte pour maitriser votre workflow. La fluidité de votre circuit de validation de paiement est préservée.

Un oubli est vite arrivé. En cas de retards de paiement votre Office manager s’occupe des rappels des échéances pour éviter de dépasser les délais de paiement et de traiter les factures impayées.

Pour accélérer l’avancement de vos paiements, l’emploi d’un Ged est utile, notamment si votre processus de facturation est automatisé. Cet outil permet l’élaboration de tableaux de bord pour un suivi efficace. Vos factures sont sous format papier ? Aucun problème, il peut les dématérialiser pour vous.

Au cours d’une de vos commandes, une erreur d’écriture (montants, mentions obligatoires, taux de TVA) de facture peut arriver, tout comme un problème dans la validation de la facture. Votre Office Manager se chargeant du suivi de la facturation, les deux parties sont rapidement informées d’une quelconque erreur de conformité pour trouver une solution.

Il est également possible de recevoir des factures sans bon de commande. Ce type de situation amène parfois à un litige avec un fournisseur. Ce document détaillant les achats, le bon de commande signé constitue une preuve de traçabilité en cas de litige.

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Régler un litige à l’amiable

Quel que soit le litige, il est essentiel de le régler à l’amiable. Cette tentative de règlement amiable est d’ailleurs obligatoire depuis le 1er avril 2015. Votre Office manager Officéo endosse ainsi le traitement des litiges à l’amiable. Pour cela, le dialogue est privilégié.

L’Office Manager se charge d’instaurer un dialogue avec le fournisseur. Votre assistant(e) réagit rapidement et de manière professionnelle afin d’éviter des délais de traitement trop longs.

Vous possédez déjà un processus de gestion des litiges ? Il/ou elle s’adapte à votre solution de traitement. Dans le cas contraire, l’Office manager peut vous apporter son aide dans l’optimisation des processus existants.

La meilleure des pratiques est donc l’entretien d’une bonne relation. Votre Office manager Officéo a à sa charge la gestion de la relation fournisseur. Au moindre problème rencontré, il est primordial d’en discuter rapidement avec le fournisseur. De ce fait les litiges sont vite écartés.

Nos solutions d’externalisation vos services généraux d’Office Management :

• La gestion de votre relation fournisseurs ;
• La dématérialisation des factures fournisseur ;
• Le suivi des factures fournisseurs.

Les avantages Officéo

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Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation administrative flexible, experte, et à la mise en œuvre rapide. Vous pouvez nous joindre à votre convenance du lundi au vendredi de 9h à 19h au 01 49 70 98 63.